Поскольку его часто используют в личных и неформальных целях, написание официального электронного письма может быть сложной задачей. Однако, если вам нужно написать официальное электронное письмо учителю, начальнику, деловому партнеру, государственному учреждению или другому человеку, которому нужны формальности, просто следуйте этим простым рекомендациям. Кратко и четко изложите свою точку зрения и соблюдайте правила написания, стиля и формального формата письма. Наконец, проверьте и исправьте свой адрес электронной почты перед его отправкой.
Шаг
Метод 1 из 3: форматирование электронной почты
Шаг 1. Используйте профессиональный адрес электронной почты
В идеале адрес электронной почты представляет собой вариацию вашего настоящего имени, а не имени пользователя или псевдонима. По возможности используйте точки, дефисы или символы подчеркивания без цифр или других букв.
Например, [email protected] может показаться непрофессиональным. Между тем, более подходящим было бы использование [email protected]
Шаг 2. Используйте профессиональный шрифт
Большинство современных почтовых сервисов позволяют писать различными шрифтами и текстами. Однако для официальных писем лучше всего использовать официальные шрифты, такие как Times New Roman и Arial. Избегайте декоративных шрифтов, таких как Comic Sans или Old English. В добавление к:
- Напишите письмо удобным для чтения шрифтом, например кеглем 12.
- Избегайте специального написания, например курсивного, полужирного или разноцветного шрифта, если это не соответствует содержанию и цели сообщения электронной почты.
- Не пишите электронное письмо полностью заглавными буквами. При таком написании вы будете выглядеть так, будто кричите на получателя.
Шаг 3. Дайте письму краткое и точное название (тему)
Используйте несколько ключевых слов, которые относятся к содержанию электронного письма в заголовке. Это поможет предотвратить игнорирование вашего письма получателем. Электронные письма, отправленные без заголовка или с непонятным заголовком, будут казаться получателю неважными.
- Заголовки электронных писем, такие как «Быстрые вопросы», «Связь с вами» или «Важные вопросы», будут непонятны получателю.
- Между тем, заголовок электронного письма «Расписание, список гостей, приглашение на обед и сводка встречи на 12 марта» может показаться слишком длинным и содержать сразу несколько тем.
- С другой стороны, заголовок электронного письма «Встреча по поводу повреждения эскалатора 12 марта» довольно короткий и четкий. Этот заголовок может дать получателю обзор основной темы, а также четкую дату.
Метод 2 из 3: Написание контента
Шаг 1. Используйте подходящее приветствие
Всегда начинайте официальное электронное письмо с приветствия. Вы можете написать имя получателя напрямую (если знаете). Дополните имя получателя его титулом или титулом (г-н, г-жа, доктор и т. Д.). Вы также можете написать «Уважаемый» перед именем и титулом получателя, если хотите.
- Если вы не знаете имя получателя электронного письма, просто напишите «Уважаемый господин / госпожа» или «Для заинтересованных сторон».
- Не используйте «Привет», «Привет» или другие неформальные приветствия.
Шаг 2. Представьтесь в первом абзаце (при необходимости)
Если вы пишете кому-то, с кем никогда раньше не контактировали, например новому клиенту, менеджеру по персоналу или государственному служащему, представьтесь и объясните, почему вы пишете электронное письмо. Запишите это в первом или втором предложении вашего электронного письма.
Например, отправляя электронное письмо с заявлением о приеме на работу, вы можете написать: «Меня зовут Мария Изабелла. Я связалась с вами, чтобы подать заявление о приеме на работу в качестве помощника по административным вопросам, рекламируемого на веб-сайте JobXYZ.com»
Шаг 3. Расставьте по приоритетам самую важную информацию
После того, как вы представитесь и обозначите свою основную цель отправки электронного письма, вы можете перейти к его тексту. Перечислите самую важную информацию в самом верху. Таким образом, вы больше цените время получателя и проясните цель электронного письма.
Например, при написании электронного письма государственному чиновнику вы можете начать со: «Меня зовут Мария Изабелла. Я получил ваш адрес электронной почты с официального сайта городского суда Салатига. Я отправляю это письмо, чтобы выразить свое возражение против Билет получил 29 февраля 2015 года »
Шаг 4. Переходите непосредственно к сути письма
В официальном письме вы можете прямо выразить свою точку зрения. Светская беседа только запутает читателя и затруднит понимание того, что вам от него нужно или нужно.
- Например, когда вы пишете письмо профессору в университетском городке, вам не нужно ходить и писать что-то вроде: «Я Мария Изабелла. Вы меня знаете? Химия 221 - мой любимый курс прямо сейчас, потому что ваш Учебные материалы очень хорошо организованы. Так что я всегда могу следить и знать, что будет проверяться. Что касается экзамена, мне напоминают о предстоящем экзамене ».
- С другой стороны, написание такого электронного письма может прояснить ситуацию: «Я Мария Изабелла. Я студентка, изучающая химию 221, и я хотела рассказать вам о возможном несовпадении расписаний экзаменов».
Шаг 5. Напишите короткое электронное письмо
Хотя конкретного ограничения по длине нет, рекомендуется создавать электронное письмо размером с экран ноутбука или компьютера.
Если ваше письмо достаточно длинное, разбейте его на несколько коротких абзацев. Оставляйте пустую строку между каждым абзацем вместо того, чтобы писать его с отступом
Шаг 6. Используйте официальный язык
Поскольку официальные электронные письма предназначены для профессиональных целей, вам нужно произвести хорошее впечатление. Используйте полные предложения и вежливые фразы. Избегайте следующего:
- Сленг
- Ненужные сокращения
- Использование смайлов и эмодзи
- Неуважительные слова
- Шутить
Шаг 7. Используйте подходящее заключительное приветствие
Как и при открытии приветствия, есть несколько вариантов закрывающего приветствия, которые можно использовать в официальных письмах. Обязательно укажите свое полное имя и титул, а также любые другие титулы (если есть). Примеры заключительных приветствий, которые можно использовать, включают:
- "С наилучшими пожеланиями,"
- "Искренне Ваш,"
- "Спасибо,"
- "Привет,"
- "Ваш студент,"
Метод 3 из 3: Подготовка к отправке писем
Шаг 1. Включите необходимые вложения
Если вам необходимо включить вложение, обязательно включите его в тело письма, чтобы люди, читающие его, могли его увидеть. Постарайтесь ограничить количество вложений и размеры файлов и используйте распространенные и широко используемые типы файлов.
Например, включите такое примечание, как «Я прилагаю копию своего резюме и портфолио в формате PDF»
Шаг 2. Улучшите содержание, орфографию и грамматику электронного письма
Не полагайтесь только на почтовые службы для обнаружения ваших орфографических и грамматических ошибок. Прочтите свою электронную почту вслух или попросите кого-нибудь проверить и исправить ее. Так вы легко сможете найти орфографические ошибки и нечеткие предложения.
Шаг 3. Убедитесь, что ваша электронная почта не содержит конфиденциальной информации
Всегда помните, что электронная почта не является безопасным способом общения. Имейте в виду, что почтовые серверы могут быть взломаны, а получатель может намеренно или непреднамеренно поделиться информацией, которую вы не хотите раскрывать.
