Планируя встречу, вы должны четко и кратко сообщить всю необходимую информацию. Вы должны указать время, место и тему обсуждения. Вам также может потребоваться делать заметки, если для встречи необходимы какие-либо приготовления или материалы. Независимо от того, какой носитель вы используете, электронную почту или приложение Outlook, убедитесь, что важная информация передается, чтобы все приглашенные знали ее и могли предсказать, с чем они сталкиваются.
Шаг
Метод 1 из 3: написание сильных тем
Шаг 1. Напишите короткую актуальную тему с датой и темой встречи
Запись этих вещей в поле темы позволяет приглашенным понимать время и тему встречи, не открывая электронное письмо. Например, вы можете написать: «Встреча 01/03: новые правила отчетности».
Предупреждение:
Если вы не укажете тему встречи, люди могут ответить, чтобы спросить, имеет ли встреча отношение к их отделу или им следует присутствовать. Так что не забудьте записать тему встречи!
Шаг 2. Запросите подтверждение присутствия в поле «Тема»
Если вам нужно знать, кто идет, попросите подтверждения в поле «Тема». Таким образом, читатели будут знать, что им нужно ответить как можно быстрее, даже если они еще не открыли письмо. Вы можете написать: «Пятница, 10/06 HR-собрание, пожалуйста, подтвердите в ближайшее время».
Вы также можете написать: «Пожалуйста, ответьте: совещание отдела кадров 10/06»
Шаг 3. Если встреча срочная, укажите ее в поле темы
Если тема встречи срочна или требует быстрого решения, так что встреча должна состояться немедленно, поставьте отметку о чрезвычайной ситуации в поле темы. Например, вы можете написать: «Экстренная встреча в понедельник 31.02: кибербезопасность».
Очень важно объяснить тему встречи, чтобы читатель мог догадаться, о чем будет идти речь
Шаг 4. Запишите, является ли встреча обязательной или просто предложением
Если вы работаете в крупной компании, присутствие определенных людей не всегда может быть необходимо. Напишите соответствующие отделы в поле «Тема» или сообщите им, должны ли они присутствовать. Например, вы можете написать: «Обязательная маркетинговая встреча 6/10».
Если читатель не обязан присутствовать, вы можете написать: «Рекомендуется посетить совещание 10/6, посвященное эффективной маркетинговой тактике»
Шаг 5. Используйте полные слова в поле темы, чтобы избежать путаницы
Сокращения могут показаться эффективными, но на самом деле они менее конкретны, чем полные слова, и могут привести к путанице. Например, «KK» может означать «Семейная карта» или «Кредитная карта» в зависимости от того, кто понимает или не понимает ваш родной язык.
Однако вы можете использовать общепринятые сокращения, такие как «RSVP», «HR» и «KTP»
Метод 2 из 3: написание содержимого электронной почты
Шаг 1. Напишите дружеское, краткое введение и короткие заметки
Представиться необходимо, если вы работаете в крупной компании или не всех знаете. В этом кратком введении вы должны сообщить, есть ли документы или материалы, которые необходимо заполнить / принести на собрание.
Создайте дружеское или подходящее для работы введение. Например: «Привет, Тим! Не могу дождаться запуска новой программы на следующей неделе! »
Кончик:
Напомните читателям, если они должны выполнить конкретную задачу или принести что-то на встречу. Например, «Не забудьте принести 4 бумажных копии списка контактов вашего поставщика».
Шаг 2. Напишите дату и время в отдельной строке, чтобы они выделялись
Это важная информация для приглашенных. Так что сделайте это ясным и выделитесь среди других предложений вокруг него. Разместите две строки выше и ниже или напишите полужирным шрифтом.
- Пример: «6 октября 2020 г., 10.30 - 11.45 WIB».
- Если собрание проходит онлайн, предоставьте информацию о часовом поясе, чтобы люди в разных часовых поясах не отставали из-за недопонимания. Например, вы можете написать: «6 октября 2020 г., 10.30 - 11.45 WIB (GMT + 8)».
Шаг 3. Напишите местоположение после даты и времени
Убедитесь, что место также указано на видном месте, например, дата и время, особенно если собрание проводится в новом месте, его трудно найти или если вы знаете, что некоторые из приглашенных не знакомы с местом. Для виртуальных встреч (через живые форумы или видеочат) предоставьте приглашенным прямую ссылку для быстрого доступа к форуму или видеосвязи.
Давая указания, будьте как можно более подробными. Пример: «Пожалуйста, пройдите в комнату для собраний 592 в здании Сасана Видья Сарвоно (Джалан Гатот Суброто № 10). Комната 592 находится на 2 этаже дома. Поэтому вам нужно подняться на лифте с первого этажа, остановиться на 12-м этаже и воспользоваться лифтом с южной стороны здания (слева от вас), чтобы подняться на 59-й этаж »
Шаг 4. Расскажите о цели встречи
Сообщите приглашенному о цели встречи. Краткая повестка дня поможет приглашенным понять, какие задачи им нужно выполнить заранее. Вы можете назвать тему (например, «Обновление кибербезопасности») или запланировать:
- 10.30 - 10.45 Предоставление последней информации о статусе проекта
- 10.45 - 11.10 Сравните и выберите достойные предложения
- 11.10 - 11.30 Мозговой штурм и запуск целей
Шаг 5. Еще раз проверьте электронную почту на наличие грамматических или информационных ошибок
Самое важное, что нужно дважды проверить, - это дата, время и место встречи. Убедитесь, что эти три вещи верны! Вы также можете перечитать введение, повестку дня или любые другие заметки, которые вы могли добавить, чтобы убедиться, что вы предоставили всю необходимую информацию.
Прочтите вслух, чтобы убедиться, что ваш текст ясен и краток, прежде чем отправлять электронное письмо
Метод 3 из 3. Использование Outlook или встроенного календаря
Шаг 1. Нажмите «Новое собрание» в главном меню Outlook
Если ваша компания использует базу данных связи со встроенным календарем, например Outlook, используйте ее для планирования встреч. Это средство коммуникации обычно выбирают люди, с которыми вы работаете.
Если ваша компания не использует Outlook или аналогичный сервис, используйте электронную почту, предоставленную вашим агентством, для рассылки приглашений
Шаг 2. Выберите время и дату в окне «Помощник по планированию»
После создания новой встречи появится окно календаря. Щелкните «Помощник по планированию» и выделите доступное время и дату для встречи.
Убедитесь, что вы выбрали подходящее время для прихода приглашенных. В зависимости от приложения компании вам может потребоваться изменить настройки отображения, чтобы на экране отображалось расписание каждого (и вашего)
Шаг 3. Добавьте приглашенных, введя их имена или используя адресную книгу
Щелкните текстовое поле, чтобы ввести имя вручную, или прокрутите адресную книгу и выберите имя приглашенного из списка. Используйте функцию «Помощник по планированию», чтобы проверить наличие времени приглашения.
Если у приглашенных нет свободного времени, их имена будут выделены. Помощник планировщика даже предоставит рекомендуемое время в соответствии с вашим расписанием и другими приглашенными
Шаг 4. Установите время начала и окончания встречи
Убедитесь, что дата совпадает с той, которую вы установили ранее. Нажмите кнопку календаря, если вам нужно его изменить. Используйте стрелку вниз справа от списка времени, чтобы выбрать подходящее время встречи.
Запись времени окончания встречи - это ваш способ уважать время собеседника, чтобы он мог предсказать, что произойдет, и спланировать поездки или работу на день
Шаг 5. Нажмите «Встреча» в разделе «Встреча» в верхней части экрана
Вы вернетесь к экрану расписания и увидите, что ваша встреча запланирована. После этого вы можете добавить тему, место и примечания.
Если вы не видите запись встречи на экране расписания, вернитесь к предыдущим шагам и повторяйте их, пока не появится ваше расписание встречи
Шаг 6. Запишите тему, место и конкретные примечания
Кратко опишите тему встречи (пример: «Тест нового продукта»). Сообщите конкретное место. Запишите инструкции по расположению, если это место обычно не используется для встреч или труднодоступно. Сделайте дополнительные примечания (например, о приготовлениях, которые они должны сделать), которые имеют отношение к собранию.
- Сообщите адрес места, даже если приглашенный, скорее всего, его уже знает.
- По завершении нажмите «Отправить».
Кончик:
Не используйте слишком широкую тему, например «мозговой штурм», потому что такие слова не дают четкой информации о цели встречи. Вы можете заменить его словами «подумайте о продавце нового продукта».
подсказки
- Перечитывая электронное письмо или приглашение, убедитесь, что оно краткое и лаконичное.
- Используйте дружелюбный и профессиональный тон.
- Дважды проверьте список получателей, чтобы убедиться, что все адресаты были приглашены.
- Введите адрес электронной почты в поле «скрытая копия», если вы хотите скрыть весь адрес электронной почты от получателей.
Предупреждение
- Не пишите приглашения или электронные письма без даты, времени и места. Приглашенные будут сбиты с толку, и вы получите десятки ответов с вопросами об этих вещах.
- Не пишите заглавными буквами, это будет воспринято как крик, а это очень непрофессионально.
