Принимать звонки - важный навык в повседневной жизни. В профессиональных ситуациях, таких как деловой звонок или звонок из компании, в которую вы претендуете, можно позвонить вам в более официальной обстановке. Если вам звонит друг, влюбленный или член семьи, лучше отвечать более непринужденно и естественно. Если вы отвечаете на звонок с неизвестного или частного номера, лучше всего отнестись к нему более вежливо и осторожно.
Шаг
Метод 1 из 3: входящий звонок в офис
Шаг 1. Будьте профессиональны
Когда вам звонят на работе, вы не всегда знаете, кто вам звонит. Если вы ответите на звонок профессионально, разговор начнется правильно.
- Если сомневаетесь, ответьте простым приветствием: «Здравствуйте, Слово здесь».
- Несмотря на то, что вы видите входящий номер телефона, это может быть ваш босс, звонящий на мобильный телефон вашего коллеги! Получил звонок и сказал: «Эй, какого черта?» может произвести негативное и несерьезное впечатление.
Шаг 2. Сосредоточьтесь на разговоре
Будьте искренними в разговоре. Прекратите все, что вы делаете, и найдите время, чтобы подготовиться.
- Прежде чем поднимать трубку, наденьте лицо, которое вы хотите проецировать. Вы будете иметь значение, если улыбнетесь, нахмурится или вам станет скучно, потому что звонящий может услышать это по вашему тону голоса.
- Старайтесь ничего не нажимать в Интернете и не отвлекаться, когда разговариваете по телефону. Если вы не слушаете, звонящий может узнать.
Шаг 3. Назовите себя первым
В деловой ситуации процедура приема звонка начинается с указания вашего имени и компании, в которой вы работаете: «Доброе утро, спасибо, что связались с PT. А Б С. С танцем. Чем могу помочь?"
- Если входящий звонок поступает из компании, и вы это знаете, вы можете принять его, указав свой отдел и имя: «Здравствуйте, с финансами, танцуйте здесь. Чем могу помочь? " Это приветствие покажет, что звонящий подключен к нужному человеку и что вы готовы помочь. Поддерживайте дружелюбный тон голоса, чтобы разговор был более приятным для обеих сторон.
- Во многих офисных ситуациях существуют правила приема звонков, которым должен следовать каждый сотрудник. Всегда показывайте, что вы искренни, независимо от того, насколько глупыми являются ваши приветствия - потребители смогут сказать, взволнованы вы или просто читаете эти приветствия: «Добро пожаловать в Tofu House, дом всех тофу!» это будет звучать нелепо, если вы не скажете это убедительно.
Шаг 4. Примите его с должным уровнем вежливости
Будьте терпеливы, уважительны и приятны. Сделайте все возможное, чтобы помочь звонящему. Старайтесь не разговаривать слишком небрежно, пока не выясните, кто звонит.
- Если звонящий не представится, скажите: «Могу я узнать, с кем разговариваю?». Важно знать, кто звонит, на случай, если вам нужно перезвонить или подключить к другому телефону. Это выражение также позволяет звонящему узнать, что с ним обращаются вежливо и что он или она является важным человеком. Важно наладить хорошие рабочие отношения с людьми, которые обращаются к вам более одного раза.
- Постарайтесь не показаться грубым, даже если вы расстроены. Помните, что в рабочих ситуациях ваши слова и действия отражают компанию, в которой вы работаете. Если вы нанесете ущерб имени своей компании, ваш бизнес может обанкротиться, и ваш босс не отнесется к этому легкомысленно.
Шаг 5. Будьте готовы принять к сведению сообщение
Если кто-то звонит, чтобы поговорить с вашим начальником или коллегой, но вы единственный, кто отвечает на звонок, вежливо спросите, кто звонит, и спросите, что случилось. Слушайте внимательно и запишите как можно больше релевантной информации:
- Если человек, с которым они хотят связаться, не может ответить на звонок, скажите: «Извините, но Пак Бамбанг сейчас не в своем офисе. Могу я записать сообщение? »
- Обязательно запишите имя, номер телефона и причину звонка. Оцените срочность звонка - звонящий говорит, что у него есть дела в ближайшие два часа или через неделю? Если звонок является важным деловым звонком, вы должны решить его как можно быстрее и эффективнее, поэтому постарайтесь как можно скорее разобрать сообщение.
Шаг 6. Остерегайтесь звонков с запросом информации о компании
Если вы не узнаете звонящего, и он или она спрашивает подробности о вас и другом сотруднике, будьте осторожны, чтобы не раскрывать слишком много внутренней информации вашей компании.
- Даже если звонящий называет вам свое имя и компанию, вы все равно должны быть осторожны, если он не является надежным абонентом. Если вы не уверены, отложите звонок на минуту и спросите совета у коллеги: «Были ли у нас дела с мистером Харисом раньше? Он задавал много вопросов о процессе работы и возможностях этой компании, и я хотел убедиться, что он был доверенным лицом ».
- В деловой ситуации скажите: «Простите, сэр / мэм. Политика нашей компании запрещает нам предоставлять такую информацию. Могу я узнать, зачем вам это нужно? » и сделайте свое суждение о человеке оттуда.
Метод 2 из 3: прием частных телефонных звонков
Шаг 1. Настройте приветствия в зависимости от того, кто звонит
Если вы знаете, кто вам звонит, основываясь на имени в телефоне и вашем опыте, обращайтесь к человеку так, как если бы вы встречались лично. Если вы не знаете, кто звонит, примите звонок более формально и подождите, пока звонящий скажет, что он имел в виду.
- Для стандартного приветствия, принятого на международном уровне, скажите «Привет?». Поднимите трубку на слегка повышенном голосе в конце приветствия, например, вопросительным тоном. "Привет?" Это заставит вызывающего абонента ответить на ваше приветствие и, в большинстве случаев, объяснит, почему он позвонил.
- Если звонит ваш друг, небрежно поздоровайтесь: «Привет, Джоно! Как ты там друже?"
- Если вам звонит ваш начальник, знакомый или потенциальный работодатель, поприветствуйте их более вежливо, но немного дружелюбно: «Добрый день, мистер Сунгкар. Как дела?"
- Если вы не знаете, кто звонит, скажите что-нибудь простое, например "Привет?"
Шаг 2. После того, как вы скажете «Привет?
, ждите ответа. Когда вы говорите «Привет?», Вы просите звонящего представиться. Взгляните на пример ниже (ваши слова жирный, а слова звонящего выделены курсивом:
- "Привет?"
- «Привет, Джоно, это Тоно».
- "О, привет Тоно! Почему, приятель?"
- «Нет, я просто хотел спросить, будет ли у вас мероприятие сегодня вечером? Я хочу посмотреть фильм« Звездные войны »здесь».
- «Хочешь посмотреть« Звездные войны »! Это безумие, если ты этого не сделаешь!»
Шаг 3. Создайте свое приветствие
По мере того, как вы становитесь более опытным в приеме телефонных звонков, вы можете начать придумывать шаблоны приветствий и фразы, которые будете использовать снова и снова.
- Попробуйте идентифицировать себя с помощью приветствия, например: «Привет, это Джоно» или «Джоно здесь».
- Попробуйте проявить творческий подход, используя неформальные вариации «Привет?»: «Привет!», «Хайя!», «Привет, как дела?» Или «Привет, где ты был?». Это неформальное приветствие подходит для приема звонков от друзей и непрофессиональных знакомых.
Шаг 4. Настройте голосовую почту, чтобы использовать ее, когда вы не можете принимать звонки
Кто угодно, от друзей до родственников и до вашего начальника, скорее всего, будет время от времени слышать ваше голосовое сообщение, поэтому убедитесь, что вы записываете его вежливо и без лишних слов. Держитесь подальше от шалостей и шуток, если вы не уверены, что позвонят только ваши друзья.
- Скажите: «Это голосовая почта Джоно. Извините, я не могу сейчас поднять трубку. Пожалуйста, оставьте сообщение, и я перезвоню как можно скорее ».
- Если вы пользуетесь стационарным телефоном, подумайте о настройке записи семейного голоса. Скажите: «Привет, это из семьи Джоно. Извините, мы не можем сейчас взять трубку. Оставьте сообщение, и мы перезвоним в ближайшее время! ». Вы можете весело провести время с этими семейными записями - постарайтесь, чтобы все члены вашей семьи говорили одновременно, или попросите членов вашей семьи произнести часть сообщения индивидуально.
- Попробуйте попросить звонящего сообщить подробности о себе, а не просто попросить его оставить сообщение: «Укажите свое имя, номер телефона и цель звонка, и я перезвоню вам как можно скорее». Этот более конкретный метод больше подходит для вашего номера телефона, на который обычно поступает много деловых звонков.
Метод 3 из 3: прием телефонных звонков с неизвестных номеров
Шаг 1. Подумайте, кто может вам звонить
Если вы ждете звонка от кого-либо - нового знакомого, вашей организации или потенциального работодателя - примите звонок с мыслями. Оцените, будет ли звонок немного более формальным или менее формальным, но на всякий случай выберите формальный характер.
- В этом случае отвечайте вежливо и полуформально. Простые приветствия типа «Привет?» может быть использован. Вам не нужно называть себя напрямую - если звонящий знает вас лично или есть ваше имя в списке, он или она может спросить: «Здравствуйте, могу я поговорить с Джоно?»
- Если в звонке написано «неизвестно» или «заблокирован», вам не нужно отвечать на звонок. Поднимите трубку, если хотите, или подождите, чтобы узнать, оставил ли звонящий сообщение на голосовой почте или нет. Вы можете перезвонить ему, если у вас есть важные дела.
Шаг 2. Остерегайтесь любопытных звонков
Если вам звонят, и звонок оказывается глупым и оскорбительным, это, вероятно, просто шутка. Некоторые любопытные абоненты обычно вульгарны и очевидны, но другие любопытные абоненты попытаются обмануть вас, заставив думать, что звонок очень важен. Относитесь к любопытным абонентам так же, как и к хулиганам: если вы будете молчать и следить за их ворчаниями, они почувствуют, что победили. Может быть полезно промолчать и сделать вид, что попал в ловушку, если вы можете угадать, кто звонит. Некоторые телефонные компании в Америке предлагают услуги отслеживания звонков: если вы наберете * 69 после того, как повесите трубку, служба автоматического обмена сообщениями отправит общедоступную информацию о номере, с которого вам звонили в последний раз.
Шаг 3. Остерегайтесь телемаркетеров
Если вам звонят с неизвестного номера и звонящий начинает спрашивать о вас, возможно, он пытается получить ваши деньги.
- Телемаркетологи звонят десяткам людей каждый день, и большинство из них не интересуются тем, что продает телемаркетинг. Не чувствуйте себя виноватым, говоря: «Спасибо, но мне это не интересно. Добрый день », затем положите трубку. Не тратьте время и время зря.
- Если вы не хотите получать звонки от этой компании, попросите продавца внести ваш номер в список «Не звонить». Большинство компаний будут делать то, что вы хотите, и больше не будут вас беспокоить.
- Если вас интересует, что продает телемаркетер, ответьте на звонок и послушайте сигнал. Помните, что чем дольше вы будете им отвечать, тем больше они будут пытаться продать вам свой продукт!
- Если он хочет поговорить с вами или другим членом семьи, попросите его назвать свое имя и организацию, прежде чем что-либо говорить - иначе вы не предоставите телемаркетингу слишком много информации! Если он скрытный и не раскрывает свою личность, имейте это в виду - вам не нужно отвечать.
подсказки
- "Привет?" приветствие номер один. Ваше приветствие всегда будет звучать вежливо, если вы скажете «Привет?», Независимо от того, звонит ли вам друг, любовник, мать, начальник, местный полицейский или незнакомец.
- «АОН» может быть полезным. Если вы сможете узнать, кто звонит, до того, как поднимете трубку, вы сможете лучше подготовиться к разговору.
- " Какие ?" или "А?" Это не лучший способ ответить на звонок, даже если вам не нравится звонящий или вы в плохом настроении. Будьте вежливы, когда разговариваете по телефону.
