Слияние почты - это обычная функция программ Office, позволяющая разместить один документ для нескольких получателей. Вы можете систематизировать и комбинировать все типы документов, включая конверты, наклейки, стандартные письма, электронные письма, факсы и пронумерованные купоны. Прочтите приведенные ниже шаги, чтобы узнать, как использовать слияние почты на компьютере.
Шаг
Метод 1 из 3: подготовка
Шаг 1. Создайте файл данных
Данные могут быть файлами электронных таблиц (рабочих листов), файлами баз данных или даже текстовыми документами в соответствующем формате. Файлы рабочих таблиц используются наиболее часто; В этом руководстве предполагается, что вы используете рабочий лист.
-
Данные файла должны включать всю информацию, которая будет изменяться при каждой копии. Например, если вы пишете форму письма, файл будет включать имена и, возможно, адреса всех людей, которым вы хотите написать.
Введите информацию в каждую ячейку вдоль линии, чтобы каждый тип информации (имя, фамилия, имя и т. Д.) Находился в отдельном столбце
-
Создайте разумные имена столбцов. Слияние почты считывает данные в каждом столбце и предполагает, что первая запись в каждом столбце информации является общим именем для этого типа информации, поэтому используйте имя, которое имеет смысл.
Например, начните поле имени с ввода «имя», а затем напишите все имена под ним. Когда вас попросят ввести столбец данных в письме, вы увидите «имя» как вариант и сразу вспомните, что находится в этом столбце
- Пользователи Microsoft Office, которые используют Outlook как средство отправки электронной почты, могут при желании использовать адресную книгу Outlook как файл данных.
Шаг 2. Сохраните файл данных
Сохраните файл, чтобы его можно было легко найти. Дайте ему имя, которое вам будет легко запомнить.
Шаг 3. Напишите свой основной документ
Этот документ будет включать в себя информацию. Например, если вы пишете бланк письма, основным документом является письмо. Каждый элемент, содержимое которого будет объединено по почте (например, имя), в настоящее время оставлено пустым.
Метод 2 из 3: слияние почты в MS Office
Шаг 1. Откройте панель задач слияния
В основном документе щелкните панель, чтобы открыть ее. Если вы его не видите, перейдите в меню «Инструменты» и выберите в списке «Слияние».
Шаг 2. Ответьте на вопросы MS Office
Функция слияния почты в Office включает несколько шагов, призванных упростить вам более разумное и точное объединение файлов.
- Начните с выбора типа документа, который вы пишете. Выберите наиболее подходящий вариант, затем нажмите «Далее».
- Выберите исходный документ, который хотите использовать. Если вы выполните следующие действия, вы можете выбрать использование этого документа. Нажмите "Далее.
Шаг 3. Выберите файлы для объединения
Это файл данных, который вы создали ранее. Выберите соответствующий переключатель и нажмите кнопку «Далее», чтобы найти файл и связать его с основным документом.
Если вы хотите использовать адресную книгу Outlook, выберите эту опцию
Шаг 4. Выберите, какие данные использовать
Office позволяет вам выбирать или отменять выбор строк с нужной информацией. Вы можете выбрать элементы информации в файле данных, которые вы хотите объединить в основной документ, чтобы файл данных был более полезным в дальнейшем, если вы будете использовать его для разных целей. Когда все будет готово, нажмите Далее.
Данные можно отсортировать, щелкнув заголовки столбцов в каждом столбце. Это может быть полезно, если вы хотите быстро найти много информации
Шаг 5. Введите поля данных
На следующей странице панели задач вам будет предложено написать документ, если вы еще этого не сделали, и вам будут представлены различные варианты вставки данных из файла в документ.
-
Введите столбец данных, поместив курсор в этот столбец данных, а затем щелкнув соответствующую кнопку на панели задач, чтобы вставить его туда.
Вы можете удалить неуместные или повторяющиеся поля данных, нажав клавишу Delete, как обычные буквы или цифры
-
Предустановленные параметры немного изменятся в зависимости от типа выбранного документа. Office делает все возможное, чтобы ввести соответствующую информацию из предоставленных вами данных. Например, если вы пишете бизнес-форму письма, вы можете увидеть возможность вставить блок адреса, который включает имя, фамилию и полный адрес каждого получателя, аккуратно расположенные в нескольких строках.
- Некоторые предустановленные параметры открывают дополнительные окна для ввода соответствующей информации. Все более-менее просто и понятно.
- Если вы используете предустановленные параметры и не можете найти нужную информацию, нажмите кнопку «Сопоставить поля», чтобы определить собственное имя столбца данных, которое соответствует имени по умолчанию. Например, вы можете указать категорию «Фамилия» в файле данных, чтобы заполнить данные «Фамилия» в блоке адреса.
- Чтобы использовать собственный столбец, щелкните дополнительные параметры. Вы сможете увидеть имена, которые вы дали каждому столбцу, и использовать их вместо них.
Шаг 6. Проверьте почту
Слияние почты не будет отображать конкретную информацию в полях, которые вы применяете к основному документу, пока вы не распечатаете его, но Office предлагает функцию предварительного просмотра, которая позволяет вам проверить и убедиться, что отображаемая информация соответствует столбцам, которые вы хотите в документ. Пожалуйста, используйте их, пока не будете удовлетворены показанным порядком.
Шаг 7. Завершите слияние
Последний экран панели задач слияния сообщит вам, что все в порядке и готово к печати вашего документа. Каждый набор информации будет отображаться в каждом напечатанном документе, и программа распечатает столько копий набора информации, сколько есть.
Если вы хотите отредактировать отдельные буквы самостоятельно, вы также можете сделать это на этом экране панели задач, сначала щелкнув «редактировать отдельные буквы»
Метод 3 из 3: слияние почты на OpenOffice.org
Шаг 1. Создайте базу данных
Шаг 2. Введите поля данных
Теперь вы связали свою информацию с базой данных, которую может понять OpenOffice.org, и использовать базу данных для объединения почты легко, если вы знаете, где искать.
- В меню «Вставка» выберите поля, затем другие… из подменю. Или вы можете нажать Ctrl + F2.
- В появившемся окне щелкните вкладку База данных.
-
Нажмите кнопку «Обзор» в правом нижнем углу окна и найдите только что созданный файл базы данных.
После выбора база данных появится в списке под названием «Выбор базы данных» в правой части окна
- В списке типов в левой части окна выберите поля слияния.
- Нажмите «+» рядом с вашей базой данных, и под ней появится файл рабочего листа. Нажмите "+" рядом с ней, и вы увидите имя столбца данных, который вы выбрали при создании рабочего листа.
-
Выберите столбец данных, который вы хотите вставить, затем нажмите «Вставить», чтобы поместить столбец данных в основной документ.
- Не забудьте поместить курсор в то место, где вы хотите вставить столбец данных, прежде чем нажимать «Вставить», иначе вам придется переместить его в правильное положение.
- Как и в Office, текстовые поля в основном документе обрабатываются как буквенно-цифровые символы. Вы можете переместить его с помощью клавиши пробела и удалить с помощью клавиши Delete.
Шаг 3. Завершите слияние
Проверьте размещение каждого столбца данных. После этого распечатайте основной документ. При слиянии почты будет напечатана одна копия для каждого набора записей в файле, объединенном в документ.
подсказки
- В программах обработки текстов обычно есть шаблоны, которые можно использовать для создания основного документа.
- Обязательно разбейте столбцы на наиболее конкретные ключевые слова. Например, вы можете использовать псевдонимы (мистер, миссис, мисс), имя и фамилию для имен. Используйте три отдельных столбца для имени с одним типом столбца данных в каждом столбце.
