3 способа создания форм на листах

2024 Автор: Jason Gerald | [email protected]. Последнее изменение: 2024-01-02 02:54

Информацию легче получать, систематизировать и редактировать с помощью форм. Формы особенно полезны, если вам нужно ввести много данных из списка или получить результаты опроса. Каждая форма имеет несколько полей (полей для ввода данных). Формы могут иметь разные типы полей, как простые, так и сложные. Простые поля позволяют вам вводить желаемые данные. Сложные поля могут быть «окном списка», которое позволяет вам выбирать из нескольких вариантов в списке, и «кнопкой прокрутки», которая позволяет вам выбирать значения, которые вы хотите ввести. Эта статья поможет вам создавать формы с помощью Excel или Google Forms, которые являются компонентами Google Docs (онлайновая веб-программа для обработки текстов Google).

Шаг

Метод 1 из 3: создание формы для ввода данных в Excel

Шаг 1. Определите, подходит ли форма ввода данных для ваших нужд

Формы ввода данных используются, когда вам нужны простые формы текстовых полей, каждая из которых имеет заголовок в виде метки. Форма ввода данных позволяет легко просматривать и вводить данные без необходимости переключать поля, особенно когда не все поля могут отображаться на экране монитора. Например, ваш список контактной информации и заказов клиентов превышает 10 столбцов. Будет проще, если вы введете свое имя, адрес, номер телефона, адрес электронной почты, дату заказа, тип заказа и т. Д. В форме ввода данных вместо того, чтобы вводить каждую информацию в отдельные поля.

Шаг 2. Добавьте заголовок, используемый в форме ввода данных

Введите заголовок вверху каждого столбца, который вы хотите использовать в форме ввода данных. Excel использует эти заголовки для создания полей в формах ввода данных.

• Например, если вы укажете заголовки «Имя, Адрес, Номер телефона, Электронная почта, Дата заказа и Тип заказа» в соответствующих столбцах, начиная слева направо на листе, эти заголовки появятся в диалоговом окне (данные формы ввода) в порядке сверху вниз.
• Прежде чем переходить к следующему процессу, проверьте, есть ли кнопка Форма в метке данных. В противном случае добавьте кнопку формы на панель быстрого доступа. Щелкните «Настроить панель быстрого доступа» и выберите параметр «Дополнительные команды». Измените «Популярные команды» на «Все команды», прокрутите список до самого низа и нажмите «Форма». После этого нажмите кнопку «Добавить», а затем кнопку «ОК».

Шаг 3. Откройте форму ввода данных, чтобы начать ввод данных

Щелкните все ячейки под заголовками и перейдите к метке данных. Найдите и нажмите кнопку «Форма». Excel отобразит диалоговое окно, показывающее заголовок каждого столбца, который ранее был введен в рабочий лист в виде вертикального списка полей. Диалоговое окно действует как форма для ввода данных.

• Кнопка «Форма» находится на ярлыке панели инструментов «Данные» или «Быстрый доступ».
• Если вы назвали рабочий лист, над которым работаете, диалоговое окно (форма ввода данных) будет иметь заголовок. Текст в заголовке будет таким же, как и в названии рабочего документа. Если рабочий лист не имеет имени, в заголовке диалогового окна (формы ввода данных) будет слово «Лист», за которым следует номер рабочего листа.

Шаг 4. Введите данные для новой строки

Используйте клавишу TAB, чтобы перейти к следующему полю в форме ввода данных. После ввода данных в каждое поле формы ввода данных нажмите кнопку ВОЗВРАТ. Введенные данные будут добавлены в виде следующей строки в списке на вашем листе.

Шаг 5. Нажмите кнопку «Закрыть» в диалоговом окне (форме ввода данных), чтобы завершить ввод данных

Excel закроет форму ввода данных. Вам не нужно нажимать кнопку RETURN для последней строки.

Метод 2 из 3. Создание формы с помощью Документов Google

Шаг 1. Посетите docs.google.com/forms

Google Forms очень полезны для быстрого и простого планирования мероприятий, создания опросов или сбора информации. Прежде чем продолжить, войдите в свою учетную запись Gmail, если вы еще этого не сделали.

Вы можете поделиться формой с другими, чтобы они могли заполнить форму онлайн, а все ответы можно было собрать в листе

Шаг 2. Щелкните значок плюса (+)

Google Forms откроет новую форму. В верхней части формы есть два основных ярлыка: «Вопросы» и «Ответы».

Шаг 3. Добавьте вопросы в форму

Вам нужно записать каждый вопрос и указать тип ответа, который вы хотите. Если вы создаете форму впервые, воспользуйтесь кнопкой «Обзор», чтобы ознакомиться со всеми доступными параметрами. В форму можно ввести 9 различных типов вопросов.

• использовать Короткий ответ (короткий ответ), если желаемый ответ состоит всего из одного или двух слов
• использовать пункт (абзац), если желаемый ответ состоит из одного предложения или более. Например, ваш вопрос может быть таким: «Каковы преимущества регулярных тренировок?»
• использовать множественный выбор (множественный выбор), если вы хотите получить один ответ из нескольких заданных вариантов. Например, «Какой вид спорта тебе нравится больше всего?» Предоставьте список видов спорта на выбор. Каждая опция в списке появится рядом с маленькой круглой кнопкой в форме.
• использовать Флажки (флажок), если вы хотите получить несколько ответов из данного списка вариантов. Например, «Какой вид спорта тебе нравится?» Предоставьте список видов спорта на выбор. Каждая опция в списке появится рядом с маленькой квадратной кнопкой в форме.
• использовать Падать (раскрывающийся список), если вы хотите, чтобы ответ был выбран из меню. Например, «В какое время года вы обычно занимаетесь любимым видом спорта?» предоставьте список сезонов. Список появится в форме в виде раскрывающегося списка. Первый ответ появится в этом раскрывающемся списке.
• использовать Линейная шкала (линейная шкала), если вы хотите получить ответ в виде рейтинга вариантов в виде числовой шкалы. Например, «Насколько вы заинтересованы в Индонезийской лиге?» Шкала вопросов появится в форме в виде цифр 1-5. Вы можете увеличить или уменьшить масштаб при создании вопроса. Максимальный масштаб, который можно использовать, составляет от 1 до 10.
• использовать Сетка с множественным выбором (сетка с множественным выбором), когда вы хотите получить несколько ответов на вопрос. Например, «В каком месяце вы обычно занимаетесь следующими видами спорта?» Введите список месяцев в виде строк и список видов спорта в виде столбцов. Вопрос «сетка с множественным выбором» будет отображаться в виде сетки с вариантами строк, перечисленными по вертикали, и вариантами столбцов по горизонтали.
• использовать Дата если желаемый ответ - конкретная дата.
• использовать Время если желаемый ответ - определенное время.

Шаг 4. Выберите метод сбора данных в заполнителе формы

Щелкните метку Responses, чтобы отобразить доступные параметры. Выберите «Создать новую электронную таблицу» или «Выбрать существующую электронную таблицу».

• Если вы создаете новый рабочий лист, введите имя рабочего листа и нажмите «Создать». Google свяжет новый лист с формой. Когда люди заполняют форму, Google вводит ответы на вопросы в форме на листе. Каждый ответ будет отображаться с отметкой времени (отметка времени).
• Если вы выбираете существующую электронную таблицу, выберите один из созданных вами рабочих листов. Google свяжет существующий рабочий лист с формой. Обратите внимание, что этот метод заставит Google переформатировать существующие рабочие листы. Вопросы в форме появятся в виде заголовков столбцов.

Метод 3 из 3: создание собственной творческой формы с помощью Excel

Шаг 1. Определите, соответствует ли этот тип формы вашим потребностям

Используйте настраиваемый формат, если вам нужна форма с настраиваемым макетом и определенными ограничениями значений, которые могут заполнять другие люди. Например, вы можете собирать данные, относящиеся к определенному виду спорта, и хотите знать, какие упражнения вы можете выполнять в одиночку, частоту в месяц, процент свободного времени, потраченного на упражнения, и другие подробности.

• Шаг 2. Включите ярлык «Разработчик»

  Ярлык «Разработчик» находится справа от ярлыка «Просмотр». Ярлык «Разработчик» позволяет использовать различные инструменты, необходимые для создания собственных пользовательских форм.

  • Нажмите кнопку Microsoft Office, а затем кнопку Параметры Excel.
  • Установите флажок «Показать разработчика на ленте».
  • Щелкните ярлык разработчика, чтобы просмотреть доступные инструменты. Excel использует специальную терминологию для сложных полей, таких как списки. Это сложное поле называется «контрольным». Вам нужно будет использовать значок «Вставить элементы управления», на котором изображен чемодан с молотком и гаечным ключом.

  

  Шаг 3. Введите основной заголовок, который будет использоваться в форме

  Введите каждый заголовок в отдельную ячейку. Например, если вы собираете данные о людях разного возраста в разных городах, введите заголовки Имя, Возраст, Город.

  Укажите желаемый макет заголовка в форме при вводе заголовка. Рекомендуется оставить одну или несколько пустых ячеек ниже или справа от каждого заголовка. Таким образом, расстояние между каждым заголовком и полем для ввода данных не слишком велико

  

  Шаг 4. Введите используемые данные в комплексное (контрольное) поле формы

  Введите все данные в ячейку. Например, если вы собираете данные о спорте, введите Бейсбол, Футбол, Хоккей, Теннис, Гольф.

  

  Шаг 5. Используйте функцию ИНДЕКС

  Функция ИНДЕКС может возвращать значения из указанного диапазона данных. Введите функцию ИНДЕКС в целевую ячейку, чтобы отобразить выбранный элемент управления. Например, если A1 будет содержать параметры, а C1: C5 - данные, введите ИНДЕКС (C1: C5, A1, 0) в A1.

  

  Шаг 6. Добавьте список, который вы хотите отобразить в форме

  Используйте список, если вы хотите предоставить пользователю формы только определенные варианты выбора. Например, если вы собираете данные, связанные со спортом, ограничьте выбор бейсболом, футболом, хоккеем, теннисом и гольфом. Любой, кто заполняет форму, может выбрать только один из нескольких из этих видов спорта. Установите расположение и значение каждого списка.

  • Нажмите «Вставить» в разделе «Управление». Затем щелкните поле со списком (элемент управления формой) под элементом управления формой.
  • Щелкните место на листе, где должен отображаться верхний левый угол поля со списком, а затем прокрутите до места, где должен отображаться правый нижний угол поля со списком.
  • Щелкните «Свойства» в разделе «Элементы управления». В окне «Форматировать объект» введите диапазон, в котором находятся данные (в этом примере C1: C5), и ячейку, которая вернет результат (в этом примере - A1).

  

  Шаг 7. Добавьте все комбинированные поля, которые должны появиться в форме

  Комбинированное поле почти такое же, как и список. Однако это поле объединяет текстовое поле со списком. Используйте комбинированное поле, если вы хотите предоставить пользователю варианты выбора из ограниченного списка или ввести альтернативные ответы. Например, если вы собираете данные, связанные со спортом, введите в качестве параметров бейсбол, футбол, хоккей, теннис и гольф. Однако для пользователя, который может играть в футбол и другие виды спорта, он может выбрать футбол и другие виды спорта в списке или выбрать футбол и ввести название другого вида спорта в текстовое поле, которое является частью комбинированного поля. Установите расположение и значение для каждого комбинированного поля.

  • Нажмите «Вставить» в разделе «Элементы управления». Затем щелкните поле со списком под элементами управления формой.
  • Щелкните место на листе, где должен отображаться верхний левый угол комбинированного поля, и перетащите его туда, где вы хотите, чтобы нижний правый угол комбинированного поля отображался.
  • Щелкните правой кнопкой мыши комбинированное поле и выберите «Управление форматом». В окне «Управление форматом» введите диапазон, в котором находятся ваши данные (в этом примере C1: C5), ячейку, в которой будет отображаться результат (в этом примере - A1), и число в поле «Строки раскрывающегося списка». Введенное число определит количество строк в комбинированном поле, прежде чем вам нужно будет прокрутить вниз, чтобы увидеть остальную часть списка.

  

  Шаг 8. Добавьте все кнопки воспроизведения, которые должны появиться в форме

  Кнопка вращения появится на форме в виде символа, верхняя половина которого представляет собой стрелку, направленную вверх, а нижняя половина - стрелку, направленную вниз. Используйте циферблат, когда вы хотите, чтобы пользователь выбрал число из диапазона числовых значений, включая дату или время. Например, если вы собираете данные, связанные со спортом, возможно, вы хотите знать, как часто пользователи занимаются определенным видом спорта в месяц, но вы хотите ввести только результаты, в которых общий ответ больше 20. В этом случае вы можете установить максимальный лимит кнопки воспроизведения до 20. Кто Любой, кто заполняет форму, может выбрать значение от 1 до 20, используя стрелки вверх и вниз на кнопке воспроизведения. Установите расположение и значение для каждой кнопки воспроизведения.

  • Нажмите «Вставить» в разделе «Элементы управления». После этого нажмите кнопку вращения под элементами управления формой.
  • Щелкните место на листе, где появится верхний левый угол кнопки вращения, и перетащите до тех пор, пока не появится правый нижний угол кнопки вращения.
  • Щелкните правой кнопкой мыши кнопку воспроизведения и выберите «Управление форматом». Введите числа в поля «Значение» и «Изменить». Введите ячейку, в которой будет отображаться результат (в данном примере A1), в поле «Ссылка на ячейку».

  

  Шаг 9. При необходимости добавьте в форму полосу прокрутки

  Полоса прокрутки поддерживает диапазон значений с помощью стрелок прокрутки или полей прокрутки. Используйте полосу прокрутки, если вы хотите, чтобы пользователь выбирал значение из большого диапазона значений, например процент. Например, если вы собираете данные, связанные со спортом, вам может потребоваться узнать процент свободного времени пользователя, потраченного на выбранный им вид спорта. В этом случае вы можете использовать полосу прокрутки как процентный диапазон. Пользователи, заполняющие форму, могут перемещать стрелку прокрутки или полосу прокрутки, чтобы выбрать процент, который они хотят ввести. Установите место и значение для каждой полосы прокрутки.

  • Нажмите «Вставить» в разделе «Элементы управления». Затем щелкните полосу прокрутки под элементами управления формой.
  • Щелкните место на листе, где появится верхний левый угол полосы прокрутки, и проведите пальцем до места, где появится правый нижний угол полосы прокрутки.
  • Щелкните полосу прокрутки правой кнопкой мыши и выберите «Управление форматом». Введите число в поля «Значение» и «Замена». Введите ячейку, в которой будет отображаться результат (в данном примере A1), в поле «Ссылка на ячейку».

  

  Шаг 10. Отключить ярлык разработчика

  Эта опция закрывает доступ к управляющему оборудованию. Сделайте это, когда закончите добавлять в форму все необходимые элементы управления. Этот шаг необходимо выполнить, чтобы при отправке формы пользователям они могли вводить данные только в сложные поля (элементы управления) формы. Пользователь не может изменить диапазон данных, которые можно вводить в сложные поля (элементы управления).

  • Нажмите кнопку Microsoft Office, а затем кнопку Параметры Excel.
  • Установите флажок «Показать разработчика на ленте».

  

  Шаг 11. Сохраните форму как шаблон

  Нажмите кнопку Microsoft Office, а затем выберите параметр «Сохранить как». Выберите книгу Excel из появившегося списка. Выберите шаблон Excel в поле с надписью «Сохранить как тип» и нажмите кнопку «Сохранить». Ваша индивидуальная форма готова к отправке для заполнения.