Счет - это перечень цен на проданные товары или оказанные услуги. Microsoft Word позволяет создавать счета с использованием существующих шаблонов или собственного дизайна. Следующие шаги помогут вам создать счета в Word 2003, 2007 и 2010.
Шаг
Метод 1 из 1. Загрузка готовых шаблонов
Шаг 1. Создайте новый документ
Даже если готовый шаблон не является новым документом, начните выставлять счета, как если бы вы создавали новый документ.
- В Word 2003 выберите «Создать» в меню «Файл».
- В Word 2007 нажмите кнопку Office в верхнем левом углу окна, затем выберите «Создать» в меню «Файл».
- В Word 2010 перейдите на вкладку «Файл» и выберите параметр «Создать» в списке параметров в левой части окна.
- Не нажимайте кнопку «Создать» в Word 2003 или кнопку «Создать» на панели инструментов быстрого доступа в Word 2007/2010. Кнопка позволяет только создать новый документ с шаблоном Normal.dot или Normal.dotx. Используйте этот метод, если вы хотите создать счет из пустого документа.
Шаг 2. Найдите нужный шаблон
- В Word 2003 и 2007 выберите «Счета-фактуры» в параметре «Доступные шаблоны Office» в левой части области задач «Новый документ». Выберите тип шаблона из списка в среднем окне, затем выберите один из появившихся шаблонов выставления счетов.
- В Word 2010 выберите «Счета-фактуры» в разделе «Доступные шаблоны Office» шаблонов Office.com. Дважды щелкните папку шаблона, который вы хотите создать, затем выберите один из появившихся шаблонов выставления счетов.
Шаг 3. Загрузите шаблон, нажав кнопку «Загрузить» в центре экрана
Затем вы можете внести изменения в счет, используя информацию, доступную в нижней части этой статьи. После внесения изменений сохраните заряд.
Вы также можете получить доступ к шаблонам выставления счетов для Word и Excel прямо на веб-сайте Microsoft по адресу https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex=1.. Убедитесь, что вы выбрали подходящий счет-фактуру с вашей версией Word
Шаг 4. Второй способ:
Создание счетов-фактур из пустых документов
Шаг 5. Создайте купюру
Запишите название вашей компании и включите соответствующее описание "Биллинг". Например, вы можете указать «Предложения», если документ служит только ценой, а не счетом.
- Вы можете включить заголовок вверху страницы или использовать функцию заголовка Word. Если вы используете функцию заголовка Word и прогнозируете, что счет превысит один лист, вы можете использовать параметр «Другая первая страница», чтобы указать полные заголовки на первой странице и сводные заголовки на последующих страницах.
- Название компании должно быть набрано тем же шрифтом, что и другие материалы вашей компании.
- Выписка по счету должна быть написана достаточно большого размера, чтобы получатель документа мог ее идентифицировать.
Шаг 6. Напишите дату выставления счета в верхней части документа справа от выписки по счету
Однако вам не нужно включать такую большую дату, как описание.
Word имеет функцию автоматической даты, которая может вставить сегодняшнюю дату за вас. Хотя эта функция весьма полезна, не используйте эту функцию для счетов, отправляемых в электронном виде, поскольку дата будет постоянно меняться при открытии документа. Хотя дата хранения не изменится, при выставлении счета будет учитываться дата в счете, чтобы узнать, когда вам заплатили
Шаг 7. Пронумеруйте счет
Этот номер также должен быть указан вверху счета. Нумерация счетов упростит отслеживание ваших счетов, если у вас открыто несколько счетов. Вы можете пронумеровать свой счет двумя способами:
- Глобальная нумерация, не связанная с клиентом. Таким образом, вы можете хранить все платежные документы в одной папке.
- Специальная нумерация для каждого клиента. Используйте эту нумерацию, если вы хотите создать отдельную папку для каждого клиента. Вы можете включить часть имени клиента в номер счета, например "Swithin1".
Шаг 8. Отобразите адрес отправителя и получателя
Включите в счет свой адрес и имя, а также адрес клиента.
Ваша контактная информация должна включать название компании, имя получателя, адрес клиента, а также, при необходимости, адрес телефона, факса и электронной почты
Шаг 9. Запишите платежную информацию
Функция таблицы в Microsoft Word упрощает создание строк и столбцов для платежной информации, такой как количество товара, описание товара / услуги, цена за единицу / плата за обслуживание и общая цена приобретенного товара.
Функция таблицы в Word также позволяет выполнять вычисления. Вместо того, чтобы вручную рассчитывать общую стоимость приобретенного товара, вы можете просто умножить количество на цену. После этого вы можете рассчитать все промежуточные итоги, чтобы найти общий счет
Шаг 10. Напишите общий счет на правой стороне счета, чуть ниже цены за единицу
Вы можете выделить общий счет жирным шрифтом для облегчения просмотра.
Если вы взимаете налог с продаж, покажите промежуточный итог по всем товарам / услугам, затем запишите выставленный налог и укажите процент налога слева от суммы налога. После этого напишите под ним общий счет
Шаг 11. Включите правила оплаты
Вы можете отображать правила оплаты вверху или внизу платежной информации. Обычно используется правило оплаты: «Оплата по прибытии счета». «срок в 14 дней», «срок в 30 дней» или «срок в 60 дней».
Вы можете включить памятку внизу счета, объясняющую, как платить, общую информацию или благодарность клиенту за использование вашей услуги
Шаг 12. Сохраните счет под понятным именем, описывающим тип счета
Вы также можете указать название компании, номер счета и имя клиента.
подсказки
- После сохранения документа счета-фактуры вы можете использовать этот документ в качестве шаблона для создания другого счета-фактуры, используя функцию «Создать из существующего» при создании нового счета-фактуры. Вы также можете сохранять счета в формате шаблона.dot или.dotx для использования в будущем.
- Еще один способ просмотра счетов-фактур и другой информации - создать книгу Microsoft Excel и вставить ссылку на файл из счета в формате Word. При обновлении книги щелкните вставленный лист правой кнопкой мыши и выберите «Обновить ссылку», чтобы увидеть изменения.
