Счет на оплату, или часто также называемый счет-фактурой, представляет собой документ, содержащий подробную информацию о предоставленных услугах, а также запрос на оплату, который отправляется лицу, совершившему покупку. Например, если вы садовник и добавили растения на главную страницу клиента, включите в счет информацию о ваших услугах, чтобы получить оплату.
Шаг
Часть 1 из 3: выбор формата
Шаг 1. Создайте профессиональный счет
Если вы часто пишете счета-фактуры, рекомендуется создать шаблон счета-фактуры, который можно будет изменять каждый раз, когда вы отправляете новый счет-фактуру покупателю. Этот шаблон особенно полезен для подрядчиков или других лиц, которые предоставляют услуги на постоянной основе. Вы можете создавать шаблоны счетов-фактур с помощью вашей любимой программы обработки текста или искать их в Интернете.
- Счет-фактура обычно включает название с вашим именем или вашей компанией, адресом и номером телефона, а также логотип компании, а также подробную информацию о предоставляемых услугах, сумме к оплате и инструкциях по оплате.
- Счета-фактуры обычно создаются в электронном виде, нумеруются и сохраняются на компьютере. Таким образом, у вас всегда будет копия счета, и вам не придется беспокоиться о потере платежного документа. Однако убедитесь, что вы всегда выполняете резервное копирование файла счета-фактуры с помощью службы онлайн-хранилища файлов, такой как Google Диск или Dropbox. Таким образом, если жесткий диск вашего компьютера выйдет из строя, вы все равно будете иметь копию своих счетов.
- Выберите систему нумерации, которая облегчит вам систематизацию документов. Один из вариантов - использовать дату создания. Итак, «FTR311216» - это счет, созданный 31 декабря 2016 года. Если вы создаете более одного счета в день, введите инициалы поставщика.
Шаг 2. Выберите книгу счетов
Книжки счетов-фактур можно приобрести в книжных или стационарных магазинах. В этой книге есть места для перечисления предоставляемых услуг и различной информации об оплате. Каждый раз, когда вы пишете счет на оплату, вам просто нужно заполнить предоставленное пустое поле.
- Книжки счетов-фактур полезны для людей, которые составляют счета-фактуры на продаваемые товары. Например, если вы продаете домашнюю выпечку, может быть проще выписывать счет на оплату, чем создавать счет на вашем компьютере каждый раз, когда вы совершаете продажу.
- Выберите книгу счетов-фактур со слоем такой же бумаги позади каждого пустого счета-фактуры, чтобы вы и ваш клиент могли получить по одной копии.
- Однако вам по-прежнему требуется безопасное место для хранения. Обязательно храните копию счета в противопожарном сейфе.
Шаг 3. Воспользуйтесь системой онлайн-платежей
PayPal или Square позволяют отправлять счета. Тем не менее, эта услуга является платной (2,9% + 30 центов США за счет по состоянию на январь 2017 года), но удобство оплаты в электронном виде делает этот метод более надежным.
- В своей учетной записи PayPal выберите пункт меню «Отправить и запросить» вверху. Затем выберите «Создание счетов-фактур и управление ими» (создание счетов-фактур и управление ими). Наконец, нажмите кнопку «Создать», чтобы создать новый счет.
- Вам нужно будет знать адрес электронной почты клиента, чтобы заполнить раздел «Кому:» счета. PayPal или Square выставит счет на этот адрес электронной почты.
Шаг 4. Получите настраиваемое приложение для выставления счетов
Приложения для выставления счетов, такие как Invoice2go, позволяют отправлять и отслеживать счета с телефона, а также устанавливать автоматические напоминания об оплате. Клиенты могут платить онлайн с помощью кредитной или дебетовой карты.
Шаг 5. Создавайте счета с помощью бухгалтерского программного обеспечения
Если вы используете бухгалтерское программное обеспечение для управления своим бизнесом, должна быть включена система выставления счетов. Например, QuickBooks имеет удобную кнопку «Счет-фактура» на панели управления, которая поможет вам в процессе. У ваших клиентов не будет вариантов мгновенной оплаты, но вы сможете отслеживать статус выставления счетов вместе с другими бизнес-записями.
Часть 2 из 3: Включая основную информацию
Шаг 1. Включите информацию о компании
Независимо от того, выставляете ли вы счета на компьютере или пользуетесь книгой счетов, напишите название компании вверху. Включите следующую информацию сразу под названием вашей компании:
- Полный адрес компании
- Телефон компании
- Адрес электронной почты или любая контактная информация
Шаг 2. Запишите дату
Вы и клиент должны знать дату выставления счета. Это связано с тем, что срок платежа обычно основан на дате создания счета-фактуры.
Шаг 3. Номер счета-фактуры, если требуется
Номера счетов вам понадобятся последовательно в зависимости от количества транзакций, совершенных с клиентом. Например, если вы продали торт одному и тому же клиенту в трех разных мероприятиях, счет за третью продажу будет иметь номер 3.
- Если вы используете стационарный купленный в магазине счет-фактуру, счет-фактура уже должен быть пронумерован.
- Если вы используете бухгалтерское программное обеспечение или PayPal, счет также будет нумероваться автоматически.
Шаг 4. Запишите информацию о клиенте
Включите имя клиента, клиента или компании. Если вы предоставляете услуги подрядчика клиентам, вы также должны указать адрес компании и номер телефона.
Часть 3 из 3: Написание конкретных вещей
Шаг 1. Напишите описание предоставляемых услуг
Включите любую работу, услуги или продукты, предоставляемые клиентом. Если вы предоставляете более одной услуги, укажите каждую из них в списке. Включите следующую информацию об услуге или продукте в связанный список:
- Предоставляемые услуги или продукты. Например, «1 праздничный торт с украшениями Томаса».
- Дата оказания услуги
- Плата за обслуживание
- После того, как каждый продукт или услуга будет внесен в список, рассчитайте общую сумму и включите окончательную выставленную сумму.
Шаг 2. Укажите конкретные условия оплаты
Если вы хотите, чтобы счет был оплачен до определенной даты, укажите эту информацию. Введите данные о типе принимаемого платежа: наличные, чек или кредитная карта.
Также рассчитайте налог, который будет добавлен к стоимости. Найдите применимые налоговые ставки в вашей стране, чтобы точно определить сумму счета
Шаг 3. Введите дополнительную информацию
Внизу счета напишите описание политики возврата. Вы также можете воспользоваться этой возможностью, чтобы поблагодарить клиента и перечислить другие продукты или услуги, которые вы также предлагаете.
