Архивирование в алфавитном порядке - это способ организации документов, важных как в личной, так и в профессиональной жизни. Алфавитное архивирование позволяет быстро находить и восстанавливать отдельные файлы. Это гарантирует, что все документы защищены и всегда под рукой. Существует множество правил подачи документов в алфавитном порядке на индонезийском языке для поддержания разумной системы подачи документов.
Шаг
Часть 1 из 2: Архивирование по алфавиту
Шаг 1. Решите, какую алфавитную систему использовать
Хотя это может показаться простым, у алфавитной файловой системы есть несколько вариантов на выбор. Вы должны выбрать одну систему и применять ее последовательно.
- Буквенная регистрация основана на каждой букве в каждом слове в том порядке, в котором она встречается, и игнорирует пробелы между словами.
- Пословное архивирование выполняется путем сортировки каждого файла по первой букве каждого слова в строке.
- При поштучной регистрации учитываются и сортируются каждое слово, аббревиатура и инициал. Это та система, которую обычно рекомендуется внедрять.
Шаг 2. Сгруппируйте файлы
Когда у вас есть все файлы, которые нужно заархивировать, решите, как их все вместе сгруппировать. Вы можете использовать формат словаря, где все отсортировано по алфавиту, независимо от типа файла или файлов в нем. Вы также можете использовать формат энциклопедии, где вы группируете файлы по типу или тематике, а затем сортируете их в алфавитном порядке.
Если вам нужно архивировать файлы различных типов (квитанции, налоговые декларации, письма и т. Д.), Мы рекомендуем использовать формат энциклопедии. Сначала сгруппируйте файлы по типу, а затем отсортируйте их по алфавиту. Используйте рамку или цветовой код для разделения документов
Шаг 3. Проиндексируйте заархивированные файлы
Индексирование - это группировка каждого раздела заголовка файла в соответствующие блоки. Чтобы индексировать файлы перед их архивированием, вам необходимо разделить элементы каждого имени файла и создать новое имя, которое будет скорректировано по алфавиту и будет отличаться от имени по умолчанию. В качестве примера:
- Допустим, вам нужно проиндексировать и заархивировать следующие файлы: статью об аноа под названием «Поведение аноа в еде», биографию ведущего эксперта по аноа, Жасмин А. Далия, и рекламную брошюру для выставки аноа в зоопарке Джакарты.
- Биография Жасмин А. Далия индексируется как «Далия, Жасмин А.», потому что при регистрации сначала должна стоять фамилия. Таким образом, файлы архивируются в буквенной группе «D».
- Если вы выберете метод классификации, например словарь, статью «Поведение аноа в еде» следует проиндексировать соответствующим образом. Соответственно, заархивируйте его в буквенной группе «P» (от «Поведение»).
- В противном случае вы можете проиндексировать «Anoa Eating Behaviors» как «Anoa, Eating Behaviors», если вы используете группировку в формате энциклопедии, а не просто архивируете файлы, связанные с anoa. Затем этот файл архивируется в буквенной группе «А».
- Рекламную брошюру можно проиндексировать как «Anoa, выставка (Зоопарк Джакарты)», если вы прогнозируете, что на выставке anoa будет много материалов. Например, вы можете проиндексировать другой файл как «Anoa, выставка (Зоопарк Бандунга).
- В противном случае рекламная брошюра может быть проиндексирована как «Зоопарк Джакарты (выставка Аноа)», если вы ожидаете получить несколько файлов, связанных с зоопарком Джакарты, или если вы хотите использовать группировку файлов в формате энциклопедии по географическому положению.
Шаг 4. Отсортируйте файлы в алфавитном порядке в соответствии с их индексными именами
Общее правило хранения файлов в алфавитном порядке - располагать файлы от A (первый) до Z (последний). Используйте специальную информацию, чтобы определить различие и порядок, чтобы вы могли разделить файлы. В качестве примера:
- Порядок, проиндексированный на предыдущем шаге, может быть примерно таким (в зависимости от используемой системы): «Далия, Жасмин А.», «Зоопарк Джакарты (выставка Anoa)» и «Поведение аноа в еде» ИЛИ «Anoa, выставка (Джакарта Зоопарк)) »,« Аноа, пищевое поведение »и« Далия, Жасмин А. ».
- Файлы для «Кенгуру» сортируются после файлов для «Слон». Файлы для «Жирафа» будут между ними, а файлы для «Anoa» располагаются перед «Медведем» и «Овцами». Таким образом, порядок следующий: «Аноа», «Медведь», «Овца», «Слон», «Жираф», «Кенгуру».
- Если вы позже добавите файлы «Armadillo», они будут после «Anoa». Поскольку оба они начинаются с буквы «А», вам нужно будет посмотреть на букву после А («N» для аноа и «R» для «броненосца»), чтобы определить порядок. Таким образом, новый заказ: «Аноа», «Броненосец», «Медведь», «Овца», «Слон», «Жираф», «Кенгуру».
Шаг 5. Обозначьте папку с файлами
Чтобы упростить поиск, пометьте каждую папку архива индексным именем, соответствующим файлу в ней. Этот метод также упрощает архивирование новых файлов по порядку.
- Поместите архив в свою папку.
- Было бы проще, если бы вы обозначили папку цветом, чтобы повысить ее удобство использования. Например, если вы используете группировку в формате энциклопедии, каждой группе назначается свой цвет, и каждый файл в каждой группе помечается в соответствии с его цветом.
Шаг 6. Задокументируйте систему индексирования и регистрации
Ваша система индексирования и файловой системы должна применяться последовательно. Убедитесь, что каждый, у кого есть доступ к файлу, знает систему, в которой он работает. Например, вы можете создать или поделиться документом, который содержит подробную информацию о правилах вашей файловой системы. Это поможет каждому эффективно использовать файловую систему.
Шаг 7. Правильно заархивируйте новый файл
Поместите файлы в шкаф по имени индекса и в алфавитном порядке в соответствии с вашей системой. При необходимости переместите текущий файл, чтобы включить новый файл в его правильное место.
Часть 2 из 2: Работа с особыми случаями
Шаг 1. Заархивируйте файлы в соответствии со значимыми условиями
Иногда проще архивировать файлы по ключевому слову, а не по названию или имени, указанным там. Это гарантирует, что файлы можно индексировать и искать, используя наиболее логичные термины. В качестве примера:
«Первый банк в Джакарте» можно проиндексировать и заархивировать как «Джакарта, первый банк». «Джакарта» является ключевым термином в этой записи вместо «Первый» или «Банк», особенно если у вас есть другие файлы с аналогичным именем, например «Первый банк в Бандунге» или «Первый банк в Медане»
Шаг 2. Сортируйте имена по фамилии
Стандартный архив рекомендует в первую очередь проиндексировать фамилии людей, поскольку они считаются важными терминами.
- Поэтому «Жасмин А. Далия» индексируется и архивируется как «Далия, Жасмин А.».
- Включите заголовок (Доктор, Ир и т. Д.) В конце. Например, «Доктор. Жасмин А. Далия »индексируется и архивируется как« Далия, Жасмин А., доктор ».
- Обычно имена сортируются по буквам написания. Например, «Макдональдс» будет раньше «Макдональдс». Следовательно, «Д», «Л», «Ле», «де» и т. Д. рассматривается как часть названия, а не как отдельная единица. Обычно это применяется к иностранным именам. Например, файлы «Heinlein», «Le Guin», «L'Engle» и «Wolfe» отсортированы правильно (НЕ «L'Engle», «Le Guin», «Heinlein», «Wolfe»).
- Исключение из этого правила обычно применяется, когда имя человека является частью названия бизнеса или организации. В этом случае относитесь к имени человека как к единице названия компании. Например, «Jasmin A. Dahlia Pest Control Services» подана под буквенной группой «J» и НЕ индексируется как «Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services».
Шаг 3. Игнорируйте артикли, союзы и предлоги
Артикли (например, «a», «an» и «the» на английском языке), союзы (например, «и», «но» и «или») и предлоги (например, «с», «от» и « to ») обычно пропускается при индексировании и архивировании в алфавитном порядке, потому что это не считается значимым термином. Это верно, даже если в имени файла используются статьи, союзы или предлоги. В качестве примера:
- Файл, озаглавленный «Исследование практики кормления эму», заархивирован в группе с буквой «E» для «Emu» (важное слово в названии файла), а не с буквой «A» от «an», поскольку это Английская статья.
- «Dahlia and Soetono, Служба борьбы с вредителями» перечислены после «Dahlia, Jasmin A.» Имена указателей начинаются с букв «Dahlia», так что определение порядка переходит к следующему значимому термину (в данном случае «Soetono» и «Jasmin») для определения порядка подачи. Игнорируйте слово «и», потому что оно не имеет значения.
Шаг 4. Обращайтесь с сокращениями, как если бы они были произнесены
При регистрации вы можете встретить такие сокращения, как «TBK». (сокращение от «Open»). Обычно вы индексируете и архивируете файлы как слово, а не просто строку букв.
Например, «Jasmin A. Dahlia Mining Company» находится в архиве после «Jasmin A. Dahlia Tbk.»
Шаг 5. Запишите числа как обычно
Когда вы архивируете файлы в алфавитном порядке, вы увидите файлы с номерами. Обычно эти файлы архивируются как обычно, а не так, как если бы они были прописаны. Цифры также помещаются в архив перед буквами.
- Например, «3 дня навсегда» будет заархивировано перед «100 бизнес-советами» (потому что «3» стоит перед «100»).
- «Советы по обмену» и «Советы по игре» будут заархивированы после «100 советов для бизнеса», потому что числа располагаются перед буквами.
- Записанные числа обрабатываются как слова, а не числа. Например, файлы «100 великих лидеров в мире бизнеса», «Двести эффективных советов по ведению бизнеса» и «Советы по ведению бизнеса» находятся в порядке.
- Однако, если это облегчит вашу регистрацию, не стесняйтесь делать исключение и всегда сортируйте числа, как если бы они были написаны.
Шаг 6. Обработка специальных символов
Следует учитывать все не алфавитные или нечисловые символы, встречающиеся при индексировании. Однако обработка связанных символов зависит от типа:
- Знаки препинания (например, апострофы, точки и запятые) обычно игнорируются. Например, файлы «Вашингтонский лучший кофе» и «Ярмарка штата Вашингтон» архивируются по порядку.
- Обычно диакритические знаки игнорируются и рассматриваются как связанные буквы. Например, «clair» архивируется как «Eclair», а «ber» - как «Uber». Однако этот метод не применяется, если вы архивируете файл в алфавитном порядке на языке, который использует диакритические знаки, так что необходимо соблюдать обычный алфавитный порядок этого языка.
Шаг 7. При необходимости используйте правило «ничего раньше»
Обычно пробелы (включая знаки препинания и другие пропущенные элементы) игнорируются при архивировании в алфавитном порядке. Однако, если вы встретите файлы, которые начинаются одинаково, используйте пробел или правило «ничего перед чем-то», чтобы указать порядок в архиве.
- Например, файлы «Банк Джакарта», «Банк Бандунг» и «Банк Медан» архивируются в этом порядке.
- Таким образом, файл "Георгин, Жасмин А." была до "Далия, Жасмин А., доктор".
Шаг 8. При необходимости выделите файл более подробной информацией
В редких случаях алфавитной информации недостаточно для определения порядка файлов. Если так. Используйте дополнительную информацию для индексации и архивирования файлов. Отметьте дополнительную информацию в каждом файле, чтобы их можно было различить. В качестве примера:
- Если у вас есть файлы для двух человек по имени Жасмин А. Далия, отсортируйте их по дате рождения. Досье «Далия, Жасмин А. (род. 1853)» предшествует «Далия, Жасмин А. (род. 1967).
- Вы также можете сортировать файлы по географическому положению. Если у вас есть файлы из трех разных банков из трех разных мест, и каждый банк имеет название «Банк Мандири», отсортируйте их, как в следующем примере: «Банк Мандири (Бандунг)», «Банк Мандири (Джакарта)» и «Банк Мандири (Медан) ".
- Поэтому, если у вас есть два файла о медведях или типах медведей, дифференцируйте их дальше по видам, географическому положению и т. Д. Например, файлы для «Медведь, шоколад» и «Медведь, полярный» (по порядку) или файлы для «Медведь (Европа)» и «Медведь (Северная Америка)» (по порядку).
Шаг 9. Сообщите обо всех исключениях и особых правилах
Убедитесь, что все, кто использует ваши файлы, знают обо всех исключениях из правил стандартной файловой системы. Это поможет обеспечить правильное и эффективное использование файловой системы.
