Рабочие часы - важная часть предложения прибыльного проекта и определения стоимости выполненных работ. Поскольку рабочая сила составляет большую часть большей части контрактной работы, точная оценка рабочего времени и отчетность по ним имеют решающее значение для успеха вашего бизнеса.
Шаг
Часть 1 из 2: Расчет рабочего времени для подачи заявок на участие в проекте
Шаг 1. Разделите проект на составляющие
Первая часть расчета отработанных часов - это разделение проекта на более мелкие компоненты. Затем оцените количество часов, необходимое для завершения каждого компонента. Эти компоненты следует обозначать в соответствии с типом задействованной рабочей силы. Если вы строите многоквартирный комплекс, вам потребуются трудозатраты на земляные работы, строительство, электричество, водопровод и так далее. Убедитесь, что вы оцениваете каждый компонент, который является частью проекта.
Шаг 2. Определите тип необходимой рабочей силы
Тип персонала сильно зависит от задач, которые необходимо выполнить. Вам не нужен прораб для каждой работы. Простые задания могут выполнять ассистенты или стажеры. Этот процесс определения более сложен для должностей, в которых задействованы разные типы рабочей силы, от простых до сложных.
Шаг 3. Оцените время, необходимое для завершения каждого компонента
После того, как вы определили компоненты и тип труда для каждого компонента, оцените общее количество человеко-часов, необходимых для завершения каждого этапа от начала до конца. Не включайте перерывы. Количество отработанных часов должно отражать продолжительность рабочего времени, затраченного на завершение этапа.
- Если вы хорошо знаете тип работы для каждого этапа, попробуйте использовать прошлые проекты в качестве ориентира для оценки рабочего времени. Например, если вы знаете, что одному работнику требуется десять часов, чтобы установить четыре новых окна, или 2,5 часа на каждое окно, ваш текущий проект может не сильно отличаться.
- Если на этапе вашего проекта задействован другой тип рабочей силы, нет как только вы познакомитесь, проведите небольшое исследование, чтобы определить примерное рабочее время. в зависимости от проекта вы можете найти ценную информацию в Интернете или у других подрядчиков. Вы также можете воспользоваться услугами консультанта, который знаком с нужным вам персоналом. Консультант может помочь вам оценить рабочее время, необходимое для завершения конкретного этапа.
- Также при оценке учитывайте такие факторы, как степень сложности работы. Если окно в вашем будущем проекте находится на 7-м этаже, а окно, над которым работали в предыдущем проекте, находится на первом этаже, увеличьте соотношение часов на окно, чтобы учесть эту разницу.
- Включите оценку времени, затраченного на выполнение административных задач, предусмотренных контрактом.
Шаг 4. Включите часы супервизора
Вы также можете включить проектные часы для бригадира или менеджера, который будет руководить группой рабочих и управлять подробной отчетностью и соблюдением графика проекта. В некоторых проектах может быть задействовано более одного руководителя или бригадира, которые управляют различными компонентами проекта. Другие проекты могут использовать несколько разных уровней надзора. У вас может быть бригадир для управления рабочими по различным компонентам проекта и главный руководитель, который управляет всеми бригадирами.
Шаг 5. Используйте свои оценки, чтобы подготовить график проекта
Срок завершения проекта определит ваш клиент. Возможно, клиент попросит вас указать, сколько времени вам потребуется на выполнение проекта. Вы можете использовать рассчитанные этапы и часы для разработки графика проекта. Определите компоненты, которые могут быть выполнены одновременно, и компоненты, которые должны выполняться поэтапно (выход одного процесса становится входом для следующего процесса). Если вы знаете, когда должен быть завершен каждый этап, вы можете разделить количество часов, необходимое для завершения этапа, на 8-часовой рабочий день за период времени проекта. Вы можете удлинить или сократить сроки проекта, добавив или сократив персонал. Чем больше у вас будет рабочих, тем быстрее можно будет пройти этап.
- Некоторым проектам требуется более 8 часов в день или 40 часов в неделю для выполнения этапов в соответствии с графиком. Им нужна сверхурочная работа, которую нужно стимулировать.
- Например, если у вас есть один месяц, чтобы построить фундамент нового дома, и вы знаете, что для строительства фундамента требуется 1000 часов на каждый труд, разделите 1000 на 8-часовой рабочий день в месяц, чтобы определить количество трудозатрат, необходимых для завершения. этот этап в точное время (1000 часов работы по проекту / 20 рабочих дней в месяц = 50 часов в день; 50 часов в день / 8 часов на рабочую силу = 6,25 трудозатрат).
- Реалистично оценивайте количество работников, нанятых в указанный период времени. Было бы нереально потребовать 7 электриков для завершения монтажа цепи за неделю, в зависимости от наличия электриков в вашем районе. Возможно, вам придется продлить сроки, чтобы обеспечить доступность рабочей силы для вашего проекта.
- Если вы планируете выполнять несколько этапов одновременно, вам нужно будет разделить рабочую силу для завершения каждого этапа.
Шаг 6. Подготовьте и отправьте свое предложение
Добавьте часы, отработанные для каждой необходимой рабочей силы, чтобы получить общее количество часов, отработанных для каждого типа рабочей силы. Если вам нужен только один тип персонала, объедините все часы работы над проектом в одно число. Если вам требуются разные типы рабочей силы, в вашем предложении должно быть указано количество отработанных часов для каждого типа рабочей силы. Мы рекомендуем вам включить все затраты на рабочую силу, включая налоги и льготы. В некоторых контрактах может быть указана минимальная ставка заработной платы для каждого типа рабочей силы. Кроме того, укажите любую наценку (часть прибыли), которую вы хотите взимать.
Например, вас выбрали для установки новой кухни в доме среднего размера. Вам придется разделить проект на несколько этапов, состоящих из сантехнических, электромонтажных и общестроительных работ. Ваше предложение должно отражать общее количество часов, отработанных электриком, сантехником и общестроительными работами, а также ставки заработной платы для каждого типа рабочей силы
Шаг 7. Скорректируйте предполагаемое рабочее время по мере выполнения проекта
Поскольку оценки времени являются только оценками, вам следует обновлять оценки по мере продвижения проекта. Возможно, вам придется выставить счет клиенту на основе фактического количества отработанных часов командой, поэтому вам следует периодически предоставлять обновленные оценки отработанного времени. Это предотвращает удивление клиента чрезмерной эксплуатацией рабочего времени.
- Включите «фактор выдумки», который представляет собой увеличение приблизительного времени из-за неизвестности. Количество ложного фактора зависит от сложности работы, наличия рабочей силы, зависимости от внешних агентов и взаимосвязи одного процесса с другим.
- Большинство подрядчиков объясняют, что их заявки являются приблизительными. Фактическое количество отработанных часов будет варьироваться, и клиенты будут платить в соответствии с фактически отработанными часами по мере продвижения проекта. Однако возможно, что клиент захочет выплатить единовременную сумму, основанную на оценках, а не платить за фактически отработанные часы. Обратите особое внимание на все формулировки контракта, которые указывают на это соглашение, потому что в подобном соглашении подрядчик должен тщательно оценивать затраты.
- Если клиент собирается платить на основе фактически отработанных часов, не забывайте, что ваше предложение отражает приблизительные оценки, и вам не следует взимать плату за значительно большее количество отработанных часов, если нет веской и доказуемой причины. Если вы столкнулись с проблемой и подтвердили, что вы превысили расчетное рабочее время, сообщите об этом клиенту, чтобы предотвратить недопонимание.
- Составьте письменное соглашение, в котором указывается работа, которая, скорее всего, появится и выходит за рамки работы. Включите процессы для идентификации и утверждения этих изменений, такие как разрешения и необходимая документация.
Часть 2 из 2: Отчетность о рабочем времени для контрактных работ
Шаг 1. Соберите информацию о вашей рабочей силе
Убедитесь, что файлы сотрудников для всего персонала вашего проекта точны, и ведите их. Сюда входят ведомости заработной платы и все юридические документы. Если вы пользуетесь услугами инженеров, электриков, сантехников или других лицензированных рабочих, вам нужно будет хранить доказательства их активных файлов сертификации. Для большинства инженерных и строительных работ требуется выяснить, нанимается ли государство по контракту. Вы несете ответственность за то, чтобы все, кто работает на вас, были должным образом сертифицированы, включая субподрядчиков.
- Вы можете платить зарплату стороннему персоналу за работу над проектом. Эти субподрядчики работают на вас, подрядчика, и вы взимаете с клиента их зарплату. Даже если субподрядчик не является вашим сотрудником, их сертификационная информация должна быть собрана и храниться в файле. Как подрядчик, вы несете ответственность за то, чтобы каждый, кто работает над проектом, имел соответствующую квалификацию, если это не указано в контракте.
- Государственные контракты обычно требуют дополнительной информации о сотрудниках и субподрядчиках для обеспечения соблюдения Закона. Это включает в себя отчетность об этнической принадлежности и ставках заработной платы, чтобы гарантировать отсутствие дискриминационной практики. Если у вас есть государственный контракт, внимательно прочтите и соблюдайте все инструкции по найму и отчетности, чтобы предотвратить проблемы с заработной платой.
Шаг 2. Контролируйте рабочее время
Чтобы иметь возможность составлять точные отчеты для клиентов, вам нужен метод контроля рабочего времени сотрудников, работающих над проектом. Вы можете использовать часы или табель, но эти записи должны быть проверены, чтобы гарантировать точность. В зависимости от согласованного контракта от вас могут потребоваться периодические проверки и подтверждение действительности заявленного количества отработанных часов.
- Один из способов обеспечить точность отчетности о рабочем времени - назначить руководителя для каждого сотрудника или группы сотрудников. В конце каждой недели, когда сотрудник представляет табель учета рабочего времени, руководитель может просмотреть и подписать карточку, чтобы доказать, что она верна. Это предотвращает добавление сотрудниками фиктивных отработанных часов.
- Вы также можете попробовать использовать систему электронных карт рабочего времени для отслеживания рабочего времени сотрудников. Убедитесь, что система хорошо контролируется, чтобы предотвратить неправильное использование. Если отчет о отработанном времени вызывает сомнения, вы должны иметь возможность его доказать.
- Государственные клиенты по закону обязаны собирать всю информацию перед выплатой подрядчикам, поскольку заработная плата выплачивается за счет налогов. Уровень надзора при составлении отчетов о сроках реализации государственных проектов будет очень высоким. Тщательно и подробно следуйте всем инструкциям по отчетности по согласованию.
Шаг 3. Регулярно отправляйте клиентам отчеты о заработной плате
В вашем контракте должно быть указано, как часто вы должны сообщать клиенту количество отработанных часов, чтобы получать зарплату. При отправке этого отчета вы перенесете информацию из своих расчетных ведомостей и документов учета в отчет для конкретного клиента, в котором сравнивается количество часов, на которые выставлен счет, с расчетным количеством отработанных часов на момент проведения торгов. Если есть большое расхождение между расчетным и фактическим количеством отработанных часов, вы должны иметь возможность дать клиенту убедительные объяснения.
Шаг 4. Используйте заметки, чтобы подготовить смету для вашего следующего проекта
В конце проекта ваша информация о мониторинге рабочего времени будет бесценной, поскольку она предоставит подробную информацию о продолжительности выполнения конкретных заданий. Вы можете использовать эти данные для оценки, например, количества отработанных часов на количество установленных плиток или времени ожидания после выравнивания влажного цемента. Эта информация улучшит ваши будущие предложения и сохранит прибыльность вашего бизнеса.
