Вы когда-нибудь писали официальное письмо-заявку раньше? Официальные письма-заявки обычно отправляются по разным причинам, например, чтобы взыскать долги, попросить о помощи или попросить кого-то сделать что-то конкретное. В идеале письмо-заявка должно быть не более одной страницы. Другими словами, ваш запрос должен быть передан прямо, ясно, уверенно и прямо и заканчиваться правильным предложением. Итак, каков правильный приговор, чтобы закрыть письмо-заявку? В общем, заключительное предложение письма очень зависит от цели письма и личности получателя письма. Например, если письмо адресовано кому-то, кого вы знаете лично, не стесняйтесь заканчивать его более непринужденным тоном. Между тем, если письмо написано с деловой целью, убедитесь, что вы закончили его более официальным тоном.
Шаг
Метод 1 из 2: завершение личного приложения
Шаг 1. Используйте вежливый стиль языка
В личном письме-заявке, как правило, составителю письма необходимо сначала указать причины своего заявления, а затем изложить его прямо, ясно и конкретно. Не забывайте использовать вежливый и менее требовательный выбор города, например «Вы бы хотели» или «Вы бы хотели», чтобы получатель письма не чувствовал себя ошеломленным вашим запросом.
Например, вы можете написать: «Не могли бы вы пойти с моей сестрой на благотворительное мероприятие, чтобы ей не приходилось выходить на улицу одной?»
Шаг 2. Изложите свой дополнительный запрос в новом абзаце
Если вам нужно получить ответ в определенное время или получателю нужно сделать что-то еще, связанное с запросом, включите его в отдельный абзац. Таким образом, получатель письма будет знать, что последующая заявка является вторичной, но все же связана с основной заявкой.
Тем не менее, используя тот же пример, вы можете включить дополнительный запрос, например: «Мы были бы очень признательны, если бы вы забрали ее дома, чтобы пойти на благотворительное мероприятие, а потом отвезли бы»
Шаг 3. Поблагодарите получателя за рассмотрение запроса
После того, как ваш запрос был отправлен, включите короткое заявление с благодарностью получателю письма. Если хотите, также передайте, насколько важна и значима для вас их помощь.
Например, вы можете добавить что-то вроде: «Большое спасибо за то, что вы готовы нам помочь. Ваша помощь будет очень полезна моей сестре, которая очень хочет посетить благотворительное мероприятие »
Шаг 4. Включите любую дополнительную информацию, которая может понадобиться получателю
Если ваш запрос должен быть сделан определенным образом или в определенную дату и время, пожалуйста, включите его после того, как поблагодарите вас. Кроме того, вы также можете указать контактную информацию на тот случай, если получатель письма захочет сначала связаться с вами.
Например, вы можете написать: «К вашему сведению, моей сестре необходимо встретиться с организаторами до начала мероприятия. Поэтому он должен прибыть на место проведения мероприятия как минимум за час »
Кончик:
Включив дополнительную информацию, не забудьте еще раз сказать спасибо. Поступая таким образом, получатель письма не будет чувствовать себя обремененным просьбой или даже не почувствует, что вы воспользовались его добротой.
Шаг 5. Включите заключительное приветствие, прежде чем писать свое имя в конце письма
Простое заключительное приветствие, такое как «Салам», уместно включить в конец личного письма-заявления. Если вы и получатель письма ближе или ближе, используйте более теплый тон заключительного приветствия, например «Приветствую» или «Всегда люблю».
Добавьте запятую после заключительного приветствия, а затем оставьте две пустые строки для своей подписи. После этих двух пустых строк укажите свое полное имя
Метод 2 из 2: завершение работы с бизнес-приложениями
Шаг 1. В теле письма укажите вашу заявку
При написании официального письма-заявки для деловых, профессиональных и академических целей не забудьте указать цель письма с самого начала. Если возможно, делайте запрос конкретно в первом предложении письма, а не в конце.
Поскольку ваш запрос был объяснен в начале письма, нет необходимости повторять его в конце письма
Шаг 2. Поблагодарите получателя за время и внимание
В новом абзаце напишите короткое предложение, поблагодарив получателя за то, что он потратил драгоценное время на то, чтобы прочитать и рассмотреть ваш запрос. Убедитесь, что он знает, что вы цените его готовность.
Например, вы можете добавить что-то вроде: «Спасибо, что уделили время рассмотрению моей просьбы. Я очень ценю это."
Кончик:
Поблагодарив получателя за время и внимание, вы также можете добавить извинения, например: «Приносим извинения за причиненные неудобства», если это необходимо.
Шаг 3. Укажите крайний срок, который должен знать получатель
Если вам нужно получить ответ на письмо к определенному времени, не забудьте указать адресату дату и время. В некоторых случаях вам может потребоваться краткое обоснование важности установки крайнего срока.
Например, вы можете добавить что-то вроде: «Извините за неожиданность, но мне нужен ваш ответ до понедельника, 22 апреля, потому что я уже забронировал билет на самолет в этот день и вернусь в (название вашего города) только через 2 недели. после этого."
Шаг 4. Предоставьте контактную информацию, чтобы получатели могли связаться с вами, если у них возникнут вопросы
Помогите получателю письма легко и быстро связаться с вами, особенно если вам понадобится ответ в ближайшее время. Уловка, просто укажите контактную информацию, с которой он сможет легко связаться в рабочее время.
Например, вы можете написать: «Если у вас есть вопросы, позвоните мне по номеру офиса: 222-123-4567»
Шаг 5. Закончите письмо официальным и вежливым заключительным приветствием
Некоторые примеры заключительных приветствий, которые вы можете включить в официальное письмо о бизнес-заявке, - это «С уважением» или «Приветствия». После заключительного приветствия не забудьте поставить запятую, а затем оставить две пустые строки для своей подписи. После этих двух пустых строк укажите свое полное имя.
Если вам нужна дополнительная информация, например название должности или идентификационный номер, добавьте ее сразу под своим полным именем
подсказки
- Не забудьте отредактировать письмо перед печатью и подписью. Помните, малейшая ошибка может подорвать ваше доверие и создать риск того, что ваш запрос не будет выполнен получателем письма.
- Сохраните копию письма в личном деле, по крайней мере, до тех пор, пока ваше заявление не будет выполнено.
- Если вы планируете отправить письмо через Интернет, а не через почтовую службу, используемый формат фактически тот же. В конце письма оставьте место для подписи, даже если оно будет позже опорожнено, если у вас нет цифровой подписи, которую вы можете прикрепить.
