Активность чековых счетов легче регистрировать с помощью чековых регистров, созданных в Microsoft Excel. Вы можете настроить чековые регистры для классификации расходов, чтобы отслеживать все выплаты наличными. Вы можете создать формулу, чтобы узнать остаток денег на счете. Помимо того, что это полезно, создав чековый регистр в Excel, вы также можете узнать основы Excel.
Шаг
Часть 1 из 5: Создание столбцов в Excel
Шаг 1. Познакомьтесь с Excel
Excel - это программа для работы с электронными таблицами, используемая для управления данными и выполнения вычислений с помощью формул. Таблицы Excel организованы по столбцам и строкам.
- Настольную версию Excel можно установить на ПК или Mac. Есть также бесплатные онлайн-приложения для вашего компьютера, планшета или телефона. Функциональность каждой версии немного отличается.
- Excel существует уже давно, и каждый год всегда появляется новая версия. Каждая версия работает лишь немного по-другому.
- В Excel строки расположены горизонтально и отсортированы по номерам. Столбцы расположены вертикально и отсортированы по буквам. Квадраты, где встречаются строки и столбцы, называются ячейками. Ячейки названы в честь строк и столбцов. Ячейка в пятой строке столбца D называется D5 (столбец D, строка 5).
- Знайте разницу между рабочим листом и книгой. Рабочий лист - это файл Excel, содержащий одну или несколько электронных таблиц. Каждая электронная таблица находится на отдельных вкладках в книге. В книгах обычно есть три вкладки, но при необходимости их можно добавить.
- Вы можете просто использовать одну вкладку для создания базового контрольного реестра.
- Вы будете использовать две вкладки для создания функции категории нагрузки в контрольном регистре.
Шаг 2. Откройте пустую таблицу
Как открыть электронную таблицу зависит от операционной системы и типа компьютера, который вы используете.
- На ПК под управлением операционной системы Windows 7 щелкните меню «Пуск» в нижнем левом углу рабочего стола. В появившемся меню щелкните «Программы». В появившемся меню выберите Microsoft Office, затем щелкните Microsoft Office Excel. В этот момент на вашем рабочем столе появится пустая таблица.
- На ПК с Windows 7 или более поздней версии щелкните значок Windows в нижнем левом углу экрана, затем щелкните плитку Microsoft Excel, чтобы открыть Excel. Слева появится страница, показывающая новые файлы, а справа - параметры нового шаблона документа. Щелкните первый вариант шаблона, Пустая книга, чтобы открыть новую электронную таблицу.
- Чтобы открыть Excel на Mac, щелкните Excel в доке. Щелкните «Файл» в строке меню. Нажмите «Открыть», затем нажмите «Создать». Вы попадете в новую пустую таблицу.
Шаг 3. Создайте подписи столбцов
Используйте ярлык, который обычно находится в чековой книжке регистра. Создать столбцы для даты, нет. чек, получатель и описание или памятка. Затем создайте столбцы для дебетования (т.е. платежей или снятий), кредитов (т.е. депозитов) и форвардных балансов.
- Введите «ДАТУ» в ячейку B1 (столбец B, строка 1). Здесь вводится дата транзакции.
- Переместите одну ячейку вправо, ячейку C1 (столбец C, строка 1). Введите "ПУНКТ №". Здесь вводится номер чека или тип транзакции, например «банкомат» или «депозит».
- Переместите одну ячейку вправо, ячейку D1 (столбец D, строка 1). Введите «PAYEE». Это имя получателя чека или получателя.
- Переместите одну ячейку вправо, ячейку E1 (столбец E, строка 1). Введите «ОПИСАНИЕ». Здесь вводятся данные о транзакции.
- Переместите одну ячейку вправо, ячейку F1 (столбец F, строка 1). Типа «ДЕБЕТ». Здесь фиксируются деньги, которые уходят со счета (отток).
- Переместите одну ячейку вправо, ячейку G1 (столбец G, строка 1). Типа «КАТЕГОРИЯ РАСХОДОВ». Сначала оставьте это поле пустым. Эти параметры столбца будут созданы позже.
- Переместите одну ячейку вправо, ячейку H1 (столбец H, строка 1). Типа «КРЕДИТ». Здесь фиксируются деньги, которые поступают на счет (приток).
- Переместите одну ячейку вправо, ячейку J1 (столбец J, строка 1). Типа «КАТЕГОРИЯ ДОХОДОВ». Эти параметры столбца также будут созданы на более позднем этапе.
- Переместите одну ячейку вправо, ячейку K1 (столбец K, строка 1). Типа «БАЛАНС». Это сумма на счете после регистрации всех транзакций.
Шаг 4. Отформатируйте подписи столбцов
Добавьте форматирование к столбцу меток жирным шрифтом и задайте для строк меток регистров другой цвет фона для удобства чтения. Сначала выберите диапазон ячеек, который вы хотите отформатировать, затем выберите параметр форматирования.
- Найдите параметры формата на вкладке «ГЛАВНАЯ» на ленте панели инструментов. Эта вкладка «ГЛАВНАЯ» уже открыта, когда вы открываете новую книгу.
- Выберите ячейку B1 (ДАТА), затем перетащите курсор по всем меткам до ячейки K1 (БАЛАНС).
- В верхнем левом углу панели инструментов нажмите «B», чтобы выбрать полужирный формат.
- Щелкните значок ведра с краской, чтобы просмотреть цветовую палитру фона и изменить цвет фона.
Шаг 5. Измените размер нескольких столбцов
Обычно размер столбца слишком мал для хранения введенных вами данных. Например, столбцы «PAYEE» и «DESCRIPTION» могут содержать длинные имена или длинные заметки. Столбец A служит только разделителем, поэтому его размер очень узкий.
- Щелкните заголовок столбца A, чтобы выбрать весь столбец. В правом верхнем углу панели инструментов на ленте «ГЛАВНАЯ» нажмите кнопку «ФОРМАТИРОВАТЬ». В раскрывающемся меню нажмите «Ширина столбца», введите 2 и нажмите «ОК». Столбец A будет очень узким.
- Разверните столбец D «PAYEE». Щелкните раздел заголовка в столбце D, чтобы выбрать этот столбец. Наведите указатель мыши на границу столбцов D и E. Курсор изменится на курсор изменения размера, имеющий форму, подобную знаку плюса со стрелкой. Когда этот курсор станет видимым, щелкните левой кнопкой мыши и перетащите мышь вправо, чтобы сделать столбец желаемой ширины.
- Повторите ту же процедуру, чтобы развернуть столбец E «ОПИСАНИЕ».
Шаг 6. Отцентрируйте метку регистра
Выделите всю первую строку. Щелкните левой кнопкой мыши номер один на левой границе страницы. В верхнем левом углу панели инструментов на ленте «ГЛАВНАЯ» нажмите кнопку выравнивания по центру. Все данные в выбранных ячейках будут центрированы. Метки столбцов в каждой ячейке теперь центрированы.
Часть 2 из 5: Форматирование ячеек
Шаг 1. Введите некоторые данные
Чтобы увидеть внесенные изменения формата, введите в ячейки четыре строки данных. Начните с начального баланса, затем введите остальные три транзакции.
- Добавьте дату начального сальдо в ячейку B2, например 27.09.15. В столбце «PAYEE» в ячейке D2 введите «Начальный баланс». В столбце «БАЛАНС» в ячейке K2 введите сумму денег на вашем счете в соответствии с датой в ячейке B2.
- Добавьте еще три транзакции. Комбинируйте дебетовые транзакции (например, платежи по чекам или снятие средств в банкоматах) и кредитные транзакции (например, депозиты).
- Обратите внимание на несовместимое форматирование каждого числа в ячейке. Формат столбца даты может измениться на «2015/09/27» или «27 сентября». В столбце суммы в долларах может отображаться неправильное количество десятичных знаков. Отформатируйте, чтобы все было чисто.
Шаг 2. Отформатируйте дату
Убедитесь, что в этом столбце отображаются согласованные даты. В Excel есть много вариантов форматирования дат. Выберите, какой вы хотите.
- Щелкните заголовок в столбце B - «ДАТА». Будет выбран весь столбец.
- Щелкните столбец правой кнопкой мыши и выберите «Формат ячеек». Появится окно «Форматировать ячейки».
- Выберите вкладку «Числа». Выберите «Дата» в «Категории». Выберите нужный формат даты и нажмите ОК в правом нижнем углу окна.
- Пока столбец все еще выбран, отцентрируйте данные в этих ячейках, щелкнув значок выравнивания по центру в верхнем левом углу панели инструментов на ленте «ГЛАВНАЯ».
Шаг 3. Отформатируйте столбец «ПУНКТ №»
Данные в этом столбце должны быть выровнены по центру. Выделите весь столбец C, щелкнув заголовок столбца. Щелкните значок выравнивания по центру. Обратите внимание на данные, которые были введены в этот столбец. Письмо должно быть по центру.
Проверьте формат столбцов D и E, «PAYEE» и «DESCRIPTION». Excel обычно форматирует ячейки так, чтобы данные были выровнены по левому краю. Этот формат подойдет для этой колонки. Дважды проверьте размер столбца. Теперь в этих ячейках есть данные, поэтому при необходимости отрегулируйте ширину столбца, чтобы сделать столбец шире или уже
Шаг 4. Отформатируйте валюту в столбцах F, H и K или «ДЕБЕТ», «КРЕДИТ» и «ПЕРВЫЙ БАЛАНС»
В валюте используются двузначные десятичные знаки. Есть возможность отображать знак доллара. При желании номер дебета также можно сделать красным.
- Выберите столбец F. Щелкните правой кнопкой мыши столбец F и выберите «Формат ячеек». Появится окно «Форматировать ячейки». На вкладке «Число» выберите «Учет». Выберите «2» в опции «Десятичные разряды». Выберите знак доллара в поле «Символ».
- Повторите вышеуказанные шаги для столбцов H и K.
- Чтобы номер дебета выглядел красным, щелкните заголовок в столбце F, чтобы выбрать весь столбец. Щелкните столбец правой кнопкой мыши и выберите Формат ячеек. Выберите вкладку «Шрифт», когда откроется окно «Формат ячеек». На этой вкладке щелкните раскрывающийся список рядом с параметром Цвет. На палитре щелкните красный цвет.
Часть 3 из 5: Создание формул
Шаг 1. Создайте формулу для расчета текущего баланса
Введите формулу математической операции для расчета текущего баланса в столбец K. Формула в ячейке K2 не нужна. Здесь вводится ваш начальный баланс.
- Щелкните ячейку K3. Щелкните строку формул в верхней части таблицы. Введите формулу для выполнения расчета. Введите = СУММ (K2-F3 + H3). Эта формула сообщает электронной таблице, что нужно взять начальное сальдо (ячейка K2), вычесть дебетовые, если они есть (ячейка F3), и добавить кредиты, если они есть (ячейка H3).
- Если начальный баланс составляет 200 долларов, а ваша первая запись - это чек на 35 долларов, запишите 35 долларов как дебет в ячейке F3. Формула, введенная вами в ячейку H3, берет начальное сальдо и вычитает дебет, так что сальдо составляет 165 долларов.
Шаг 2. Скопируйте формулу
Выберите ячейку K3. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Копировать. Выделите ячейки K4 и K5, затем щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Вставить». Теперь формула скопирована в эти ячейки. Теперь текущий баланс был рассчитан в столбце K для всех введенных строк данных.
Шаг 3. Создайте условную формулу для очистки столбца текущего баланса
Вы можете скопировать приведенную выше формулу в ячейку K6. Однако, поскольку вы не ввели никаких данных, текущий баланс из ячейки K5 также появится в ячейке K6. Чтобы прояснить это, создайте условную формулу, которая очистит ячейку, если транзакции не введены, но отобразит баланс, если он есть.
В ячейке K6 введите формулу = IF (ISBLANK (B6), "", SUM (K5-F6 + H6)). Это сообщит Excel, что если ячейка B6 в столбце «ДАТА» пуста, ячейка H6 должна быть пустой, но если ячейка B6 не пуста, необходимо рассчитать баланс
Шаг 4. Разверните формулу с помощью автозаполнения
Функция автозаполнения заполняет формулу соседних ячеек, поэтому нет необходимости повторно вводить формулу «БАЛАНС».
- Найдите рычажок автозаполнения в активной ячейке. Посмотрите на маленький темный прямоугольник в правом нижнем углу активной ячейки. Наведите указатель мыши на курсор, пока он не изменится на курсор автозаполнения, который выглядит как тонкий плюс.
- Щелкните ячейку K6. Наведите указатель мыши на рычажок автозаполнения, и курсор изменится на тонкий знак плюса. Щелкните левой кнопкой мыши и удерживайте рычажок автозаполнения. Перетащите курсор в ячейку K100 (столбец K, строка 100).
- Формула теперь копируется во все ячейки, столбцы с K по строку 100. Номера строк и столбцов в каждой ячейке автоматически корректируются, чтобы формула могла вычисляться правильно.
Часть 4 из 5: Добавление категорий
Шаг 1. Создайте категорию транзакции
Категории транзакций полезны для отслеживания оттока денежных средств и типов доходов. Категории могут относиться к налогам на прибыль, таким как налоги на имущество или благотворительные пожертвования. Категории также можно использовать для создания диаграмм, которые легко визуализируют финансовую деятельность учетной записи.
Шаг 2. Создайте вкладку «Категории»
Эта вкладка используется для хранения всех потенциальных категорий проверок реестра доходов и расходов. Переименуйте одну из вкладок в книге «Категории». Дважды щелкните заголовок существующей вкладки, чтобы выделить имя. Имя изменится на «Лист2» или «Лист3». Когда имя листа выделено, введите новое имя для вкладки, например «Категории».
В ячейке B4 введите «Категории». Отформатируйте ячейки, чтобы они были полужирными, и отцентрируйте их
Шаг 3. Создайте категории дохода
Введите «*** Доход ***» в ячейку B5. Сюда включены все категории доходов, которые вы имеете или можете получить в будущем. Введите все категории своего дохода, начиная с ячейки B6 и двигаясь вниз.
- Самая распространенная категория дохода - «Заработная плата» (заработная плата). Разбейте различные категории заработной платы, если имеется более одной работы.
- Ваше финансовое положение является определяющим фактором для других категорий доходов. Если вы владеете акциями, создайте категорию «Дивиденды». Также создайте категории поддержки детей, если применимо. Другие категории, такие как «Процентный доход», «Подарки» и «Разное».
Шаг 4. Создайте категории нагрузки
Очистите ячейки в последней категории дохода. Переместитесь на одну ячейку вниз и введите «*** Расходы ***». В этом разделе представлены все категории нагрузки.
Количество категорий нагрузки зависит от ваших обстоятельств, включая «Ипотека», «Аренда», «Страхование», «Оплата автомобиля», «Газ», «Электричество», «Телефон» или «Развлечения»
Шаг 5. Дайте имя диапазону ячеек, содержащему категорию
Выберите ячейку B5, затем выделите ячейку B5 для всех категорий доходов и расходов. Найдите поле имени ячейки в верхнем левом углу окна, которое находится слева от поля формулы. В названии первой ячейки выделенного диапазона будет отображаться «B5». Щелкните поле имени ячейки и введите «Категории». Это имя диапазона ячеек, который вы можете использовать в контрольном регистре.
Шаг 6. Используйте категории расходов и доходов в чековом регистре
Вернитесь на вкладку, на которой вы создали регистр чеков. Теперь столбцы «КАТЕГОРИЯ РАСХОДОВ» и «КАТЕГОРИЯ ДОХОДОВ» будут добавлены в раскрывающееся меню.
- Выберите ячейку G2 во вкладке «Реестр». Это первая ячейка в столбце «КАТЕГОРИЯ РАСХОДОВ».
- Выберите ленту «ДАННЫЕ» на панели инструментов. Нажмите кнопку «Проверка данных». В раскрывающемся меню выберите «Проверка данных». Откроется окно «Проверка данных».
- На вкладке «Настройки» окна «Проверка данных» найдите раскрывающийся список «Разрешить». Щелкните стрелку вниз и выберите «Список». Введите «= Категории» в разделе «Источник». нажмите ОК.
- Рядом с ячейкой G2 появится маленькая стрелка. Щелкните эту стрелку, чтобы отобразить список категорий. Щелкните категорию, соответствующую строковой транзакции.
- Скопируйте формулу из ячейки G2 в ячейку G100 с помощью автозаполнения.
- Перейдите в ячейку J2, чтобы повторить процесс в столбце «КАТЕГОРИЯ ДОХОДОВ».
Часть 5 из 5: Защита чекового реестра
Шаг 1. Заблокируйте ячейки формулы и защитите электронную таблицу
Защита рабочего листа означает, что вы не можете перезаписывать данные в заблокированных ячейках, поэтому вам не нужно беспокоиться о том, что будущие расчеты баланса будут неправильными из-за ошибок формул. Вы также можете добавить пароль, чтобы ваш чековый регистр был более защищен от других пользователей. Убедитесь, что пароль легко запомнить, или запишите его в надежном месте. Рабочий лист не будет доступен, если вы забудете свой пароль.
Шаг 2. Разблокируйте ячейку
Как только рабочий лист будет защищен, все ячейки будут заблокированы. Следовательно, вы должны разблокировать вводимые ячейки данных, даже если рабочий лист защищен.
- Выберите ячейки от B2 до J100. Это все ячейки всех столбцов контрольных регистров, за исключением последнего столбца K, который является столбцом «БАЛАНС». Данные все равно необходимо вводить в эти ячейки, даже если рабочий лист защищен.
- В выделенном диапазоне ячеек щелкните правой кнопкой мыши. Выберите Формат ячеек.
- В окне «Формат ячеек» выберите вкладку «Защита». Снимите флажок «Заблокировано» и нажмите «ОК».
Шаг 3. Включите защиту на листе
Это означает, что все ячейки останутся заблокированными, включая ячейки в столбце K («БАЛАНС»), поэтому их нельзя будет перезаписать.
- Откройте ленту «ОБЗОР» на панели инструментов. Щелкните «Защитить лист», чтобы открыть окно «Защитить лист».
- Если вы хотите защитить рабочий лист, добавьте сюда пароль. Если нет, оставьте поле пустым.
- нажмите ОК. Проверочные регистры теперь не защищены.
Шаг 4. Снимите защиту листа, чтобы изменить заблокированные ячейки
Вы можете отменить этот процесс позже, если хотите изменить формулу в заблокированной ячейке. Откройте ленту «ОБЗОР» на панели инструментов. Нажимайте «Снять защиту с листа», пока не появится окно «Снять защиту с листа». нажмите ОК.
