Вы должны иметь дело с банками, страховыми компаниями, государственными учреждениями, работодателями в компаниях или даже школами. В таком случае вы должны убедить кого-то сделать или помочь вам что-то сделать. Как написать убедительное или убедительное письмо, дающее результат? Вот несколько ключевых идей, которые можно использовать в своем письме с убеждением.
Шаг
Часть 1 из 4: Подготовка к написанию письма
Шаг 1. Стимулируйте хорошие идеи
Прежде чем писать письмо, укажите, чего вы хотите, почему вы этого хотите, причины, по которым его следует передать, а также аргументы против этого. Выделение всех имеющихся идей поможет вам составить письмо и полностью понять вашу позицию по теме.
- Начнем с этого: я хочу убедить «своих читателей» стать моей «целью». Меняйте местами «мои читатели» на то, что вы хотите убедить, и «моя цель» на то, что вы их уговариваете сделать.
- Когда все вышесказанное станет ясным и недвусмысленным, спросите себя: почему? Перечислите причины, по которым вы хотите, чтобы ваши читатели делали то, что вы хотите.
- После определения причин отсортируйте их по тому, какой уровень важнее. Поместите все важные детали в одну колонку, а менее важные - в другую. Это поможет вам сузить кругозор до наиболее важных и важных моментов.
Шаг 2. Знайте свои цели
Убедитесь, что вы точно знаете, чего хотите или что вам нужно. Чего ты хочешь добиться? Как должен действовать этот офис?
Определяя цели, подумайте обо всех возможных решениях, которые вы можете предложить
Шаг 3. Познакомьтесь со своими читателями
Анализ и понимание ваших читателей поможет вам решить, как оформить письмо. Если возможно, решите, согласится ли читатель с вами, не согласен или будет нейтральным. Это поможет вам решить, какой вес придавать каждой стороне вашего аргумента.
- Попробуйте найти человека, к которому вы можете обратиться в письме. Кто они, чем они могут вам помочь? Они просто проигнорируют вашу жалобу? Как их поприветствовать? Они занимают руководящие или функциональные должности? Говорите в соответствии с их положением.
- Постарайтесь выявить убеждения и предубеждения читателей по вашей теме. Какие споры могут возникнуть между вами и вашими читателями? Как вы уважительно изложите контраргумент?
- Узнайте, что читатели обеспокоены вашей темой. Есть ли у них ограниченные средства для траты? На них напрямую влияет ваша тема? Сколько времени у них есть на рассмотрение вашего документа?
- Подумайте, какие доказательства потребуются вашим читателям в аргументе, чтобы убедить их.
Шаг 4. Изучите тему
Эффективное письмо с убеждением содержит доказательства и фактическую информацию, подтверждающую позицию. Обязательно учитывайте несколько точек зрения. Не просто исследуйте свою точку зрения; Также упомяните противоположные мнения и окружающие их факты.
- Используйте факты, логику, статистику и анекдотические свидетельства в поддержку своих утверждений.
- Не говорите сразу, что оппозиция не права. Вместо этого проявите уважение, объясняя, почему ваша позиция сильнее и заслуживает внимания.
Часть 2 из 4: Форматирование букв
Шаг 1. Используйте формат блока
Деловые письма имеют особый формат. Если формат будет аккуратным и правильным, это ни в малейшей степени не изменит мнения читателей. Однако, если формат неправильный и беспорядочный, они произведут на вас плохое впечатление и могут быть выброшены.
- Начните с использования блочных абзацев, разделенных двойным интервалом.
- Выровнять каждый абзац по левому краю; Другими словами, не делайте абзацев отступом, как в прозе или эссе.
- Оставляйте одну строку после каждого абзаца.
- Используйте стандартный шрифт, обычно Times New Roman или Arial, размер 12.
Шаг 2. Правильно укажите адрес бланка
Начните с ввода вашего адреса в верхнем левом углу. Не пишите свое имя - запишите только название улицы, город, район и почтовый индекс. Вы также можете указать номер телефона и адрес электронной почты, каждый в отдельной строке. Если вы живете в Великобритании, адрес должен быть написан справа. Заполните одну строку.
- Введите дату. Напишите полную дату, название месяца и год. Заполните одну строку.
- «4 июня 2013 года»
- Напишите имя и адрес получателя. Попробуйте найти конкретную сторону для отправки письма. Заполните одну строчку.
Шаг 3. Начните письмо с приветствия или приветствия
Обычно в форме слова «Уважаемый», за которым следует имя человека, к которому обращаются. Убедитесь, что вы правильно написали имя при вводе. Имя здесь должно совпадать с именем, написанным на бланке адреса.
- Приветствуя кого-то, используйте правильный титул или звание (Пак / Мадам / Доктор / и т. Д.), После которого укажите фамилию. Если вы не уверены, как женщина предпочитает называться, просто напишите «мисс».
- После этого всегда ставьте двоеточие.
- Завершите строку между приветствием и первым абзацем.
- "Уважаемый доктор. Коричневый:"
Шаг 4. Закройте письмо заключительным словом
Выбирая заключительное заявление, подумайте и обдумайте тон своего эссе. Такие высказывания, как «Спасибо», довольно стандартны, в то время как другие формы, такие как «Приветствую», более интимны. Решите, хотите ли вы, чтобы сопроводительное письмо было формальным или интимным. Что бы вы ни выбрали, первое слово должно быть написано с заглавной буквы, а следующее слово должно быть простым. После закрытия ставьте запятую.
- Выберите слово «С уважением», если хотите, чтобы оно было более формальным. «Приветствую», «Приветствую», «Спасибо» или «С уважением» - стандартные заключительные слова для деловых писем. В то время как слова «Приветствую», «Приветствую» или «Увидимся» кажутся более расслабленными и интимными.
- Пропустите следующие 4 строки, чтобы оставить место для вашей подписи, прежде чем вводить свое имя.
- "Спасибо,"
Часть 3 из 4: Написание писем
Шаг 1. Лаконично и лаконично
Убедительное письмо или уговоры должны быть краткими и вежливыми. Занятые люди редко читают письма, длина которых превышает страницу, или письма с резким тоном. Не надо слишком вычурных слов. Старайтесь использовать ясные и аккуратные предложения. Не представляйте искаженную и ненужную информацию, в том числе анекдоты.
- Избегайте слишком длинных предложений. Обязательно используйте сильные повествовательные предложения. Ваш текст должен быть кратким, лаконичным, по существу и легко читаемым.
- Не перетаскивайте абзацы слишком долго. Не впихивайте столько информации, чтобы читатель потерял интерес, отклонился от основной мысли или затруднил понимание вашей мысли. Придерживайтесь актуальной информации и меняйте абзацы всякий раз, когда хотите выразить новую идею или точку зрения.
Шаг 2. Сформулируйте основную мысль в первых нескольких предложениях
Начните с дружеского вступительного предложения, а затем переходите к делу. Сформулируйте свою потребность (основную цель написания письма) в первых двух предложениях.
Этот абзац может состоять только из 2-4 предложений
Шаг 3. Подчеркните важность вашего запроса во втором абзаце
В этом абзаце кратко изложите вашу озабоченность, просьбу или претензию. На этом этапе вы не указали никаких конкретных причин, поддержки или основных моментов; на этом этапе вы полностью объясняете свою позицию, параметры проблемы или запроса и причины, по которым это достаточно важно, чтобы действовать.
Не забывайте, чтобы текст письма был логичным, вежливым и содержательным. Избегайте чрезмерно эмоциональной речи, не требуйте действий и не говорите резко против человека или компании, которым адресовано письмо, или противников
Шаг 4. Поддержите свое приложение в следующем абзаце
Следующие несколько абзацев должны быть в состоянии обосновать вашу позицию, предоставляя предысторию и подробную информацию. Убедитесь, что эта информация логична, основана на фактах, аргументирована, практична и законна. Не основывайте свой запрос исключительно на личных эмоциях, убеждениях или желаниях. Не утомляйте читателя длинными рассказами; перейти к делу быстро и точно. Для достижения этой цели вы можете использовать несколько различных стратегий:
- Предоставьте фрагменты статистики и фактов, чтобы привлечь сочувствие и логику читателей. Убедитесь, что статистика и факты поступают из надежных и уважаемых источников и что вы также искренне используете данные, не вырывая их из контекста.
- Предлагайте цитаты экспертов по теме, которые поддерживают вашу позицию или опровергают оппозицию. Эти эксперты должны быть уважаемыми деятелями в своих областях и действительно иметь соответствующие навыки, чтобы иметь мнение по обсуждаемому вопросу.
- Укажите причины, по которым ваш запрос должен быть удовлетворен. Принуждение людей делать то, что вы хотите, не является эффективным методом убеждения, но если вы объясните, почему вы считаете, что что-то нужно делать, это может помочь изменить их мнение. Объясните текущую ситуацию и почему она должна измениться.
- Представьте детали, спецификации и ограничения вашей должности и приложения. Обсудите усилия, которые были предприняты ранее, в отношении приложения, или даже если по нему нет или отсутствуют действия.
- Приведите примеры свидетельств, относящихся к вашей позиции. Подумайте о других доказательствах того, почему ваша позиция важна.
- Не забудьте ограничить то, что вы можете и хотите включить в абзац. Объясните свою точку зрения и ситуацию. Не переусердствуйте с подробностями, но включите все важные моменты. Выбирайте только самую актуальную статистику, экспертов и свидетельства.
Шаг 5. Обратитесь к оппозиции
Один из самых эффективных способов убеждения или убеждения - обращение к оппозиции. Вы должны уметь предугадывать любые возражения, возражения или вопросы читателей, чтобы вы могли ответить на них в письме. Найдите общий язык с оппозицией или окажите твердую поддержку своей позиции.
- Убедитесь, что вы публично признаете разницу между вашей позицией и оппозицией. Не скрывайте этого, потому что это ослабит ваши аргументы. Подчеркните ваши общие ценности, опыт и проблемы с оппозицией.
- Избегайте обвинительных заявлений. Это сделает письмо излишне эмоциональным и ослабит вашу логическую привлекательность. Чрезмерно негативное и обвинительное отношение также помешает оппоненту согласиться с вашей точкой зрения.
Шаг 6. Закройте письмо, подтвердив свою заявку
Повторите свою просьбу или мнение в конце письма. Это абзац, в котором вы представляете решение или призываете к действию. Скажите читателю, что вы будете следить за этой перепиской по телефону, электронной почте или лично.
- Закончите письмо сильным предложением, которое поможет убедить читателя встать на вашу сторону или, по крайней мере, увидеть более ясно с вашей точки зрения.
- Предложите свои собственные решения или помогите. Согласитесь на компромисс или встретитесь посередине. Покажите, что вы сделали или готовы справиться с ситуацией.
Часть 4 из 4: Последние штрихи
Шаг 1. Проверьте наличие ошибок
Ошибки в грамматике, произношении и написании слов произведут плохое впечатление. Вы хотите, чтобы читатель сосредоточился на вашей идее и просьбе, а не на опечатке. Перед отправкой перечитайте письмо несколько раз. Прочтите вслух, чтобы услышать, как это звучит.
При необходимости попросите кого-нибудь проверить ваше письмо на наличие орфографических ошибок (или воспользуйтесь функцией проверки орфографии в программном обеспечении)
Шаг 2. Поставьте свою подпись
Если вы предпочитаете отправлять письма почтовым отделением на электронную почту, вам нужно будет поставить свою подпись. Он персонализирует и удостоверяет ваше письмо.
Шаг 3. При необходимости предоставьте копии официального письма другим ключевым сторонам
Если кто-либо из целевой компании или организации также должен прочитать ваше письмо, предоставьте ему копию. Это означает распечатку и отправку более одного письма с оригинальными подписями.
Шаг 4. Сохраните копию себе
Всегда храните копии своих писем и делайте личные заметки вместе с пометками о том, когда и кому было отправлено письмо. Запишите, что вы делали, пока проблема не была решена.
подсказки
- Оставайтесь в теме. Будьте осторожны и не добавляйте случайную информацию, не имеющую отношения к обсуждаемой вами проблеме. Придерживайтесь актуальных фактов и не усложняйте их. Используйте эти факты для большей наглядности.
- Используйте маркированный список в середине абзаца только в том случае, если вы абсолютно уверены и четко представляете шаги, действия или рекомендации.
- Адаптируйте свои маркеры к типу компании или целевой организации. У некоммерческих организаций образ мышления отличается от мышления крупных компаний.
- Пишите в стандартной письменной индонезийской форме. Это не текстовые сообщения или социальные сети; но формальное письмо. Использование сокращений, сленга и смайлов может заставить вас проигнорировать.
- Не относитесь к своим читателям так, будто они что-то вам должны, и тогда вы чувствуете себя вправе подать в суд. Успокойте их, сохраняя при этом дружеский и профессиональный тон письма.
