В этой статье обсуждается, как напрямую сравнивать информацию между двумя файлами Excel. Как только вы научитесь манипулировать и сравнивать информацию, вы можете использовать функции «Поиск», «Индекс» и «Сопоставление» для помощи в анализе.
Шаг
Метод 1 из 4. Использование функции отображения «бок о бок» в Excel
Шаг 1. Откройте книгу, которую нужно сравнить
Вы можете найти файл книги, открыв Excel, щелкнув значок « Файл ", выбирать " Открытым »И щелкнув две книги, которые вы хотите сравнить, в появившемся меню.
Посетите папку хранения книг, выберите каждую книгу отдельно и оставьте открытыми оба окна с книгами
Шаг 2. Щелкните вкладку «Просмотр»
Открыв книгу, вы можете щелкнуть вкладку « Вид »В центре верхней части окна Excel.
Шаг 3. Щелкните Просмотр бок о бок
Эта опция находится в разделе «Окно» меню « Вид ”И обозначается значком с двумя листами. Два листа будут отображаться в меньшем окне Excel с вертикальным расположением стопки.
- Эта опция может быть недоступна на странице « Вид », Если в Excel открыта только одна книга.
- Если открыты две книги, Excel автоматически выберет оба документа для просмотра рядом.
Шаг 4. Щелкните «Упорядочить все»
Этот параметр позволяет изменять ориентацию книги при параллельном просмотре.
В появившемся меню вы можете выбрать вариант просмотра обеих книг (например, « По горизонтали ”, “ вертикальный ”, “ Каскад ", или " Плиточный ”).
Шаг 5. Включите функцию «Синхронная прокрутка»
Открыв обе книги, щелкните значок « Синхронная прокрутка »(В варианте« Посмотреть бок о бок ”), Чтобы вы могли легко просматривать оба листа Excel в каждой строке и вручную проверять различия в данных.
Шаг 6. Перетащите одну из книг для прокрутки обеих страниц
После включения функции «Синхронная прокрутка» вы можете одновременно просматривать обе страницы книги и легко сравнивать существующие данные.
Метод 2 из 4. Использование функции «Поиск»
Шаг 1. Откройте две книги, которые нужно сравнить
Вы можете найти его, открыв Excel, нажав на меню « Файл ", щелкните" Открытым ”И выбирает две книги для сравнения из меню.
Посетите папку хранения книги, выберите каждую книгу отдельно и оставьте открытыми оба окна с книгами
Шаг 2. Укажите поля, которые может выбрать пользователь файла
В этом поле будет отображаться раскрывающийся список.
Шаг 3. Щелкните поле
После щелчка рамка сетки станет темнее.
Шаг 4. Щелкните вкладку ДАННЫЕ на панели инструментов
После того, как вкладка будет нажата, выберите ПРОВЕРКА »В раскрывающемся меню. После этого появится всплывающее меню.
Если вы используете старую версию Excel, панель инструментов «ДАННЫЕ» появится после того, как вы выберете вкладку «. ДАННЫЕ »И отображает параметр« Проверка данных "вместо варианта" Проверка ”.
Шаг 5. Щелкните Список в списке «РАЗРЕШИТЬ»
Шаг 6. Нажмите кнопку с красной стрелкой
Эта кнопка позволяет вам выбрать источник (другими словами, первый столбец), который будет преобразован в данные для раскрывающегося меню.
Шаг 7. Выберите первый столбец в списке и нажмите клавишу Enter
Нажмите Ok », Когда отображается окно проверки данных. Вы можете увидеть рамку со стрелкой внутри. При щелчке по этой стрелке отображается раскрывающийся список.
Шаг 8. Установите флажки, которые вы хотите использовать для отображения другой информации
Шаг 9. Щелкните вкладку Вставка и ссылка
В более ранних версиях Excel вам не нужно нажимать кнопку « Вставлять "и можно напрямую выбрать вкладку" Функции »Для отображения категории« Поиск и справка ”.
Шаг 10. Выберите «Поиск и ссылка» из списка категорий
Шаг 11. Найдите в списке поиск
После двойного щелчка по опции откроется другое окно, в котором вы можете выбрать опцию « Ok ”.
Шаг 12. Выберите поле с раскрывающимся списком для записи «lookup_value»
Шаг 13. Выберите первый столбец в списке для записи «Lookup_vector»
Шаг 14. Выберите второй столбец в списке для записи «Result_vector»
Шаг 15. Выберите запись из раскрывающегося списка
После этого информация изменится автоматически.
Метод 3 из 4: Использование службы сравнения XL
Шаг 1. Откройте браузер и посетите
Вы попадете на веб-сайт XL Comparator, где сможете загрузить две книги Excel, которые хотите сравнить.
Шаг 2. Щелкните Выбрать файл
Откроется новое окно, в котором вы сможете найти один из двух документов Excel, которые хотите сравнить. Убедитесь, что вы выбрали файл в двух доступных полях на веб-странице.
Шаг 3. Нажмите Далее>, чтобы продолжить
После выбора этой опции вверху страницы будет отображаться всплывающее сообщение, информирующее вас о том, что процесс загрузки файла уже выполняется, и обработка больших файлов может занять больше времени. Нажмите Ok », Чтобы закрыть сообщение.
Шаг 4. Выберите столбец, который вы хотите просканировать
Под каждым именем файла есть раскрывающееся меню с надписью « Выберите столбец Щелкните раскрывающееся меню в каждом файле, чтобы выбрать столбцы, которые нужно отметить и сравнить.
Имена столбцов будут отображаться при нажатии раскрывающегося меню
Шаг 5. Выберите содержимое для файла результатов
В этой категории есть четыре варианта с воздушными шарами рядом с ними. Один из них нужно выбрать в качестве руководства по формату для итогового документа.
Шаг 6. Выберите вариант для удобного сравнения столбцов
В нижнем поле меню сравнения вы увидите два дополнительных условия фильтрации для сравнения документов: « Игнорировать прописные / строчные буквы " а также " Игнорировать "пробелы" до и после значений " Перед продолжением установите флажки для обоих вариантов.
Шаг 7. Щелкните Далее>, чтобы продолжить
После этого вы попадете на страницу загрузки полученного документа.
Шаг 8. Загрузите сравнительный документ
Шаг 1. Найдите книгу и имя рабочего листа
-
В этом методе мы будем использовать три образца книги, которые сохранены и названы следующим образом:
- C: / Appeals / Books1.xls (загружает электронную таблицу с надписью «Продажи 1999»)
- C: / Appeals / Books2.xls (загружает электронную таблицу с надписью «Продажи за 2000 год»)
- Обе книги имеют первый столбец «A» с названием продукта и второй столбец «B» с количеством продаж за каждый год. Первая строка - это имя столбца.
Шаг 2. Создайте книгу сравнения
Вам необходимо создать Buku3.xls для сравнения данных. Используйте один столбец для отображения названия продукта, а следующий столбец - для разницы в продажах продукта за сравниваемые годы.
C: / Appeals / Books3.xls (загружает рабочий лист с надписью «Разница»)
Шаг 3. Поместите заголовок в столбец
Просто откройте рабочий лист «Book3.xls», затем щелкните поле «A1» и введите:
- = 'C: / Appeal [Book1.xls] Sales 1999'! A1
- Если вы сохранили файл в другом каталоге, замените «C: / Banding \» на адрес этого каталога. Если вы используете другое имя файла, замените «Book1.xls» и введите соответствующее имя файла. Если вы используете другое имя / этикетку листа, замените «Продажи 1999» на соответствующее имя / этикетку листа. Не забудьте не открывать файл, на который указывает ссылка («Book1.xls»). Excel может изменить добавленную ссылку, если вы ее откроете. Фактически вы можете получить коробку с тем же содержимым / данными, что и коробка, которая используется в качестве справки.
Шаг 4. Перетащите поле «A1» вниз, чтобы отобразить весь список продуктов
Щелкните правый нижний угол поля и потяните вниз, чтобы отобразить все имена.
Шаг 5. Назовите второй столбец
В этом примере вы можете ввести «Разница» в поле «B1».
Шаг 6. Оцените разницу между продажами каждого продукта (на примере этой статьи)
В этом примере введите следующую запись в поле «B2»:
- = 'C: / Appeal [Book2.xls] Sales 2000'! B2-'C: / Appeal [Book1.xls] Sales 1999 '! B2
- Вы можете использовать обычные операции Excel с полем исходных данных из справочного файла.
