Написать электронное письмо на самом деле довольно просто, но есть общий формат, на который следует обратить внимание. Также знайте разницу между официальной и неформальной перепиской. Вот что вам следует знать.
Шаг
Метод 1 из 5. Основные действия по отправке электронной почты
Шаг 1. Создайте адрес электронной почты
Если у вас еще нет адреса электронной почты, вам необходимо зарегистрироваться у поставщика услуг электронной почты, прежде чем продолжить. К счастью, многие бесплатные веб-службы электронной почты позволяют получить адрес электронной почты, не тратя никаких денег. Некоторые из самых популярных веб-служб электронной почты включают в себя:
- Gmail
- Hotmail
- Почта Яху
Шаг 2. Нажмите «Написать» или «Создать»
Перед составлением электронного письма вам необходимо открыть новый пустой почтовый ящик. Способ открытия почтового ящика зависит от используемой вами службы, но обычно в верхней части страницы есть кнопка с такие ярлыки, как «Написать», «Новое» или «Новое сообщение».
Если вы не знаете, как создать новое сообщение, посетите страницу поддержки вашей почтовой службы, чтобы узнать, как это сделать в деталях
Шаг 3. Запишите адрес электронной почты получателя
Вам не нужно записывать свой адрес электронной почты, но вы должны записать адрес электронной почты человека, который получит ваше письмо.
- Обычно вы можете просто использовать пробел для разделения нескольких адресов электронной почты, но некоторые службы требуют, чтобы вы разделяли несколько адресов электронной почты запятой или другим знаком препинания. Если служба, которую вы используете, требует использования этих знаков препинания, поставщик услуг должен был предоставить соответствующие инструкции.
- Введите адрес электронной почты основного получателя в поле «Кому:». Основным получателем обычно является лицо, которому предназначено сообщение или которое упоминается в теле письма.
- Введите другой адрес электронной почты в поле «CC:». Этот столбец является столбцом «копировать». Получатели обычно вводятся в поле для копирования, если электронное письмо не адресовано конкретно получателю копии, но содержит информацию, которую он или она должны знать.
- Используйте поле «BCC:», чтобы скрыть адреса электронной почты. Если вы не хотите, чтобы получатели видели, кому адресовано электронное письмо, введите адрес получателя в поле «скрытая копия».
Шаг 4. Напишите информативный заголовок
Каждая служба электронной почты позволяет вам писать заголовок / тему вашего электронного письма в поле «Тема».
-
Название вашего электронного письма должно быть коротким, но давать получателю представление о его содержании.
- Например, неформальное электронное письмо другу может быть озаглавлено «Как дела?», Но если вы отправили задание по электронной почте, оно может быть озаглавлено «Задание по математике».
- Вопросы к преподавателям или начальству также могут быть озаглавлены «Вопросы о …», за которыми следует короткая метка, содержащая объяснение интересующей вас темы.
- Имейте в виду, что сообщения без названия будут появляться в почтовых ящиках получателей с пометкой «(без темы)».
Шаг 5. Напишите текст письма
Тело электронного письма должно быть написано в большом текстовом поле под полем заголовка.
- Электронное письмо обычно должно содержать приветствие, сообщение и закрытие.
- Поскольку электронная почта предназначена для быстрого общения, как правило, вам следует следить за тем, чтобы ваша электронная почта была не слишком длинной.
Шаг 6. Нажмите кнопку «Отправить»
После того, как вы закончите составлять электронное письмо, перечитайте его, чтобы убедиться, что вы не сделали грамматических или орфографических ошибок, и что в сообщении затрагивается тема, которую вы хотите затронуть. Когда ваше электронное письмо будет готово к отправке, нажмите «Отправить» в окне сообщения, чтобы отправить электронное письмо получателю.
Метод 2 из 5. Написание неофициального электронного письма
Шаг 1. Знайте, когда отправлять неформальные электронные письма
Неофициальные электронные письма следует адресовать людям, которые вам небезразличны, включая друзей, семью и партнеров. Если ваш адрес электронной почты не является официальным и вы отправляете его кому-то, кого хорошо знаете, вы можете отправить неофициальное письмо.
Единственное хорошее время, чтобы отправить официальное электронное письмо друзьям или семье, - это когда вы отправляете групповое сообщение в формальном тоне, например, с просьбой о пожертвовании или рекламой. Поскольку электронное письмо также будет отправлено людям, которые не очень близки вам, вам нужно будет настроить тон, чтобы понравиться этим людям
Шаг 2. Напишите неформальный заголовок
Вам не нужно писать заголовок, но вы должны дать заголовок своему электронному письму. Напишите краткий, лаконичный и понятный заголовок.
- Например, если вы пишете электронное письмо старому другу, вы можете использовать заголовок, который заставит вас смеяться, или простой заголовок, такой как «Давно не виделись!».
- Если вы пишете электронное письмо с определенной целью, запишите свою цель. Например, если вы пишете электронное письмо о вечеринке, укажите в заголовке письмо с упоминанием этого мероприятия.
Шаг 3. Рассмотрите возможность упоминания имени получателя в электронном письме
Для неформальных писем это не обязательно, но все же может быть вежливым способом начать сообщение.
-
Ваше приветствие может быть таким простым, как имя получателя:
Боб
-
Вы также можете включить дружеское приветствие:
- "Привет боб!"
- "Мистер Боб,"
- "Доброе утро, Боб!"
Шаг 4. Напишите письмо четко, но используйте неформальный язык
Содержание вашего электронного письма должно быть легким для понимания, но в неформальном тоне разговора.
- Прочтите письмо и спросите себя, похоже ли это письмо на то, что я сказал бы, если бы поговорил лично? Если да, значит, вы нашли правильный тон для неформальных писем.
- Используйте сокращения. Аббревиатуры не являются частью официального письма. но обычно используется в повседневном разговоре. Следовательно, аббревиатура подходит для неформальных писем.
- При желании используйте сленг. Вы можете использовать интернет-сленг, например: «thx» для «спасибо». Titi DJ для «будьте осторожны в дороге», «s7» для «согласен» и т. Д.
- Также при необходимости используйте смайлики:).
Шаг 5. Вы можете написать свое имя в конце электронного письма
Как и приветствие, закрытие или подпись на самом деле не нужны для неформальных писем, они могут быть хорошим способом закрыть сообщение.
-
Закрытие вашего электронного письма может быть просто именем:
- "Джен"
- "-Джен"
-
Вы также можете проявить немного творчества с закрытием электронной почты:
- «Это было давно! Джен».
- «Это письмо будет удалено автоматически. 3… 2… 1…»
Метод 3 из 5: написание официального электронного письма
Шаг 1. Знайте, когда пришло время отправить официальное электронное письмо
Вам следует использовать официальный адрес электронной почты, когда вы пишете сообщения людям, которых вы плохо знаете, например начальникам, коллегам, клиентам и покупателям, инструкторам и общественным / политическим лидерам.
-
Имейте в виду, что вы можете почувствовать, что в официальном электронном письме нет необходимости, когда вы пишете электронные письма указанным выше людям, если у вас есть отношения с этим человеком. Если формальное электронное письмо кажется слишком жестким, напишите «полуформальное» письмо.
- В полуформальных письмах ваш стиль может быть немного более расслабленным, но вам все равно не разрешается использовать интернет-сленг.
- Вы все равно должны включать подпись в полуофициальные электронные письма, но вам не нужно предоставлять всю свою контактную информацию от своего имени.
Шаг 2. Напишите информативный заголовок
Название вашего электронного письма должно быть коротким, но точным. Сразу переходите к проблеме, которую вы поднимаете.
-
Например:
- Когда вы пишете своему профессору по электронной почте о задании для сочинения, напишите «Вопросы для сочинения».
- Когда вы подаете заявку на вакансию, о которой вы знаете из объявления, напишите «Заявление на руководящую должность (из объявления)».
- Если вы пишете электронное письмо с просьбой о помощи в службу поддержки клиентов или сообщаете о технической проблеме, напишите «Проблема с номером детали 000000».
Шаг 3. Напишите официальное приветствие
Официальное приветствие должно включать "Уважаемый / Уважаемый", за которым следует имя получателя. Используйте фамилию и соответствующий заголовок получателя, а затем завершите приветствие точкой.
-
Например:
- "Дорогой мистер Смит"
- "Дорогая миссис Джонс"
- "Уважаемый доктор Эванс"
Шаг 4. Убедитесь, что содержание письма соответствует цели и является точным
Убедитесь, что это не более нескольких абзацев, и что содержание действительно предназначено для освещения темы электронного письма. Используйте формальный язык и убедитесь в правильности орфографии и грамматики.
- Избегайте использования сокращений.
- Не используйте интернет-сленг и смайлики.
Шаг 5. Используйте подходящее заключительное приветствие
Самым распространенным заключительным приветствием является «Приветствие», но вы также можете использовать несколько других заключительных приветствий. Используйте вежливое завершающее приветствие и заканчивайте запятой.
-
Другие заключительные приветствия, которые вы можете использовать, включают:
- С наилучшими пожеланиями,
- Спасибо,
- С наилучшими пожеланиями,
Шаг 6. При необходимости укажите контактную информацию в своей подписи
Включите свое полное имя под закрывающим приветствием электронного письма. Под своим именем вы можете указать свою должность и контактную информацию, которая может потребоваться.
- Ваша должность, если таковая имеется, должна включать должность и название компании / учреждения, в котором вы работаете.
- Включите хотя бы номер телефона, номер факса и адрес электронной почты. Вы также можете указать почтовый адрес и веб-сайт.
Метод 4 из 5. Типы неофициальной электронной почты
Шаг 1. Напишите электронное письмо другу, который переехал в другой дом
Если ваши друзья, семья или партнер недавно переехали в другой дом, напишите электронное письмо, чтобы узнать об их состоянии. Спросите, как у них идет процесс миграции, какова их новая среда и так далее.
Шаг 2. Напишите другу, который никогда не давал вам адрес электронной почты
Если вы получили адрес электронной почты друга от кого-то еще, очень важно написать это письмо и убедиться, что адрес электронной почты вашего друга правильный. Не забудьте также объяснить, кто вы.
Шаг 3. Научитесь писать электронные письма мужчинам
Если вы женщина и впервые пишете электронное письмо парню, вы можете испытывать беспокойство, особенно если этот парень может вам понравиться. Попробуйте написать электронное письмо, которое будет выглядеть расслабленным, но при этом умным и спокойным.
Даже если это выглядит опасно, вы можете написать электронное письмо, чтобы выразить свою любовь
Шаг 4. Научитесь писать электронные письма женщинам
Если вы парень, который впервые отправляете электронное письмо женщине, вам может показаться, что это слишком сложно. Успокойтесь и напишите сообщение, которое будет выглядеть непринужденно, но аккуратно.
Шаг 5. Напишите письмо с приглашением
Если вы хотите, чтобы получатель письма выглядел смешно, используйте тот же язык, что и соблазнительный язык, который вы используете перед получателем. Вы также можете использовать смайлики или выражения, такие как «объятия и поцелуи».
Вы также можете писать соблазнительные электронные письма знакомым на сайтах знакомств. Если вы пишете это письмо, вам нужно выглядеть соблазнительно и информативно, чтобы он знал, кто вы
Шаг 6. Напишите любовное письмо
В эту цифровую эпоху любовные письма так же важны, как и любовные письма. Если ваш партнер рядом, и вы хотите выразить свою любовь, самый быстрый способ сделать это - по электронной почте.
Метод 5 из 5. Типы официальных электронных писем
Шаг 1. Отправьте заявку на работу по электронной почте
Когда вы отправляете заявку и резюме по электронной почте, вы должны объяснить, на какую вакансию вы претендуете, почему вы хотите эту работу и какие у вас есть квалификации, которые позволят вам хорошо подходить для этой работы. Вы также должны приложить свое резюме в качестве приложения.
- Вы также можете написать электронное письмо, чтобы подать заявку на стажировку. Объясните, какую стажировку вы хотите получить и как она может помочь вам в достижении ваших карьерных целей. Также укажите причины, по которым вас следует выбрать для прохождения стажировки.
- Отправьте дополнительное электронное письмо, если вы не получили ответа о вакансии, на которую претендуете.
Шаг 2. Знайте, как писать лекторам по электронной почте
Написать профессорам по электронной почте может быть непросто, но все равно это так же сложно, как и отправить любое другое официальное электронное письмо. Ваш профессор может быть занятым человеком, поэтому задавайте вопросы как можно яснее.
Если лектор вас хорошо знает, вы также можете отправить ему письмо с просьбой о рекомендательном письме
Шаг 3. Отправьте электронное письмо с «запросом»
Это электронное письмо представляет собой электронный запрос к редактору о принятии работы к публикации. Вы должны объяснить свою работу, чтобы ваш редактор понял ее.
Шаг 4. Используйте электронную почту для связи с персоналом
Если вы чувствуете, что что-то не так с кадрами вашей компании, самый быстрый способ решить эту проблему - отправить электронное письмо соответствующему сотруднику. Убедитесь, что ваше электронное письмо хорошо описывает проблему.
Предупреждение
Не указывайте в электронных письмах пароли, имена пользователей или личную информацию, такую как номера кредитных карт и ИНН.
