Мы часто слышим, как люди жалуются на нехватку времени для выполнения задач. Если вы испытаете то же самое, не волнуйтесь! Вы можете максимально использовать свое свободное время, овладев некоторыми базовыми организационными навыками и навыками управления временем. Чем разумнее вы распорядитесь своим временем, тем больше задач будет выполнено.
Шаг
Метод 1 из 3: определение того, как вы используете свое время
Шаг 1. Запишите все повседневные действия
Наблюдайте за тем, чем вы занимаетесь каждый день, и отметьте, сколько времени у вас уходит на их выполнение. Может быть, вы не думаете, что потраченное впустую время оказывается намного больше, чем время, которое на самом деле используется для выполнения повседневных задач.
Не забывайте записывать свои обычные домашние дела, такие как приготовление завтрака, подметание дома, принятие душа и т. Д
Шаг 2. Запишите все действия в тетрадь
Узнав, чем вы занимаетесь в течение дня и сколько времени, запишите их в тетрадь. Если вся информация объединена и представлена на одной странице, вы увидите закономерности и действия, которые могут привести к пустой трате времени.
- Делайте полные и четкие записи. Не записывайте несколько действий в одну запись, не игнорируйте, казалось бы, тривиальные задачи и точно отслеживайте время при мониторинге выполнения повседневных действий.
- Сгруппируйте мероприятия по категориям. Например, выделите синим цветом домашние дела, красным - работу в офисе, а черным - досуг. Этот метод поможет вам оценить, сколько времени займет каждая группа.
Шаг 3. Узнайте, как вы используете свое время
Вы проводите: 1 час в день в мечтах? 2 часа, чтобы решить, где поесть? 8 часов для выхода в Интернет? Найдите шаблоны, которые описывают, как вы используете свое время, а затем определите, какие занятия полезны, а какие нет.
- Вы зря теряете время, потому что вам не хватает самообладания? Вы привыкли откладывать работу? Вы несете огромную ответственность? Задайте себе эти вопросы, оценивая, как вы используете свое время.
- Возможно, вы нерационально планируете свои повседневные дела. Например, вы неправильно распорядились своим временем, если вы работаете 30 минут, сделаете 10-минутный перерыв, чтобы заняться мелкими вещами, а затем вернитесь к работе на 30 минут. Вы будете более сосредоточенными и продуктивными, если поработаете 1 час, а затем займитесь мелочами.
- Выполняйте задачи, устанавливая сроки. Это делается путем указания времени на выполнение определенных задач, не отвлекаясь.
Шаг 4. Внесите изменения в расписание
Как только вы точно знаете, чем заниматься и на что тратите время, скорректируйте свой распорядок дня. Убедитесь, что вы знаете, какие занятия вы не можете или не хотите исключить из-за нехватки времени. Действия, которые отнимают много времени, не всегда тратят время зря.
Шаг 5. Если на отправку писем, связанных с работой, у вас уходит 3 часа в день, вряд ли вы сократите время, отведенное на это действие
Однако, если вы отвечаете на 4-5 личных писем при отправке рабочих писем, сократите отведенное время.
Шаг 6. Измените свои привычки и взгляды
Даже если у вас есть проблемы с управлением своим временем, всегда есть решение. Теперь, когда вы знаете, почему вы зря тратите свое время или как вы должны использовать свое время, следующий шаг - изменить то, как вы распоряжаетесь своим временем, чтобы сформировать новые привычки.
- Если вы тратите много времени на уборку дома или готовку, рекомендуется нанять горничную или подписаться на услуги общественного питания. Для некоторых время дороже денег.
- Возможно, вы потратите немного времени на выход в Интернет без какой-либо конкретной цели. Ограничьте время доступа к определенным веб-сайтам или социальным сетям, если у вас есть более важные задачи.
Метод 2 из 3: предотвращение утечек
Шаг 1. Определите, что отвлекает вас во время повседневных дел
Постоянное отвлечение внимания - серьезное препятствие для разумного управления временем. Узнайте, какие занятия или люди отнимают у вас много времени, например, друзья, которые любят поболтать или хотят расслабиться, чтобы вы пренебрегали работой. Старайтесь избегать вещей, которые заставляют вас тратить время зря.
- Если вы теряете много времени, но не получаете ожидаемых результатов, возможно, вам следует избегать отвлекающих факторов.
- Работая в офисе, вы можете столкнуться с некоторыми коллегами, которые отвлекают вас. Не ведите светскую беседу или бесцельно болтайте в рабочее время. Однако будьте с ними вежливы, потому что поведение в офисе так же важно, как и умение управлять временем для достижения успеха в карьере.
Шаг 2. Не сидите надолго по телефону
Если вы проводите некоторое время за долгими телефонными разговорами, измените эту привычку. Часто личное общение оказывается более эффективным, чем по телефону. Итак, избавьтесь от привычки долго разговаривать по телефону.
При разговоре по телефону начало или конец разговора обычно сводится к пустякам. Многие люди не могут сосредоточиться и мечтать по телефону. Итак, постарайтесь осознавать это. Для достижения наилучших результатов проведите личную встречу, если вам нужно обсудить рабочие вопросы, поскольку обе стороны могут обсудить, не отвлекаясь во время встречи
Шаг 3. Не заходите на сайт слишком часто
Многие люди нуждаются в Интернете как в основном средстве для выполнения задач. Однако многие также теряют время, не ища статей, спортивных новостей, фотографий художников, котят или щенков. Сосредоточьтесь на использовании Интернета. Существуют различные программы для блокировки определенных приложений, веб-сайтов и мультимедиа с целью уменьшения количества перенаправлений из Интернета.
- Закройте Facebook, Twitter и другие социальные сети, когда вам нужно сосредоточиться на более важных вещах.
- Поиск тем через Google также занимает очень много времени. Сначала вы просто хотите найти некоторую информацию, но прежде чем вы это узнаете, вы просматриваете различные веб-сайты в течение 3 часов.
Шаг 4. Повесьте табличку «Пожалуйста, успокойтесь»
Может быть, вы видели табличку на двери гостиничного номера. Разместите этот знак в своем офисе или на рабочем месте. Вместо того, чтобы просить его в отеле, распечатайте его самостоятельно и при необходимости повесьте на дверь рабочего места. Таким образом, никто не приглашает вас в чат, чтобы вы могли сосредоточиться на работе.
Если вы работаете из дома, создайте для работы специальную комнату. Не работайте в местах, которые обычно используются для мероприятий с членами семьи. Легко отвлечься, когда вы слышите звук из телевизора, звонок телефона или звук видеоигры
Шаг 5. Будьте готовы к неожиданным развлечениям
Иногда отвлекающие факторы неизбежны, например, потому что ваш начальник приглашает вас поболтать через WA или ваши родители просят помощи в выполнении легких задач. Если у вас есть расписание, у вас не будет недостатка во времени для выполнения задач и приоритетных действий.
Метод 3 из 3: эффективное использование времени
Шаг 1. Запишите все, что нужно сделать
Не полагайтесь на память при выполнении повседневных задач. Составьте список действий, которые необходимо выполнить, и читайте его как можно чаще, чтобы достичь всех рабочих целей.
- Даже если определенные задачи кажутся тривиальными или легкими, просто запишите их. Расписание на повестке дня будет содержать что-то вроде «Позвонить Стиву», «Рассчитать размер прибыли» или «Отправить электронное письмо боссу».
- Возьмите за привычку делать заметки во время повседневных дел, чтобы вы были готовы делать заметки о новых занятиях или задачах. Хотя вы можете записать это позже, лучше не откладывать это, чтобы не забыть.
Шаг 2. Используйте календарь
Использование календаря или повестки дня в качестве средства для планирования повседневных дел помогает эффективно управлять своим временем. Записывайте все новое, что нужно включить в ваше расписание, например крайний срок, задачу или встречу. Выделите время каждое утро, чтобы прочитать свой распорядок дня, чтобы узнать, чем вы занимаетесь в течение дня.
Шаг 3. Не назначайте встречи по одному и тому же графику
Чтобы иметь возможность разумно распоряжаться временем, составьте расписание занятий, чтобы не было слишком многолюдно. Не соблюдайте сроки и не записывайтесь на прием по одному и тому же графику. Прежде чем соглашаться на новое расписание, прочтите повестку дня, чтобы обеспечить свободное время. Таким образом, вы сможете хорошо распоряжаться своим временем и придерживаться последовательного ежедневного графика.
Шаг 4. Избегайте отвлекающих факторов
Максимально продуктивно используйте свое время, устраняя вещи, которые отвлекают вас или мешают отклониться от расписания и откладывать другие дела. Выключите телевизор и видеоигры, чтобы сосредоточиться на своих приоритетных задачах и повеселиться позже.
Шаг 5. Расставьте приоритеты для задач, которые необходимо выполнить
Организуйте свое время как можно лучше, запланировав самые важные задачи или задачи, которые должны быть первыми. Запишите это задание в расписание, используя яркие цвета или небольшие стикеры. Сначала запланируйте первоочередные задачи, чтобы было достаточно времени для их выполнения, а затем перечислите другие действия, которые можно выполнить позже.
- Будьте готовы изменить приоритеты в любой момент. Есть вещи, которые возникают внезапно, и их нужно решать немедленно, чтобы вы были вынуждены прекратить работу, чтобы сосредоточить внимание и выделить время, чтобы уложиться в очень срочные сроки с максимальными результатами. Убедитесь, что подобные события случаются редко.
- Если вы часто меняете свои повседневные приоритеты, похоже, что что-то нужно исправить. Хотя небольшие изменения в расписании - это нормально, слишком частое изменение расписания указывает на неспособность правильно расставить приоритеты.
Шаг 6. Будьте реалистами
Определите реалистичное распределение времени, чтобы каждая задача выполнялась должным образом. Если на выполнение задачи у вас уходит 30-60 минут, запланируйте 60 минут. Делая реалистичные оценки времени, вы не чувствуете себя перегруженным или нужным в изменении своего рабочего графика.
Лучше быть осторожным, уделяя больше времени, чем нужно. Если задача завершена досрочно, работайте над следующей, и это абсолютно не повлияет на производительность
Шаг 7. Составьте расписание повседневных дел
Не забывайте составлять распорядок дня, например, есть и купаться. Скорее всего, это сработает само собой, но вам нужно будет распределять время между запланированными задачами, чтобы не пропустить или отложить другие запланированные мероприятия.
Шаг 8. Используйте напоминания
В дополнение к своей повестке дня используйте другие инструменты, чтобы напоминать вам о важных задачах или сроках, например листы для наклеек или настройку напоминания на вашем телефоне, которое будет звонить или выводить сообщение в определенное время, чтобы напомнить вам о том, что нужно что-то сделать или подготовиться к следующему расписанию. Таким образом, вы не забудете запланированные мероприятия.
- Не полагайтесь на напоминания других людей, потому что велика вероятность, что они забудут так же хорошо, как и вы.
- Если запланировано очень важное действие, установите несколько напоминаний на случай, если небольшая заметка или сигнал мобильного телефона будут проигнорированы.
Шаг 9. Обратитесь за помощью
Вы можете попросить других о помощи или поручить легкую работу, если это необходимо. Вы можете составить хороший график, если, не раздумывая, попросите кого-нибудь помочь убраться в доме или приготовить ужин, если вы все еще заняты работой до поздней ночи.
- Делегируйте ответственность тому, на кого можете положиться. Вместо того, чтобы просить помощи у людей, способных выполнить задачу, выберите того, кто готов хорошо поработать до конца.
- Не привыкайте перекладывать задачи на других людей. Помимо того, что вы не умеете управлять временем, вы можете казаться ленивым и немотивированным.
Шаг 10. Узнайте свою продуктивность
Периодически вам нужно выделять время, чтобы анализировать, чего вы достигли, насколько хорошо вы работаете и сколько времени это занимает. Оценивая различные аспекты своей личной и профессиональной жизни, вы можете скорректировать свой рабочий график и повседневный образ жизни, чтобы достичь результатов, превышающих ваши цели.
Шаг 11. Сделайте себе подарок
Слишком тяжелая или слишком продолжительная работа ведет к скуке, из-за чего вам трудно сосредоточиться даже на самых простых задачах. Итак, найдите время, чтобы отпраздновать свои достижения и сделать себе любимый подарок.
- Найдите время, чтобы отдохнуть, чтобы расслабиться. Выключите телефон и не отвечайте на электронные письма. Если совместить работу и отдых, это не способ вознаградить себя или предотвратить выгорание.
- Если вы работаете с понедельника по пятницу, отдыхайте в выходные. Например, если вы завершаете проект, который занимал 3 месяца подряд, выделите время для короткого отпуска после завершения проекта.
