При совершении сделок с компаниями мы иногда чувствуем необходимость подать письмо с жалобой, потому что предлагаемый продукт или услуга неудовлетворительны. В этой статье wikiHow объясняет, как написать письмо.
Шаг
Метод 1 из 3: Написание письма-жалобы
Шаг 1. Отправьте жалобное письмо в отдел обслуживания клиентов
Таким образом, вы с большей вероятностью получите ответ от компании, потому что отдел обслуживания клиентов отвечает за ответы на жалобы, чтобы ваше письмо было обработано эффективно и действенно.
- Узнайте имя менеджера по работе с клиентами или директора компании и цель письма лично ему. В начале письма напишите «Уважаемый господин / госпожа», а затем укажите свое полное имя. Если вы не знаете его имени, просто напишите «Уважаемый менеджер по работе с клиентами».
- Обычно адрес отдела обслуживания клиентов можно найти на сайте компании, в брошюрах, в рекламе или на упаковке продукта.
Шаг 2. Продолжайте писать суть письма
Используйте первое предложение, чтобы объяснить причину написания письма и подать жалобу. Предоставьте как можно больше подтверждающих фактов, таких как дата, время и место, где вы получили услугу или приобрели продукт, а также соответствующие данные, такие как серийный номер и модель продукта.
- Убедитесь, что читатель понимает суть письма менее чем за 5 секунд. Так что вам не нужно писать длинное введение.
- После написания приветствия предоставьте подробную информацию, чтобы объяснить возникшую у вас проблему, но убедитесь, что первое предложение привлекает внимание читателя к вашей жалобе.
- Пример первого предложения: «В этом письме я хотел бы подать жалобу на поврежденный фен марки _. Этот продукт был приобретен _ в магазине _, расположенном в Джалане _, Джакарта».
Шаг 3. Четко сформулируйте решение или лекарство, которое вы хотите
Если вы запрашиваете замену продукта, возмещение, ремонт продукта или компенсацию любым другим способом, укажите это во втором абзаце. Таким образом, читатель должен предложить решение, а не просто отправить ответное письмо или дать шаблонный ответ.
- Выразите свою жалобу положительными словами, которые покажут, что вы ожидаете лучшего решения и остаетесь постоянным клиентом. Если вы просите возмещение или другую форму компенсации, а затем говорите, что передадите вопрос третьей стороне, скорее всего, читатель письма не заинтересован в предоставлении решения.
- Если вы ожидаете, что компания решит более широкий круг вопросов, напишите им. Однако читателям обычно требуется больше времени, чтобы ответить на подобные вопросы.
- В первом письме не угрожайте подать в суд. Это может быть лучшее решение, которое вы хотите, но на этот раз вы можете просто подать жалобу и дождаться ответа.
Шаг 4. Приложите ксерокопии подтверждающих документов
Не забудьте приложить к письму ксерокопии подтверждающих документов, таких как квитанции об оплате, счета-фактуры, гарантийные талоны, чеки или доказательства передачи, а также фотографии или видео, если это необходимо. Прикрепите к письму соответствующие документы.
- Убедитесь, что вы отправили ксерокопия прилагаемый документ вместо оригинала. Таким образом, вы не рискуете потерять важную информацию или документы, если их нужно будет показать другим.
- Приложите к письму приложенные документы. Например: «К этому письму прилагаю ксерокопию квитанции об оплате, гарантийный талон на фен и фотографию серийного номера продукта».
Шаг 5. Установите крайний срок решения проблемы
Вам необходимо указать конкретную дату как крайний срок для отправки решения получателю письма. Этот шаг успокаивает, и проблема решается быстрее.
- Ограничение по времени снижает риск потери или игнорирования писем, так как это может вызвать дискомфорт и раздражение.
- Укажите реалистичные временные рамки. Обычно достаточно 1-2 недель, но нужно учитывать имеющуюся проблему и ожидаемое решение.
Шаг 6. Закончите письмо вежливо
Скажите спасибо за предоставленную помощь. Чтобы помочь обеим сторонам почувствовать себя полезными, поделитесь тем, что ваши читатели могут сказать вам, чтобы общение было более эффективным.
Напишите «Васалам» в качестве заключительного приветствия, если вы знаете имя получателя письма. Если нет, закончите письмо, написав «С уважением». Не заканчивайте письмо с жалобой неформальным заключительным приветствием, например, «Вот и все» или «Спасибо»
Метод 2 из 3: использование правильного стиля и формата
Шаг 1. Напишите письмо в вежливом стиле
Вы можете рассердиться и почувствовать себя обиженным, но читатель письма почувствует себя обиженным, если вы употребите оскорбительные слова. Напишите письмо вежливо и не делайте комментариев, которые носят угрожающий, сердитый или саркастический характер. Имейте в виду, что читатель письма не обязательно несет ответственность за возникающие проблемы, и он предпочитает обслуживать дружелюбных и вежливых клиентов, а не сердиться и обвинять других.
- Помните, что компания, которой отправлено письмо, не намерена усложнять вам задачу. В целом компания уделяет большое внимание удовлетворению потребностей клиентов.
- У вас будет больше шансов найти решение, если вы будете относиться к читателю вашего письма как к человеку, готовому помочь, а не предполагать, что у него плохие намерения.
- Не пишите письма, когда расстроены. Подождите, пока вы не успокоитесь. Если вы все же хотите написать письмо, сохраните его 1-2 дня, а затем прочтите еще раз перед отправкой. Может быть, вы написали новое письмо в более дружелюбном стиле.
Шаг 2. Напишите прямое письмо
Персонал службы поддержки клиентов может получать сотни писем каждый день. Поэтому убедитесь, что вы пишете четкое письмо, чтобы он мог перейти к делу, когда начнет читать. Очень длинные или подробные письма, как правило, побуждают читателя резюмировать содержание, чтобы он не понимал, что вы действительно испытываете и чего хотите.
- Не предоставляйте многословную информацию и не используйте резкие слова, оскорбляющие других.
- Убедитесь, что вы пишете письмо с жалобой не более 1 страницы или 200 слов.
Шаг 3. Используйте авторитетный стиль языка
Этот шаг поможет вам подготовить письмо с эффективными предложениями, чтобы читатель понял, что к вашей жалобе следует отнестись серьезно. Авторитетный язык играет важную роль при подаче серьезной жалобы, например, финансовой.
- Авторитетный языковой стиль состоит из различных аспектов, таких как умение подбирать правильные слова, знание прав потребителей и обязательств компании, а также профессиональные навыки написания писем.
- Этот аспект повышает доверие к вам, поэтому вы с большей вероятностью получите положительный ответ.
Шаг 4. Напишите письмо с правильным написанием и форматированием
Как было сказано выше, профессионально оформленное письмо влияет на то, как читатели ответят на вашу жалобу. Введите дату письма в правом верхнем углу. Пропустите одну строку и напишите полное имя или титул получателя слева. В следующей строке напишите адрес компании. Пропустите одну строку и напишите приветствие.
- Набирайте буквы на компьютере, чтобы их было легче читать. Если вам нужно писать от руки, убедитесь, что ваш текст аккуратный, без полос или чернильных пятен и разборчивый.
- Для подписи подготовьте несколько пустых строк в разделах «С уважением» или «С уважением». Включите свое полное имя четким шрифтом под подписью для удобства чтения.
- Пишите аккуратными буквами с правильным интервалом, все абзацы должны быть примерно одинаковой длины.
Шаг 5. Проверьте орфографию и грамматику
Ваша жалоба может быть проигнорирована при наличии орфографических и грамматических ошибок. Пора проверить орфографию с помощью компьютера, прежде чем письмо будет напечатано. Попросите другого человека прочитать письмо перед его отправкой.
Метод 3 из 3: Продолжение писем
Шаг 1. Дождитесь истечения указанного срока
Наберитесь терпения и не предпринимайте никаких действий до указанного срока. Если нет ответа, вы можете позвонить или написать по электронной почте, чтобы узнать, было ли ваше письмо получено или нет. Не относитесь к получателю письма предвзято.
Если вы не получили ответа на письмо или ответ неудовлетворительный, подайте жалобу кому-нибудь более высокому положению
Шаг 2. Отправьте письмо вышестоящему должностному лицу
Если вы не нашли решения после общения с директором по обслуживанию клиентов, найдите кого-нибудь на более высокой должности и напишите ему или ей. Каждый раз, когда вы доставляете письмо вышестоящему офицеру, будь то от персонала к руководителю директору к заместителю директора директору, прилагайте последнюю корреспонденцию. Таким образом, человек, получивший письмо, получает полную информацию с последним статусом и, как ожидается, сможет предоставить лучшее решение в короткие сроки.
- В качестве первого шага рекомендуется подать жалобу в отдел обслуживания клиентов, а не обращаться непосредственно к президенту. Персонал службы поддержки клиентов лучше понимает, как обращаться с жалобами, и письма, адресованные директору, обычно возвращаются в этот отдел.
- Если вы обойдете службу поддержки клиентов, ваша жалоба не будет рассмотрена.
- Если вы подаете жалобу директору или исполнительному директору, убедитесь, что вы написали письмо с очень четкой, краткой и систематической информацией, потому что он или она не знают, что произошло заранее.
Шаг 3. Обратитесь к юристу, если хотите подать в суд
Юристы понимают, как подать иск в суд. Помните, что этот метод должен быть последним вариантом. Письмо-жалоба, в котором прямо говорится о юридических каналах, делает содержание письма безразличным, и ваш запрос на компенсацию отклоняется. Возможно, этот шаг обречен на провал, если на вашу угрозу отреагируют.
подсказки
- Убедитесь, что вы указали свое имя, домашний адрес, адрес электронной почты и номер телефона (домашний, рабочий, мобильный). Кроме того, попросите читателя письма предоставить контактную информацию, чтобы обе стороны могли продолжать общаться о ходе рассмотрения жалобы.
- Прочтите письмо еще раз перед его отправкой и будьте уверены, предоставив верную и поддающуюся проверке информацию.
- Подача жалобы по почте более эффективна, чем по электронной почте, факсу или написанию в блоге / веб-сайте компании. Многие компании отдают предпочтение жалобам, поданным через официальные письма.
- Сохраните ксерокопии всей корреспонденции и отметьте дату отправки письма.
- Прежде чем писать письмо, подумайте о том, что произошло. Поразмыслив, вы готовы написать письмо, если знаете, какое решение вам нужно и как отправить запрос.
- Если вы хотите пожаловаться на кого-то, расскажите об их разочаровывающем поведении. Не критикуйте компанию полностью. Если вы возражаете против политики компании, не критикуйте читателя почты или руководство. Опишите проблему и желаемое решение.
- Воспользуйтесь веб-сайтами, которые открывают возможности для потребителей подавать жалобы и узнавать, есть ли покупатели, у которых были проблемы с определенными компаниями. Мы рекомендуем вам хранить файл жалоб потребителей, отправленных через этот веб-сайт.
- Не отправляйте письма от легализованных свидетелей. Если вы хотите разрешить дело в суде, обязательно сохраните показания и имя свидетеля. Имейте в виду, что судебные издержки обычно очень высоки. Рекомендуем заключить неформальное соглашение или через арбитраж.
- Не критикуйте компанию. Помните, что вы хотите получить компенсацию или решение. Этого не произойдет, если вы нападете на читателя письма. Если вы хотите написать письмо более громким тоном, избегайте пассивного голоса, используйте прямой и описательный стиль речи. Например, скажите, что вы «в растерянности» или «затруднении» из-за этой проблемы, вместо того, чтобы просто «чувствовать разочарование».
