Microsoft Access - это программа для создания баз данных, которая позволяет любому создавать базы данных и управлять ими. Эта программа подходит как для небольших проектов, так и для крупного бизнеса, и работает очень наглядно. Это делает его идеальным для ввода данных, так как вам не нужно работать с таблицами или рабочими листами. Ознакомьтесь с первыми шагами ниже, чтобы начать использовать Microsoft Access максимально эффективно.
Шаг
Часть 1 из 6: Создание новой базы данных
Шаг 1. Щелкните вкладку «Файл» и выберите «Создать»
База данных - это место, где ваши данные хранятся в различных формах. Вы можете создать пустую базу данных или выбрать из существующего шаблона.
- Пустая база данных является стандартной базой данных Access и рекомендуется для локального использования. Создание локальной базы данных будет включать в себя таблицу.
- Веб-базы данных разработаны с учетом совместимости с веб-устройствами Access. Создание веб-базы данных будет включать в себя таблицу.
- Шаблоны - это базы данных, разработанные для различных целей. Выберите шаблон, если вы не хотите тратить время на разработку базы данных.
Шаг 2. Назовите базу данных
После того, как вы выбрали тип базы данных, дайте ему имя, которое отражает ее содержимое. Это особенно полезно, если вы будете работать с множеством разных баз данных. Введите имя своей базы данных в поле «Имя файла». Выберите «Создать», чтобы создать новый файл базы данных.
Часть 2 из 6: Добавление данных в базу данных
Шаг 1. Определите лучшую структуру для ваших данных
Если вы создаете пустую базу данных, вам нужно будет подумать о том, как организовать свои данные и добавить правильные структуры данных. Существуют различные способы форматирования данных и взаимодействия с ними в Access:
- Таблицы. Таблицы - это основной способ хранения данных в вашей базе данных. Таблицы можно сравнить с листами в Excel: данные организованы в столбцы и таблицы. Следовательно, импорт данных из Excel и других программ обработки чисел - простой процесс.
- Формы - формы - это способ добавления данных в вашу базу данных. Хотя вы можете добавлять данные в базу данных непосредственно в таблицах, использование форм ускорит визуальный ввод данных.
- Отчеты - отчеты полезны для обобщения и отображения данных из вашей базы данных. Отчеты используются для анализа данных и ответов на конкретные вопросы, например, сколько прибыли было получено или где больше всего клиентов. Отчеты предназначены для печати.
- Запрос. Запрос - это способ получения и сортировки данных. Вы можете использовать его для отображения определенных записей из различных таблиц. Вы также можете использовать запросы для добавления и обновления данных.
Шаг 2. Создайте свою первую таблицу
Если вы запустите пустую базу данных, вы начнете с пустой таблицы. Вы можете начать вводить данные в эту таблицу вручную или скопировав их из другого источника.
- Каждый фрагмент данных должен храниться в собственном столбце (поле), а данные должны размещаться в отдельной строке. Например, данные каждого клиента хранятся в строке, а доступные поля содержат различную информацию об этом потребителе (имя, фамилия, адрес электронной почты и т. Д.)
- Вы можете присвоить названия столбцам имена, чтобы вам было легче узнать имя каждого поля. Дважды щелкните заголовок столбца, чтобы переименовать его.
Шаг 3. Импортируйте данные из других источников
Если вы хотите импортировать из поддерживаемого файла или места, вы можете настроить Access на принятие информации и добавление ее в свою базу данных. Это полезно для получения данных с веб-серверов или других общих источников.
- Щелкните вкладку Внешние данные.
- Выберите тип файла, который вы хотите импортировать. В разделе «Импорт и связывание» вы увидите несколько вариантов типов данных. Вы можете нажать «Еще», чтобы увидеть дополнительные параметры. ODBC расшифровывается как Open Database Connectivity и включает такие базы данных, как SQL.
- Просмотрите расположение данных. Если данные находятся на сервере, вам необходимо ввести адрес сервера.
- В следующем окне выберите «Укажите, как и где вы хотите хранить данные в текущей базе данных». Выберите «ОК». Следуйте инструкциям по импорту ваших данных.
Шаг 4. Добавьте еще одну таблицу
Вы захотите хранить разные записи в разных базах данных. Это обеспечит бесперебойную работу вашей базы данных. Например, у вас может быть таблица с информацией о клиентах и другая таблица для информации о заказе. Затем вы можете связать таблицу информации о клиенте с таблицей информации о заказе.
В разделе «Создать» на вкладке «Главная» нажмите кнопку «Таблица». В вашей базе данных появится новая таблица. Вы можете ввести информацию так же, как и в первой таблице
Часть 3 из 6: Управление отношениями между таблицами
Шаг 1. Разберитесь, как работают замки
Каждая таблица будет иметь уникальный первичный ключ для каждой записи. Первоначально Access создает столбец идентификатора, номер которого увеличивается с каждой записью. Этот столбец будет действовать как «первичный ключ». Таблицы также могут иметь поля «внешнего ключа», которые являются связанными полями из других таблиц в базе данных. Связанные поля будут содержать те же данные.
- Например, в таблице «Заказы» у вас может быть поле «Идентификатор клиента» для записи того, что заказал клиент. Вы можете создать связь для этого поля с полем идентификатора в таблице «Клиенты».
- Использование связей между таблицами поможет обеспечить согласованность, эффективность и простоту доступа к вашим данным.
Шаг 2. Щелкните вкладку «Инструменты базы данных», затем нажмите кнопку «Связи» в разделе «Связи»
Это откроет новое окно с предварительным просмотром всех таблиц в базе данных. Каждое поле будет отображаться под названием каждой таблицы.
Перед созданием отношения необходимо создать поле для «внешнего ключа». Например, если вы хотите использовать идентификатор клиента в таблице «Заказы», создайте в таблице поле с именем «Клиент» и оставьте поле пустым. Убедитесь, что формат такой же, как у поля, на которое вы ссылаетесь (например, числа)
Шаг 3. Перетащите поле, которое вы хотите использовать в качестве внешнего ключа, в поле, которое вы создали для внешнего ключа
В открывшемся окне нажмите «Создать», чтобы установить взаимосвязь между полями. Между двумя таблицами появится линия, соединяющая два поля.
Установите флажок «Обеспечить ссылочную целостность» при создании отношения. Это означает, что если данные изменяются в одном поле, данные в других полях также изменятся. Это сделает ваши данные более точными
Часть 4 из 6: Создание запроса
Шаг 1. Понять роль запросов
Запросы - это действия, которые позволяют быстро просматривать, добавлять и редактировать данные в базе данных. Существует множество типов запросов, от простого поиска до создания новых таблиц на основе существующих данных. Запросы важны при создании отчетов.
Запросы делятся на два основных типа: Select и Action. Первый запрос извлекает данные из таблицы и может их вычислить, а второй может добавлять, редактировать и удалять данные из таблицы
Шаг 2. Используйте мастер запросов для создания базового запроса на выборку
Если вы хотите использовать базовый запрос Select, используйте мастер запросов, который проведет вас через шаги. Вы можете получить доступ к мастеру запросов на вкладке «Создать». Это позволяет отображать определенные поля из таблицы.
Создание запроса выбора с критериями
Шаг 1. Откройте конструктор запросов
Вы можете использовать критерии, чтобы свести к минимуму ваш запрос Select и отобразить только ту информацию, которая вам нужна. Чтобы начать работу, щелкните вкладку «Создать» и выберите «Дизайн запроса».
Шаг 2. Выберите свой стол
Откроется окно «Показать таблицу». Дважды щелкните таблицу, которую хотите использовать, и нажмите «Закрыть».
Шаг 3. Добавьте поля, в которые будут извлечены данные
Дважды щелкните каждое поле в таблице, которое вы хотите добавить в запрос. Поле будет добавлено в список «Дизайн».
Шаг 4. Добавьте критерии
Вы можете использовать разные типы критериев, например текст или функции. Например, если вы хотите отобразить цену выше 50 долларов в поле Цена, введите
=50
по критериям. Если вы хотите показать только клиентов из Великобритании, введите
Соединенное Королевство
в поле "Критерии".
В каждом запросе можно использовать несколько критериев
Шаг 5. Нажмите «Выполнить», чтобы увидеть результат
Эта кнопка находится на вкладке «Дизайн». Результаты вашего запроса будут отображены в окне. Нажмите Ctrl + S, чтобы сохранить запрос.
Создание запроса выбора с параметрами
Шаг 1. Откройте конструктор запросов
Запрос с параметрами позволяет указать, какие данные вы хотите получать каждый раз при выполнении запроса. Например, если у вас есть база данных клиентов из разных городов, вы можете использовать запрос с параметрами, чтобы узнать, для какого города вы хотите отображать данные.
Шаг 2. Создайте запрос Select и определите таблицу
Добавьте поля, для которых нужно получить данные в запросе, дважды щелкнув предварительный просмотр таблицы.
Шаг 3. Добавьте параметры в раздел «Критерии»
Параметры отмечены символами «» вокруг них. Текст в скобках будет отображаться в запросе, который появляется при выполнении запроса. Например, чтобы запросить ввод города, щелкните ячейку Критерии для поля Город и введите
[Какой город?]
Параметры можно заканчивать с помощью? или:, но не с помощью! или
Шаг 4. Создайте запрос с множеством параметров
Вы можете использовать несколько параметров для создания настраиваемого интервала в результатах запроса. Например, если вы предпочитаете поле «Дата», вы можете получить результаты между определенными датами, набрав код> Между [Дата начала:] и [Дата окончания:]. При выполнении запроса вы получите два приглашения.
Создание запроса на создание таблицы
Шаг 1. Щелкните вкладку «Создать» и выберите «Дизайн запроса»
Вы можете использовать запрос для извлечения определенных данных из существующей таблицы и создания новой таблицы с этими данными. Это очень полезно, если вы хотите разделить определенную часть своей базы данных или создать форму для определенной части базы данных. Сначала вы создадите обычный запрос на выборку.
Шаг 2. Выберите таблицу, из которой вы хотите получить данные
Дважды щелкните таблицы. При необходимости вы можете выбрать сразу несколько таблиц.
Шаг 3. Выберите поле, из которого вы хотите получить данные
Дважды щелкните каждое поле, которое вы хотите добавить, из предварительного просмотра таблицы. Это поле будет добавлено в ваш список запросов.
Шаг 4. Установите критерии
Если вы хотите указать определенные данные в поле, используйте раздел «Критерии», чтобы задать их. См. Подробности в разделе «Создание запроса на выборку с критериями».
Шаг 5. Проверьте свой запрос, чтобы убедиться, что результаты соответствуют вашим потребностям
Перед созданием таблицы запустите запрос, чтобы убедиться, что он извлекает правильные данные. Отрегулируйте критерии и поля, пока не получите нужные данные.
Шаг 6. Сохраните запрос, нажав Ctrl + S
Запрос появится в навигационной рамке в левой части экрана. Щелкните запрос, чтобы выбрать его снова, и перейдите на вкладку «Дизайн».
Шаг 7. Нажмите «Создать таблицу» в разделе «Тип запроса»
Появится окно с запросом нового имени таблицы. Введите имя таблицы и нажмите ОК.
Шаг 8. Щелкните Выполнить
Ваша новая таблица будет создана на основе созданного вами запроса. Таблица появится в навигационной рамке в левой части экрана.
Создание запроса на добавление
Шаг 1. Откройте запрос, который был создан ранее
Вы можете использовать запрос на добавление, чтобы добавить данные в существующую таблицу из другой таблицы. Это полезно, если вам нужно добавить данные в таблицу, созданную с помощью запроса на создание таблицы.
Шаг 2. Нажмите кнопку «Добавить» на вкладке «Дизайн»
Это откроет окно добавления. Выберите таблицу, в которую хотите добавить данные.
Шаг 3. Измените критерии запроса по своему усмотрению
Например, если вы создаете таблицу с критерием «2010» в поле «Год», измените его на год, который вы хотите добавить, например «2011».
Шаг 4. Укажите, куда вы хотите добавить данные
Убедитесь, что вы установили правильные поля для каждого столбца, в который добавляете данные. Например, используя указанные выше изменения, данные должны быть добавлены в поле «Год» в строке «Добавить к».
Шаг 5. Запустите запрос
Нажмите «Выполнить» на вкладке «Дизайн». Запрос будет выполнен, и данные будут добавлены в таблицу. Затем вы можете добавить таблицу, чтобы проверить правильность ввода данных.
Часть 5 из 6: Создание и использование форм
Шаг 1. Выберите таблицу, для которой хотите создать форму
Формы позволяют просматривать данные в каждом поле и перемещаться между записями, а также быстро и легко создавать новые записи. Формы очень важны, если вы вводите данные в течение длительного периода времени, потому что многим людям их легче использовать, чем таблицы.
Шаг 2. Нажмите кнопку «Форма» на вкладке «Создать»
Это автоматически создаст форму на основе полей в таблице. Access создает поля достаточного размера, но вы можете изменять размер и перемещать элементы в форме по своему желанию.
- Если вы не хотите, чтобы определенные поля отображались в форме, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать Удалить.
- Если в вашей таблице есть связь, под каждой записью будет отображаться строка данных, в которой отображаются связанные данные. Это упрощает редактирование связанных данных. Например, каждый продавец в вашей базе данных может иметь данные о клиентах, связанные с их записью.
Шаг 3. Перейдите к своей форме
Кнопки со стрелками внизу полезны для перемещения между записями. Поля в форме будут заполняться вашими данными при переходе между записями. Вы можете использовать кнопки в углу для перехода к первой или последней записи.
Шаг 4. Нажмите кнопку Datasheet, чтобы использовать таблицу
Эта кнопка находится в верхнем левом углу и позволит вам начать изменять содержимое данных с помощью формы.
Шаг 5. Измените сделанные вами записи
Вы можете редактировать текст во всем поле для каждой записи, чтобы изменить существующие данные в таблице. Внесенные изменения немедленно отобразятся в таблице и связанных данных.
Шаг 6. Добавьте новую запись
Нажмите кнопку «Добавить запись» рядом с кнопками навигации, чтобы создать новую запись в конце строки. Вы можете использовать поля для ввода данных в пустые поля в таблице. Это простой способ добавления информации вместо использования табличного представления.
Шаг 7. Сохраните форму, когда закончите
Убедитесь, что вы сохранили форму, нажав Ctrl + S, чтобы вы могли получить к ней доступ позже. Форма появится в рамке навигации в левой части экрана.
Часть 6 из 6: Составление отчета
Шаг 1. Выберите таблицу или запрос
Отчеты позволят вам отображать сводку ваших данных. Отчеты часто используются для расчета заработной платы и отчетов о доставке, и их можно настроить для любого использования. Отчеты извлекают данные из таблиц или запросов, которые вы создали.
Шаг 2. Щелкните вкладку «Создать»
Выберите тип отчета, который вы хотите создать. Есть несколько способов создания отчетов, которые вы можете сделать. Access может автоматически создавать для вас отчеты, а также вы можете создавать собственные отчеты.
- Отчет - это создаст автоматический отчет со всеми данными из вашего источника. Здесь нет группировки данных, но для небольших баз данных этот тип отчета может подойти для ваших нужд.
- Пустой отчет - будет создан пустой отчет, который вы можете заполнить данными по своему желанию. Вы можете выбрать одно из доступных полей, чтобы создать собственный отчет.
- Мастер отчетов - мастер создания отчетов проведет вас через процесс создания отчетов, позволяя выбирать и группировать данные, а также форматировать данные.
Шаг 3. Выберите источник данных для пустого отчета
Если вы выбрали создание пустого отчета, вы должны выбрать источник данных. Сначала перейдите на вкладку «Упорядочить» и выберите «Лист свойств». Или вы также можете нажать Alt + Enter.
Щелкните стрелку вниз рядом с источником записи. Появится список ваших таблиц и запросов. Выберите таблицу или запрос, и ваши параметры будут выбраны для отчета
Шаг 4. Добавьте поля в свой отчет
Когда у вас есть источники, вы можете добавлять поля в свой отчет. Щелкните вкладку «Формат» и нажмите «Добавить существующее поле». Список полей появится справа.
- Щелкните и перетащите поля, которые хотите добавить в рамку «Дизайн». Запись появится в вашем отчете. Когда вы добавляете дополнительные поля, они автоматически устанавливаются вместе с существующими полями.
- Вы можете изменить размер поля, щелкнув его угол и перетащив его мышью.
- Удалите поле из отчета, щелкнув его заголовок и нажав Удалить.
Шаг 5. Сгруппируйте отчеты
Группировка позволяет быстро обрабатывать информацию из отчетов, поскольку связанные данные уже организованы. Например, вы можете сгруппировать продажи по регионам или продавцам. Группировка позволяет вам это делать.
- Щелкните вкладку «Дизайн» и нажмите «Группировать и сортировать».
- Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте поля, которое хотите сгруппировать. Выберите в меню «Group On».
- Для группы будет создан руководитель. Вы можете настроить заголовки заголовков для групп меток.
Шаг 6. Сохраните и отправьте отчет
Когда ваш отчет будет готов, вы можете сохранить и отправить или распечатать его, как любой другой документ. Используйте отчеты, чтобы делиться отчетами о производительности с инвесторами, контактной информацией о сотрудниках и т. Д.
подсказки
Microsoft Access открывается в режиме «Backstage View», в котором есть пункты меню, позволяющие открыть базу данных, создать новую базу данных или получить доступ к командам для редактирования базы данных
Предупреждение
Некоторые функции Access не всегда доступны в зависимости от типа создаваемой базы данных. Например, вы не можете совместно использовать базу данных рабочего стола в Интернете, а некоторые функции рабочего стола, такие как количество запросов, недоступны в базе данных Интернета
== Источник ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
