Анализ затрат - это один из четырех типов экономической оценки (в дополнение к анализу затрат и выгод, анализу экономической эффективности и анализу полезности затрат). Как следует из названия, анализ затрат фокусируется на затратах на реализацию программы независимо от основного результата. Анализ затрат - важный первый шаг перед проведением любой другой экономической оценки для определения пригодности или надежности проекта.
Шаг
Часть 1 из 3: Определение целей и объема работ
Шаг 1. Узнайте, зачем нужен анализ затрат
Объем анализа затрат будет зависеть от этих причин, поэтому, прежде чем рассматривать объем анализа, вам необходимо убедиться, что результаты анализа затрат ответят на ваш главный вопрос.
- Если вы проводите анализ затрат только для подготовки бюджета или плана на будущее, объем обычно определяется только на уровне организации.
- С другой стороны, для более узкой и конкретной цели, такой как определение осуществимости и стоимости конкретной услуги, может потребоваться более узкий анализ затрат, который направлен только на определенные услуги.
Шаг 2. Определите свою точку зрения на анализ затрат
Помимо того, почему вам нужен анализ затрат, вам также необходимо знать, «чьи» затраты необходимо анализировать. Это определяет данные, которые необходимо собрать, и то, как их классифицировать.
- Например, вы хотите рассчитать стоимость предложения определенной услуги клиенту. Если это так, посмотрите на затраты с его точки зрения и примите во внимание размер взимаемой (или будет выставлен счет) платы за обслуживание, транспортировку к месту и другие расходы.
- Если вы просто хотите узнать стоимость программы, вы обычно смотрите на расходы компании. Вы также можете смотреть на альтернативные издержки, например, мешает ли предложение одной программы предложить вам другую.
Шаг 3. Разнообразьте предлагаемые программы
То, как вы опишете программу, определит, как будет анализироваться распределение затрат. Если в организации работают программы, которые легко различить, разделение можно четко увидеть. Для перекрывающихся программ или программ, которые используют одни и те же ресурсы, определите, как их разделить.
- Перекрывающиеся программы можно до некоторой степени объединить в одну группу вместо того, чтобы оценивать их по отдельности. Выберите наиболее логичный путь в соответствии с операциями организации и постарайтесь работать максимально эффективно.
- Чтобы определить, нужно ли дезагрегировать программы, посмотрите, какие услуги предлагает каждая программа, ресурсы, необходимые для предоставления услуг, и кому эти услуги предоставляются. Если 2 из 3 этих факторов совпадают в двух связанных программах, вы можете объединить их в анализе затрат.
Шаг 4. Определите период времени, который вы хотите оценить
Как вы классифицируете и рассчитываете затраты, зависит от периода времени, за который анализируются затраты, например, долгосрочный (несколько месяцев или лет) или краткосрочный (несколько недель или только один раз).
- Например, если вы пытаетесь определить осуществимость конкретной услуги, сначала определите, сколько будет стоить создание этой услуги. Вы проведете долгосрочный анализ затрат, чтобы определить, может ли организация позволить себе стоимость услуги.
- Обычно лучше выбрать период времени, который позволит вам получать точные данные о доходах, а не просто оценки. Это полезно, если вы планируете использовать анализ затрат в качестве основы для дальнейшей экономической оценки.
Часть 2 из 3: Классификация затрат
Шаг 1. По возможности просмотрите предыдущие отчеты об анализе затрат
Если организация уже провела анализ затрат, примените тот же или аналогичный способ классификации затрат. Таким образом, два отчета можно сравнивать, что со временем делает их более полезными.
Вы также можете попробовать проанализировать затраты, которые аналогичные организации предоставляют или предлагают те же услуги
Шаг 2. Составьте список всех прямых затрат оцениваемой программы
Прямые затраты включают заработную плату и льготы для членов команды, сырье и материалы, а также любую необходимую мебель или оборудование. В зависимости от типа предлагаемой программы или услуги вы также можете нести договорные, лицензионные или страховые сборы.
- Прямые затраты - это затраты, специально понесенные для программ или услуг, которые оцениваются в ходе анализа затрат. Этот сбор не делится с другими программами.
- Накладные расходы, такие как коммунальные услуги (включая воду и электричество), могут быть прямыми затратами, если программа или услуга находятся в собственном офисе.
Шаг 3. Косвенные затраты
Косвенные затраты включают общие административные расходы или зарплату и надбавки руководству, помещения, оборудование и все остальное, чему способствует какая-либо другая программа или услуга. То, что классифицируется как косвенные затраты, будет зависеть от того, как вы разделяете программы или услуги, предлагаемые организацией.
В частности, при расчете отдельной программы или услуги вам необходимо распределить эти косвенные затраты
Шаг 4. Определите затраты, чтобы отразить цель анализа
Отчет об анализе затрат в конечном итоге должен быть полезен для организации. Вместо того, чтобы полагаться на широкие финансовые категории, выберите категории, которые точно отражают цели анализа затрат.
Стандартными категориями могут быть расходы на персонал, эксплуатационные расходы и начальные затраты. В каждой категории определите, какие затраты классифицируются как прямые и косвенные
Часть 3 из 3: Расчет затрат
Шаг 1. Соберите финансовые отчеты и информацию
Для каждого типа затрат, которые планируется включить в анализ, отметьте источники данных, необходимые для расчета соответствующих затрат. Если вы хотите оценить затраты, создайте список отчетов, содержащих необходимую информацию, чтобы вы могли сделать надежные оценки.
- Как можно больше используйте информацию о фактических затратах. Это повысит надежность и полезность вашего анализа затрат.
- Для получения оценок ищите надежные источники, которые можно применять как можно более узко. Например, если вам нужно оценить заработную плату, используйте среднюю ставку для сотрудников в пределах города, а не по стране.
Шаг 2. Подсчитайте прямые затраты на программу
Используя собранную информацию, сложите расходы на заработную плату, оборудование, сырье и другие расходы, непосредственно связанные с рассматриваемой программой. Увеличьте эти расходы на анализируемый период времени.
- Если вы проводите долгосрочный анализ затрат, сначала рассчитайте прямые затраты на еженедельной или ежемесячной основе, а затем увеличьте их.
- При расчете затрат на персонал обязательно включайте стоимость (или стоимость) льгот, предоставляемых сотрудникам, работающим в соответствующей программе.
Шаг 3. Отнесите косвенные затраты на анализируемую программу
Чтобы распределить косвенные затраты, определите, как каждую стоимость можно разделить между несколькими программами. После этого посчитайте долю затрат в сопутствующих программах.
Например, предположим, вы распределяете зарплату директору по персоналу. Поскольку этот директор отвечает за программный персонал, естественно, что его зарплата делится в соответствии с количеством сотрудников в штате. Если в общей сложности у вас 10 сотрудников, а 2 из них делегированы для работы в программе или услуге, вы можете выделить на программу 20 процентов заработной платы директора при анализе затрат
Шаг 4. Рассчитайте амортизацию актива
Если основные средства организации, включая мебель или оборудование, должны использоваться для реализации программы или предоставления оцениваемой услуги, амортизация актива должна быть включена в общую стоимость программы или услуги.
Расчет амортизации может быть затруднен. Если у вас нет опыта в амортизации активов, рекомендуем воспользоваться услугами бухгалтера
Шаг 5. Учитывайте скрытые расходы
В зависимости от оцениваемой организации и программы могут быть дополнительные расходы, которые не отражаются в бюджете или финансовой истории. Включите эти оценки затрат в анализ, чтобы результаты были более достоверными.
- Например, если вы проводите анализ стоимости программы для фонда, скрытые затраты могут включать оценочную стоимость отработанных волонтеров часов, пожертвованного сырья или безвозмездно предоставленного пространства.
- Скрытые затраты также могут включать альтернативные издержки. Например, запуск одной программы может повлиять на способность организации предлагать другие программы.
Шаг 6. Сделайте выводы на основании своих выводов
Вернитесь к своей цели проведения анализа затрат и определите действия, которые необходимо предпринять. Вы также можете включить прогнозы или оценки будущих затрат, связанных с программой или услугой.
- Как минимум, ваш анализ затрат предоставит истинную цифру стоимости запуска конкретной программы или услуги.
- Ваш анализ затрат может также вызвать новые вопросы, указывающие на необходимость дальнейшего анализа перед принятием окончательного решения.
