Электронная почта - одна из самых распространенных форм общения в современном мире. Знание того, как представиться другим по электронной почте, может улучшить вашу карьеру и улучшить знакомство. Написание краткого и ясного вступительного письма увеличит шансы на то, что письмо будет прочитано, а читатель заинтересуется вами. Избегайте наиболее распространенных ошибок, чтобы ваша электронная почта выделялась среди остальных.
Шаг
Метод 1 из 3: сильное начало электронного письма
Шаг 1. Убедитесь, что тема письма ясна
Получатели должны знать схему электронного письма еще до того, как они его откроют. Убедитесь, что это кратко; потому что длинные вещи могут усложняться. Для вводного электронного письма вы можете написать «Введение - Ваше имя».
- Обязательно сначала запишите тему! Часто случается ошибка, когда вы забываете написать об электронном письме.
- На мобильных устройствах тема обычно отображается не более 25–30 символов, поэтому постарайтесь сделать ее короткой.
Шаг 2. Начните с делового приветствия
Не начинайте с «Привет» или «Привет». Приветствовать подобное можно только в том случае, если вы уже знаете этого человека. Начните с правильного делового приветствия. Избегайте использования имени получателя.
- «Мисс / сэру / мадам» - если вы вообще не уверены в семейном положении женщины-получателя, всегда используйте мисс, чтобы быть более вежливым.
- «Для заинтересованных сторон» - это приветствие следует использовать только в том случае, если вы не уверены, кто получит сообщение.
Шаг 3. Представьтесь
Первое предложение должно представиться получателю. Это позволяет им связать имя с остальной частью сообщения электронной почты.
- "Мне …"
- Дайте название, если возможно. Если у вас несколько степеней, просто выберите самую важную или подходящую.
Метод 2 из 3. Сохранение краткости электронных писем
Шаг 1. Объясните, как узнать адрес электронной почты получателя
Расскажите получателям, как вы нашли их контактную информацию. Это поможет показать, что вы идете верным путем, чтобы добраться до них.
- "Ваш офис-менеджер дал мне этот адрес электронной почты"
- "Я нашел этот адрес электронной почты на вашем сайте"
- "Такой-то и такой-то сказал, что я должен тебе позвонить"
Шаг 2. Расскажите о том, когда вы в последний раз виделись (если были)
Пробуждение чьей-то памяти приведет к большему вовлечению.
- «Мы кратко говорили на конференции на прошлой неделе»
- "Мы вчера говорили по телефону"
- "Я видел вашу презентацию …"
Шаг 3. Разделяйте общие интересы
Это поможет вам связаться с получателями и сделает вашу деловую электронную почту менее высокопарной. Чтобы определить общие интересы, вы можете провести небольшое исследование получателя электронного письма. Также посмотрите Facebook, Twitter и LinkedIn.
- Обязательно сообщите, где вы нашли этот общий интерес, иначе вас могут посчитать преследователем.
- Если возможно, сохраните содержание электронного письма, относящееся к бизнесу, имеющему отношение к общим интересам, например, к чему-то в вашей области или к общему профессиональному увлечению, которым вы хотите поделиться.
Шаг 4. Назовите причины, по которым вы хотите подключиться
Не ждите слишком долго, чтобы добраться до сути письма. Никто не будет читать электронное письмо несколькими абзацами дальше, прежде чем перейдет к сути вашего письма. Четко и кратко объясните, чего вы хотите и почему вы связываетесь с этим человеком. Если вы просите совета или делаете какой-либо другой запрос, убедитесь, что запрос хорошо обработан, особенно если это ваш первый контакт.
- «Мне интересно узнать больше о…»
- «Я хотел бы встретиться с вами, чтобы обсудить …»
- "Мне нужно ваше мнение о …"
Шаг 5. Убедитесь, что ваше письмо посвящено одной теме
Кривое письмо приведет к тому, что получатель потеряет интерес или забудет, зачем вы его отправили. Сделайте вступительное электронное письмо простым и спрашивайте получателя только об одном.
Метод 3 из 3: завершение электронного письма
Шаг 1. Поблагодарите получателя за потраченное время
Чтение всего электронного письма требует некоторой серьезности, поэтому не забудьте поблагодарить получателя за то, что он нашел время, чтобы прочитать его. Эта простая вежливость резко улучшит настроение получателя и увеличит ваши шансы получить ответ.
- «Спасибо, что нашли время прочитать это письмо».
- «Спасибо, что нашли время в своем расписании, чтобы прочитать это».
Шаг 2. Подготовьте призыв к действию
Попросите получателя ответить на электронное письмо, позвонить, подумать о вашем предложении или что-нибудь еще, чтобы вовлечь его. Еще один способ укрепить связь - задавать вопросы.
- «Позвони мне, когда будет свободное время»
- «Давай скоро встретимся за обедом»
- "О чем вы думаете…?"
- "Я с нетерпением жду вашего ответа"
Шаг 3. Завершите электронное письмо
Заканчивая профессиональное электронное письмо, обязательно кратко скажите спасибо. Простое заключительное приветствие сохранит профессионализм электронной почты, но при этом выразит вашу благодарность.
- "С Уважением",
- "Спасибо",
- "С уважением",
- Избегайте слов «С уважением и уважением», «С уважением», «Ура!», «С миром», «Спасибо за внимание».
Шаг 4. Включите подпись
Если вы не настроили свою почтовую службу для включения подписи, обязательно завершите электронное письмо своим именем, заголовком и контактной информацией. Не перегружайте этот раздел пятью телефонными номерами, двумя адресами электронной почты и тремя веб-сайтами. Сделайте это простым, чтобы получатель знал, как лучше всего связаться с вами. Избегайте включения цитат в свою подпись.
-
-
- Джо Смит
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Шаг 5. Проверьте правильность написания электронного письма
Прежде чем нажать кнопку «Отправить», найдите время, чтобы прочитать свое письмо несколько раз и исправить все обнаруженные ошибки. Это письмо, скорее всего, будет вашим первым контактом с получателем, поэтому убедитесь, что вы оставите наилучшее впечатление. Орфографические и грамматические ошибки мгновенно сделают ваши электронные письма менее профессиональными.
