Письменный тон, который пробуждает интерес к вашей организации, сделает ваш электронный запрос на пожертвование эффективным. Использование электронной почты в качестве средства сбора средств становится все более популярным, поскольку она относительно дешевле, чем обычная почта и телефон. Электронная почта ускоряет общение. Есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы создать убедительное электронное письмо, на которое откликнутся читатели, и вы получите большие пожертвования.
Шаг
Часть 1 из 3: Настройка структуры электронной почты
Шаг 1. Создайте сильный заголовок
Заголовок - это первая строка в электронном письме, которая служит заголовком. Из всех отправленных писем только 15% писем были открыты. Броский заголовок привлечет внимание этих 15% людей и побудит их продолжить чтение. В большинстве учетных записей электронной почты вы можете прочитать первую строку (заголовок) электронного письма рядом с темой. Эти заголовки побуждают людей открывать ваши электронные письма и заставлять людей читать
- Используйте активные глаголы и существительные, чтобы привлечь внимание. Также используйте функции полужирного, центрированного и большего размера шрифта.
- Заголовок должен быть коротким, чтобы цель письма была ясна с самого начала. Призовите читателей подумать, что чтение этого письма будет полезным, уместным и актуальным.
- Ответьте на вопрос читателя: что я получу?
- Строки темы могут предлагать читателям делать разные вещи, например отвечать на ваше электронное письмо, запрашивать их участие в конкретном мероприятии или рассказывать о месте или мероприятии в местном сообществе.
- Пример хорошего заголовка: «Риау против закона о природном газе в суде».
Шаг 2. Расскажите всю историю в первом абзаце
С самого начала заявляйте свои цели. Не заставляйте получателя читать половину вашего письма, не понимая, что это значит. Они могут отказаться от вашей электронной почты, не делая пожертвования. Четко напишите в этом абзаце, в чем заключается ваш запрос и почему вы отправляете электронное письмо.
- Просите пожертвования в первом абзаце. Если вы говорите прямо, спросите внимательно. Однако, если вы используете электронную почту, в первую очередь попросите об этом. Сделайте этот запрос легким для чтения, выделив его жирным или крупным шрифтом.
- В своем запросе расскажите читателю, что вы будете делать с их деньгами. Если небольшое пожертвование позволяет вам что-то сделать, так и скажите. Например, если на 5000 долларов можно накормить 100 детей, так и скажите. Записав его, вы получите больше откликов, чем напишите, что вам нужно 15 000 000 рупий, чтобы построить хижину.
- Скажите читателям, что они имеют право отказаться. Статистика показывает, что люди более склонны отдавать, когда они чувствуют себя свободными, чем когда они чувствуют себя вынужденными.
- Объясните и опишите свою миссию в первом абзаце, чтобы читатель сразу понял, на что будут потрачены деньги. Покажите, что вы не просто собираете деньги.
Шаг 3. Используйте микроконтент с умом
Микроконтент - это короткие фразы и субтитры, украшающие электронные письма. Используйте микроконтент, чтобы выделить основные моменты, чтобы читателям, привыкшим к беглому просмотру, было интересно прочитать ваш текст.
- Микроконтент включает заголовки, субтитры, темы, ссылки и кнопки.
- Используйте активные глаголы, описательные наречия и существительные. Ваша цель - чтобы они прочитали весь текст.
- Пример хорошего заголовка: «Пожертвуйте 500 000 индонезийских рупий на спасение дельфинов».
- Сделайте текст жирнее или крупнее, чтобы он выделялся. Этот подзаголовок появляется перед абзацем или при запуске нового раздела.
- Напишите простой подзаголовок. Вы можете использовать или не использовать субтитры, но они полезны, когда ваш заголовок слишком короткий. Используйте те же принципы - кратко, действенно, смело.
Шаг 4. Напишите рассказ
Написание рассказа по электронной почте привлечет больше внимания читателей. Напишите историю в теле письма. Помните, что у историй есть начало, середина и конец. Вы можете использовать эмоциональные истории, чтобы побудить читателей делать пожертвования. Напишите правдивую историю результатов своей деятельности.
Шаг 5. Напишите короткий абзац
Напишите письмо, используя короткие четкие абзацы. Читатели устанут от получения большого количества писем. Ограничение длины электронного письма позволит вам выделиться.
- Выделите один или два основных момента.
- Держите электронную почту краткой, даже если вам придется редактировать и исправлять много раз
- Не включайте историю того, почему вы запрашиваете пожертвование. Предложение в первом абзаце и ваша история в основном абзаце достаточны для объяснения ваших рассуждений.
Шаг 6. Добавьте ссылки и кнопки, но не отклоняйтесь от сообщения
Вы можете включить сотни ссылок, но это может отвлечь читателей от вашего основного сообщения, в котором содержится просьба о пожертвованиях. Простой способ предоставить информацию, не отвлекая себя, - это включить всю информацию на свой веб-сайт и включить только одну ссылку в электронное письмо, ссылку на ваш веб-сайт. Например, если есть исследование, подтверждающее ваше утверждение, не включайте в электронное письмо ссылку на длинное и сложное исследование. Разместите ссылку на исследование на своем веб-сайте (и убедитесь, что выбор сделать пожертвование выделяется).
Шаг 7. Аккуратно добавьте изображение
Вы можете добавить одно или два изображения, чтобы подчеркнуть свою точку зрения, но это не обязательно. Фактически, цвета и изображения могут сделать ваши электронные письма похожими на спам. Если вы включаете изображение, поместите его вверху или внизу электронного письма и используйте его только в случае крайней необходимости, чтобы выразить свою точку зрения или вызвать сочувствие.
- Примером полезного изображения может быть ваша цель по сбору средств, получающая пожертвования, например фотография ребенка, впервые получающего новую одежду.
- В качестве исключения вы можете вставить свой логотип в ненавязчивом месте, например, в нижнем углу электронного письма. Этот логотип поможет читателям узнать вашу организацию.
Шаг 8. Напишите информацию о последующих действиях / следующих шагах
В конце письма содержится информация о дальнейших действиях. Сделайте эту информацию заметной, чтобы читатели могли ее увидеть, прежде чем читать причины, по которым они должны делать пожертвования. Эта информация сообщает читателю, почему вы отправили электронное письмо. Четко напишите, как сделать пожертвование.
- Если читатель не понимает содержания вашего письма, он, скорее всего, его выбросит.
- Убедитесь, что этот последний «запрос» выделяется, и четко укажите, о чем вы просите. Выделите этому абзац, используя полужирный или более крупный шрифт или другой шрифт. Напишите ссылку или создайте кнопку другого цвета.
- Если читателю нужно нажать определенную кнопку или ссылку или если читатель должен ответить на электронное письмо для получения дальнейших инструкций, четко скажите им: «Нажмите эту кнопку, чтобы спасти обезьяну прямо сейчас!» или «Нажмите кнопку ответа и введите« информацию о пожертвовании »в теле письма».
- Будет легче, если читатель сможет сразу нажать на кнопку. Так вы также получите больше пожертвований. Так что предоставьте ссылку или кнопку для вашей организации.
- Создайте веб-сайт или страницу для пожертвований онлайн, чтобы читатели могли делать пожертвования онлайн. В конце концов, это то, чего читатели ожидают от электронного письма с пожертвованием.
Шаг 9. Будьте краткими
Если ваше электронное письмо длинное, читателям будет сложно его прочитать. Написание коротких абзацев и заголовков упростит чтение электронной почты с первого взгляда, прежде чем читатели решат продолжить чтение.
Часть 2 из 3: рассмотрение читателей
Шаг 1. Сделайте тон письма более небрежным, чем письмо
Письмо, отправленное организацией физическому лицу, часто звучит формально и безлично из-за используемого средства коммуникации. Однако электронная почта, как и блоги, имеет более непринужденный тон.
- Используйте местоимения второго лица для читателя.
- Используйте повседневные выражения, чтобы читатель почувствовал себя ближе к вам, например «Он много работает» или «Не сиди сложа руки».
- Говоря с читателями, используйте ясный, честный и открытый язык, чтобы они чувствовали себя ближе к вам и считали вашу просьбу искренней.
Шаг 2. Сделайте ваши слова легко читаемыми
Используйте простой шрифт и внешний вид. Не используйте курсив - используйте шрифты с засечками и не используйте другой шрифт для заголовков и текста. Варьируйте полужирный шрифт или размер шрифта для выделения.
Ваша электронная почта должна быть простой для понимания с лингвистической точки зрения - лучше всего использовать язык, понятный учащимся средней школы. Не создавайте слишком сложных электронных писем. Ваш текст должен быть четким, без ошибок (языковая структура или орфография) и легко читаемым
Шаг 3. Воспользуйтесь услугой почтового провайдера
Если вы хотите убедиться, что ваши электронные письма открыты или определить, какие люди читают ваши электронные письма, вам не нужно ждать, чтобы получить эту информацию вместе с ответами или пожертвованиями. Если вы используете такую службу, как MailChimp, вы можете использовать данные метрик, сгенерированные этой службой, для создания электронных писем, которые находят отклик у вашей целевой аудитории.
- Вы можете просматривать метрические данные, такие как количество кликов, количество открытых писем и количество прочитанных писем.
- Данные о количестве открытых писем помогают определить популярные тематические заголовки и увеличить количество людей, читающих ваши письма.
- Еще одна причина воспользоваться услугами провайдера электронной почты - это то, что вас не заподозрят в рассылке спама. Вы также потратите много времени на создание списка адресов электронной почты, разбив их на максимальное количество адресов (у большинства писем максимальное ограничение - 50 получателей на одно письмо), отвечая на одно электронное письмо за раз и управляя электронные письма, которые были отклонены, потому что адрес больше не был активен.
Шаг 4. Убедитесь, что люди из списка рассылки заботятся о вашей миссии
Периодически проверяйте свой список адресов электронной почты, чтобы убедиться, что люди в нем прочитают ваши электронные письма, особенно люди, которые явно выражают свой интерес. Результаты ваших метрических данных будут лучше, и вы будете более эффективно использовать свое время.
Шаг 5. Создайте персонализированное письмо по сегментам
Используйте разные тона в зависимости от группы доноров. Например, если у вас есть группа людей, которые регулярно отвечают на ваши электронные письма, отправляйте их в личном тоне. Составьте еще один список с именами людей, которые обычно не открывают ваши электронные письма. Отправляйте электронное письмо менее непринужденным тоном. Также составляйте электронные письма с «объясняющим» тоном для людей, впервые получающих ваше письмо.
Поставщик услуг электронной почты поможет вам персонализировать вашу электронную почту, включив в нее имя читателя, например «Уважаемый мистер Генри»
Шаг 6. Введите данные, которые соответствуют вашему сбору средств
Чтобы ваши читатели почувствовали себя вовлеченными, предоставьте данные о том, как используются или будут использоваться ваши средства. Эта информация может быть размещена в первом абзаце или в разделе, где вы запрашиваете дальнейшие действия читателя, или в обоих разделах. Люди более склонны жертвовать, если знают, что их средства были потрачены на благое дело.
Шаг 7. Поблагодарите после получения пожертвования
Не забудьте отправить личное письмо с благодарностью после получения пожертвования. Такой простой поступок может гарантировать повторные пожертвования в будущем. Вы должны отправить это приветствие как можно скорее; воспринимайте это приветствие как получение денег.
Если вы получаете большое пожертвование каждый месяц, сделайте шаблон, который вы можете скопировать, чтобы вы могли вставить его в черновик электронного письма и быстро настроить
Часть 3 из 3: Создание списка адресов электронной почты
Шаг 1. Не покупайте список адресов электронной почты
Продажа и покупка списка адресов электронной почты потенциальных доноров является незаконной деятельностью в соответствии с Постановлением правительства Республики Индонезия № 82 от 2012 года о внедрении электронных систем и транзакций. Есть компании, которые позволят вам «арендовать» списки рассылки для одноразового использования, но это очень дорого. Тысячи адресов электронной почты обычно малоэффективны. Лучше потратьте деньги на что-нибудь другое и найдите лучший способ составить список адресов электронной почты.
Шаг 2. Соберите имена и адреса на ваших мероприятиях
Всякий раз, когда ваша некоммерческая организация участвует в мероприятии, убедитесь, что вы предоставили людям возможность добавить свой адрес электронной почты в ваш список рассылки. Убедитесь, что в регистрационном документе четко указано, что они готовы быть добавлены в ваш список адресов электронной почты.
Попробуйте провести розыгрыш или конкурс, чтобы получить больше имен. На мероприятии проведите розыгрыш или конкурс для людей, которые регистрируют свои адреса электронной почты
Шаг 3. Используйте социальные сети
Убедитесь, что ваша некоммерческая организация имеет сильный профиль в социальных сетях - от Twitter до Facebook и Instagram. С людьми легко связаться через социальные сети, и если у вас есть интересный материал, люди могут поделиться вашим письмом или начать помогать вам просить пожертвования. Попросите свою сеть в социальных сетях зарегистрировать их адреса электронной почты, чтобы они не пропустили важные объявления.
Шаг 4. Упростите регистрацию
Ваш веб-сайт должен сообщать посетителям, как зарегистрировать свой адрес электронной почты. Сайт не должен быть ярким, но его должно быть легко найти и использовать.
подсказки
- Прочтите старые письма (бумажные и электронные), использованные для сбора средств. Используйте похожие фразы, если считаете, что буквы эффективны. Многие организации используют старые буквы в качестве примеров для создания новых писем.
- Используйте свой логотип, чтобы мгновенно распознавать электронные письма. Читатели часто ассоциируют организации или компании со своими логотипами.
- Воспользуйтесь услугами провайдера электронной почты, чтобы создавать более привлекательные электронные письма и генерировать показатели, которые улучшат эффективность ваших писем в будущем. MailChimp - хороший выбор.
- Перед отправкой убедитесь, что ваше электронное письмо имеет белый ярлык. Если вы используете онлайн-платформу для сбора средств, такую как Fundraise.com, эта платформа сделает это автоматически.
