3 способа повысить эффективность работы

2024 Автор: Jason Gerald | [email protected]. Последнее изменение: 2024-01-19 22:14

В настоящее время рабочая нагрузка усиливается. Любой, кто работает полный рабочий день, знает, что среднего рабочего дня не всегда достаточно, чтобы все сделать. Однако вашу продуктивность можно значительно повысить, если усвоить привычки, которые делают работу более эффективной. Эффективный работник использует все доступное время, уделяя все свое внимание в первую очередь наиболее важным задачам. Эффективность на работе не только повысит вашу продуктивность и покажет это вашему начальнику, но и сделает вас более удовлетворенными, потому что у вас был продуктивный день.

Шаг

Метод 1 из 3: создание фокуса

Шаг 1. Поддерживайте чистоту и порядок на рабочем месте

Иногда добиться эффективности на работе можно так же просто, как очистить рабочее место. Неухоженное и чистое рабочее место снизит вашу продуктивность. Если у вас постоянно возникают проблемы с поиском инструментов или документов из-за этого беспорядка, ваше время было потрачено зря. Храните только те предметы, которые вы используете ежедневно - другие предметы следует держать подальше от вашего стола, но их все равно можно быстро достать.

• Если вы работаете в офисе, организуйте рабочее место и рабочий стол так, чтобы вы могли быстро и легко найти все, что вам нужно для работы. Если вы не работаете в офисе, действуют те же принципы. Например, если вы работаете в мастерской по ремонту велосипедов, держите свои инструменты в чистоте и порядке, чтобы вы могли найти их, когда они вам понадобятся. Почти каждое рабочее место выигрывает от содержания в чистоте.

  

• Офисные работники и другие лица, которые обрабатывают большие объемы документов, должны создать логичную и аккуратную систему хранения документов. Держите под рукой часто используемые документы. Сохраняйте другие документы в алфавитном или другом порядке.

Шаг 2. Убедитесь, что ваше рабочее место хорошо укомплектовано

Убедитесь, что у вас есть все необходимое для работы. В офисе это означает, что у вас должны быть такие инструменты, как дырокол, степлер, калькулятор и т. Д. Вне офиса инструменты разные, но принцип остается тем же - имейте инструменты, необходимые для эффективной работы, прежде чем приступить к работе.

• Это также означает, что у вас есть запас всех инструментов, которые требуются для вашей работы. Учителям нужен мел, плотникам - гвозди и т. Д.
• Убедитесь, что ваше оборудование в хорошем состоянии. Один важный инструмент, который ломается, может нарушить ваш рабочий процесс, если вы не можете работать без него! Сэкономьте время в долгосрочной перспективе, выделив немного времени на периодическую чистку и обслуживание вашего оборудования.

Шаг 3. Держите расписание единым

Если у вас есть план, я, конечно, думаю, ваша работа будет более эффективной. Чтобы составить действительно эффективное расписание, ограничьте себя одной книгой по планированию (и дополнительным рабочим календарем на долгий срок). Не усложняйте свою работу, ведя более одной записной книжки. Вы должны иметь возможность видеть в одном месте, что вам нужно делать.

• Организуйте каждый день, составив список «дел». Начните с наивысшего приоритета, чтобы их можно было выполнить первыми. Поместите менее важные задачи в конце. Начните с начала списка. Если вы не завершите список дел в один прекрасный день, завершите незавершенное задание на следующий день.

  

• Установите сроки для наиболее важных проектов и будьте реалистичны с необходимыми сроками. Вы не хотите настраивать себя на провал - лучше попросить дополнительное время в начале проекта, чем просить его, когда приближается срок.

Шаг 4. Избавьтесь от личных отвлекающих факторов

На разных рабочих местах будут разные отвлекающие факторы - на некоторых работах будут суетиться шумные коллеги. Другие могут быть очень тихими, что отвлечет вас от малейшего звука. Делайте то, что вам нужно, чтобы оставаться сосредоточенным. Если вам разрешено слушать музыку на работе, возьмите с собой на работу mp3-плеер. Вы можете даже подумать о том, чтобы оставлять заметки на своем рабочем месте, чтобы коллеги вас не беспокоили. Это может показаться резким, но это не так. Это разумный и эффективный способ заставить людей бросить вас на работе. Помните, что вы можете общаться во время перерывов и в обеденное время.

• Одна из самых распространенных неприятностей - это интернет-сайты. Исследования показывают, что две трети работников ежедневно проводят хотя бы некоторое время на сайтах, не связанных с работой. «К счастью, большинство интернет-браузеров позволяют загружать бесплатные средства повышения производительности, которые помогают блокировать проблемные сайты. Ищите дополнения в магазине вашего браузера по ключевым словам "блокировщик веб-сайтов" или "повышение производительности". Вы получите бесплатные и эффективные результаты.

  

• Еще один отличный способ не отвлекаться - ограничить количество телефонных звонков (чтобы избежать ненужных телефонных разговоров) и свести к минимуму внезапные встречи.

  

Шаг 5. Используйте перерывы, чтобы заняться личными делами

Удивительно, но такие перерывы могут повысить эффективность вашего рабочего места, а не помешать. Во-первых, отдых делает вас более бодрым и менее уставшим. Во-вторых, отдых дает вам время отвлечься. Делайте перерывы, чтобы делать что-нибудь, что может вас отвлечь на работе. Вы часто мечтаете о брате на работе? Звоните им во время перерывов и избавьтесь от отвлекающих факторов!

Метод 2 из 3: как заставить стратегии работать эффективно

Шаг 1. Разбейте свои обязанности на части, которыми можно управлять

Большие проекты могут быть пугающими - если они слишком велики, от них очень легко сначала избавиться, тратя время на менее важную работу, пока вам не придется работать над ними по мере приближения крайнего срока. Как эффективный работник, вы должны сначала делать то, что важно, даже если это означает, что вы выполняете небольшую часть большой работы. Выполнять небольшую часть большой работы не очень приятно, но это умный способ максимально эффективно использовать свое время. В конечном итоге вы будете выполнять самые важные задачи быстрее, если будете выполнять их понемногу каждый день.

Например, если вам нужно сделать большую презентацию за один месяц, поставьте цель обрисовать ее сегодня. Это не отнимает много времени, поэтому не отвлекает вас от работы, но это важный первый шаг, который делает остальную часть процесса быстрее и проще

Шаг 2. Сделайте вашу работу более легкой с делегированием

Если вы не занимаетесь нижней частью своей работы, у вас есть возможность разделить некоторые повторяющиеся задачи между своими подчиненными, чтобы сэкономить время. Не давайте своим подчиненным проект, если только вы можете его хорошо выполнить. Дайте им трудоемкую монотонную работу, чтобы вы могли сосредоточиться на более важных вещах. Если вы делегируете работу, не забудьте установить крайний срок. Всегда будьте благодарны, когда ваши подчиненные помогают вам - если они увидят, что вы цените вас, они с большей вероятностью будут работать над своим следующим проектом.

• Если вы стажер, сотрудник более низкого уровня, вы все равно можете разделить эту монотонную работу с сотрудниками того же уровня, что и вы (конечно, с их разрешения и с разрешения вашего руководителя). Если вы воспользуетесь помощью партнера, будьте готовы к награде в следующий раз!

  

• Если у вас хорошие отношения со своим начальником, вы можете даже заметить, что он или она делегирует часть работы кому-то другому от вашего имени!

  

Шаг 3. Держите колготки поджарыми

Есть причина, по которой все ненавидят встречи - согласно опросу 2012 года, почти половина участников считала встречи пустой тратой рабочего времени - больше, чем время, которое они проводили на личных и развлекательных сайтах. Встречи могут иметь жизненно важное значение для обсуждения целей и определения видения будущего. Но часто это собрание становится неэффективным в течение нескольких часов или даже дней, ничего не производя. Вот несколько советов, которые сделают ваши встречи более эффективными:

• Создавайте повестку дня перед каждой встречей, чтобы максимально выделить отведенное время. Введите период времени, в который должна быть включена каждая тема. Как можно больше следуйте своей повестке дня. Если возникнет другая тема, порекомендуйте ее обсудить позже.
• Пригласите как можно меньше людей. Сведение к минимуму посещаемости ваших встреч снизит вероятность того, что разговор уйдет не по теме. Это также позволяет людям, которым не нужно быть рядом, продолжать работать за своими столами.
• Сведите слайды презентации к минимуму. Мало обсуждается вопрос о том, помогают ли слайды презентации (PowerPoint и т. Д.) Эффективности собрания. Это довольно очевидно: если вы используете слайды презентации, убедитесь, что они максимально лаконичны и информативны. Используйте слайды, чтобы показывать изображения и данные, которые нельзя передать словами, а не все содержание вашей презентации.
• Наконец, главный принцип, знаю, что ты хочешь решить перед тем, как начать встречу, и принять это решение как можно быстрее.

Шаг 4. Остановите драму в офисе в первую очередь

Рабочее место может быть стрессовым. Если появляется вспыльчивый характер, немедленно разберитесь с ним. Это может быть вы, человек, с которым имеете дело, или обе стороны, которым необходимо извиниться. Сделайте это как можно быстрее. Если вы позволите битве затянуться, ваша эффективность будет снижена, и в конечном итоге это будет стоить вам времени, поскольку вы будете стараться избегать этого человека. Что еще более важно, не позволяйте драме на работе разрушать вашу работоспособность и настроение!

• Не бойтесь привлекать посредника. Все мы знаем, что драма и обида могут помешать рабочему процессу, поэтому многие нанимают людей, специально назначенных для разрешения конфликтов на рабочем месте. Свяжитесь с персоналом отдела кадров в вашем офисе, если вы чувствуете разочарование, грусть или страх из-за других людей на вашем рабочем месте.
• Когда все закончится, вам не нужно дружить с коллегой, с которым вы поссорились, но вы должны иметь возможность работать с ним или с ней. Будьте вежливы и сдержанны на рабочем месте, даже с людьми, которых вы ненавидите.

Метод 3 из 3: изменение образа жизни

Шаг 1. Хорошо отдохните

Усталость никогда не улучшает качество работы кого-либо. Усталость снизит вашу производительность, а если вы легко заснете, это может вызвать неловкость на важной встрече. Более того, недостаток сна создает множество проблем со здоровьем. Не засыпайте на работе и не пропускайте работу из-за болезни - спите 7-8 часов в день для лучшего качества.

Усталость на работе может быть лишь незначительным отвлечением. Но в худшем случае это может стать серьезной проблемой для безопасности. Если у вас есть работа, где на карту поставлены жизни людей (например, служащий в аэропорту или водитель грузовика), очень важно управлять своим графиком сна

Шаг 2. Упражнение

Наука доказала, что упражнения улучшают настроение на работе и продуктивность. Это очень важно, особенно для офисных работников, которые проводят много времени за компьютером. Физические упражнения не только делают вас здоровее, но и делают вас более счастливыми, целенаправленными и мотивированными.

Если вы впервые приступаете к тренировкам, попробуйте сочетание кардио и силовых тренировок

Шаг 3. Поддерживайте хорошее настроение

Если вы пытаетесь повысить эффективность своей работы, вам нужно работать серьезно. Часто это не очень хорошая идея - вы можете повысить свою эффективность в краткосрочной перспективе, но это не сделает вас счастливым на работе, очень легко надоедает, что приводит к выгоранию и отсутствию мотивации. Старайтесь сохранять мотивацию - если вы чувствуете себя счастливым на работе, вы станете более мотивированным и амбициозным. Делайте небольшие вещи, которые не мешают продуктивности, например, слушайте музыку, немного потягивайтесь или переносите ноутбук в комнату отдыха, чтобы создать более тихую и умиротворяющую атмосферу.

• Получите максимум удовольствия от обеда - воспользуйтесь этой возможностью, чтобы вкусно поесть и пошутить с друзьями.
• Осторожно употребляйте кофе. Кофе может быть фантастическим стимулятором, если вы чувствуете себя очень вялым, но если вы употребляете его каждый день, вы можете стать зависимым от него, и в долгосрочной перспективе он не принесет вам никакой пользы.

Шаг 4. Мотивируйте себя

Проще работать эффективнее, если у вас есть веская причина для работы. Если вам часто трудно сохранять мотивацию, подумайте о причинах, которые побудили вас искать эту работу - ваши цели в жизни, ваши мечты или ваше собственное видение. Постарайтесь думать, что ваша работа - это путь к вашей конечной цели. Если вам нравится работа, подумайте, как она влияет на ваше самочувствие - чувствуете ли вы удовлетворение после ее выполнения?

• Подумайте о хороших результатах вашей работы. Может быть, у вас будет собственная машина или дом, или вы можете отправить своих детей в школу. Также подумайте о преимуществах, которые вы получаете от своей работы, таких как медицинская страховка и стоматолог для вас и вашей семьи.

  

• Подумайте о последствиях, если вы не будете работать. От чего вам нужно отказаться, потому что вы потеряли источник дохода? Как это повлияло на вашу семью и близких вам людей?

Шаг 5. Вознаградите себя

Если вы успешно повысите эффективность своей работы, отметьте это. Нелегко отказаться от старых привычек и принять новые, поэтому вознаградите свой тяжелый труд. Выпейте пива после работы в пятницу, или на вечеринке с друзьями, или просто лежа в постели с книгой - все, что сделает вас счастливым после долгой недели. Это очень важно для поддержания мотивации.

Ваш подарок не должен быть слишком большим и не должен быть финансовым бременем. Сохраните свои роскошные подарки для особых случаев