Выбор правильного формата письма в основном зависит от типа письма, которое вы хотите написать, и от того, кому вы его отправляете. Формат письма, который вы можете использовать при письме другу, будет сильно отличаться от формата, используемого для написания официальных писем. Более того, традиционный формат писем, отправляемых по почте, отличается от формата, используемого для электронной почты. Продолжайте читать, чтобы узнать больше о том, как правильно отформатировать письмо, которое можно использовать для написания следующего письма.
Шаг
Метод 1 из 4: форматирование делового или официального письма
Шаг 1. Напишите свое имя и адрес вверху письма
Включите почтовые адреса, города, провинции и почтовые индексы в блоки, с выравниванием по левому краю и через один интервал.
- Город, провинция и почтовый индекс пишутся в одной строке, а адреса улиц - в отдельной строке.
- Если вы отправляете письмо на фирменном бланке, который уже содержит эту информацию, пропустите этот шаг. Не указывайте обратный адрес дважды.
Шаг 2. Напишите дату прямо под вашим адресом
Напишите дату написания письма или дату написания письма, решать вам.
- Дата пишется слева, так же, как адрес пишется прямо над ней.
- Напишите дату в формате «месяц-день-год». Напишите месяц буквами, а день и год - цифрами. Например: 9 февраля 2013 года.
Шаг 3. Оставьте пустую строку между датой и следующей частью письма
Это отделит адрес от следующего раздела, что упростит чтение.
Шаг 4. При необходимости запишите контрольную линию
Если письмо написано со ссылкой на конкретный пункт, это может помочь читателю написать ссылку, которая начинается с «Re:».
- Контрольные строки пишутся с выравниванием по левому краю и стараются состоять только из одной строки.
- Запишите справочную строку, когда отвечаете на письма, открываете вакансии или запрашиваете информацию.
- Если вы пишете строку ссылок, оставьте после нее пустую строку, чтобы отделить строку ссылки от остальной части письма.
Шаг 5. Запишите адрес получателя
Запишите имя и должность получателя, а также название компании, почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс.
- Вся эта информация выровнена по левому краю и через один интервал. Имя получателя указывается в отдельной строке вместе с титулом получателя, названием компании и почтовым адресом. Город, провинция и почтовый индекс пишутся в одну строку.
- Если вы отправляете письмо в другую страну, напишите название страны заглавными буквами в отдельной строке под адресом получателя.
- По возможности направьте письмо конкретному человеку и напишите его имя с соответствующим заголовком, например «Мистер» или «Мать». Если вы не знаете пол получателя, писать заголовок не нужно.
- Оставьте пустую строку под полным адресом получателя.
Шаг 6. Начните текст письма с вежливого приветствия
Обычное приветствие обычно начинается с «Уважаемый господин», за которым следуют титул и фамилия получателя. Поставьте запятую после фамилии получателя.
- Приветствия пишутся с выравниванием по левому краю.
- Если вы не знаете пол получателя, вы можете обратиться к получателю по его или ее полному имени или записать название должности получателя, а затем его или ее фамилию.
- Оставьте пустую строку после приветствия.
Шаг 7. При желании напишите тему письма
Напишите тему письма заглавными буквами под приветствием с выравниванием по левому краю.
- Тема должна быть короткой, но информативной. Старайтесь состоять только из одной строчки.
- Следует отметить, что это нетрадиционно и не следует использовать часто.
- Не включайте строку темы, если вы уже включили строку ссылки.
- Оставьте пустую строку после темы, если вы включаете тему.
Шаг 8. Начните текст письма с краткого введения, объясняющего цель вашего письма
Абзацы письма пишутся с выравниванием по левому краю, но начало каждого абзаца пишется с отступом.
Шаг 9. Следуйте введению буквы с более длинным телом письма
Этот раздел должен объяснять цель письма, а также включать заключение, обобщающее все, что написано в письме.
Кратко напишите текст письма. Каждый абзац состоит из одного интервала, но оставляйте одну пустую строку между каждым абзацем и после последнего абзаца
Шаг 10. Закончите письмо вежливым заключительным приветствием
Примеры вежливого заключительного приветствия: «С уважением», «Приветствую» или «Спасибо». Не забудьте написать заключительное приветствие с выравниванием по левому краю и поставить за ним запятую.
Только первая буква первого слова заключительного приветствия пишется с заглавной буквы
Шаг 11. После заключительного приветствия укажите свое имя
Однако оставьте три пустые строки под закрывающим приветствием, прежде чем писать свое полное имя и название должности в строке ниже.
Шаг 12. Перечислите вложения в самом конце письма
Если вы прикрепляете вложение, напишите «Приложения» / «Вложение» на одну строку ниже своего имени и титула и запишите все приложения, которые прилагаются к письму.
- Обратите внимание, что это не обязательно, если вы не включаете вложения.
- Вложения выравниваются по левому краю и с одинарным интервалом.
Шаг 13. При желании введите инициалы машинистки
Если кто-то другой печатает письмо, а вы диктуете, укажите имя и фамилию машинистки в самом низу письма, на одну строку ниже вложения.
Шаг 14. Подпишите письмо после печати
Подпишите письмо ручкой между заключительным приветствием и своим именем. Подписание письма ручкой показывает получателю, что вы не торопитесь, чтобы отправить ему это письмо, и что это важно.
Метод 2 из 4: Форматирование письма близкому другу или родственнику (личное письмо)
Шаг 1. Запишите дату
Включите дату написания письма или дату написания письма в правом верхнем углу письма.
- Напишите дату в формате «месяц-день-год». Запись месяца буквами обычно является стандартным форматом, но для этого типа писем вы можете написать всю дату в числах.
- Дата написана по правому краю.
Шаг 2. Напишите дружеское приветствие
Приветствие «Уважаемый» по-прежнему является наиболее часто используемым приветствием, но, в зависимости от ваших отношений с получателем, вы можете написать имя получателя без каких-либо формальностей.
- Приветствия пишутся с выравниванием по левому краю и ставятся запятой.
- Когда вы пишете другу или коллеге, вы обычно можете написать только их имя. Например: «Дорогая Джейн».
- Для еще более личного письма вы можете заменить «Дорогой» обычным приветствием, например «Привет», «Привет» или «Привет».
- Если вы пишете родителю или кому-то, кого действительно нужно уважать, укажите титул и фамилию получателя. Например: «Уважаемая миссис Робертс».
- Между приветствием и основным текстом письма оставьте пустую строку.
Шаг 3. Напишите введение, основной текст и заключение к основному тексту вашего письма
Введение и заключение должны состоять из одного короткого абзаца, но тело письма обычно намного длиннее.
- Основной текст письма выравнивается по левому краю, но первая строка каждого абзаца имеет отступ.
- Весь основной текст письма - через один интервал. Обычно вы не оставляете абзацы между абзацами в личном письме, но можете, если это облегчит чтение вашего письма.
- Оставьте пустую строку после последнего предложения основного текста, чтобы отделить основной текст от заключительного приветствия.
Шаг 4. Завершите подходящим заключительным приветствием
«Искренне» до сих пор довольно часто используется, даже в личных письмах. Однако, если письмо достаточно обычное, вы можете включить менее обычное заключительное приветствие. Попробуйте что-нибудь вроде "Увидимся позже!" или "Увидимся позже!" если напишете близкому другу.
- Поставьте запятую после заключительного приветствия, но не вводите после нее свое имя.
- Заключительное приветствие пишется параллельно заголовку письма.
Шаг 5. Подпишите свое письмо
Подпишите свое письмо под заключительным приветствием. Обычно ваше имя пишется от руки, а не печатается на принтере.
Если вы обычно называете друг друга по имени получателем письма, вы можете просто записать свое имя и покончить с этим. Однако, если получатель может не знать, кто вы, по вашему имени, убедитесь, что вы также указали свою фамилию
Метод 3 из 4: форматирование официального или делового электронного письма
Шаг 1. Начните с краткого, но точного описания цели вашего электронного письма
Это описание находится в теме вашего электронного письма, а не в теле письма.
Если ваше электронное письмо ожидалось получателем электронного письма, это описание может быть только ссылкой на обсуждаемую тему. Если это письмо не будет получено, написать описание может быть немного сложно. Цель написания описания состоит в том, чтобы читатели могли догадаться, о чем ваше письмо, когда они открывают и читают ваше письмо. Это означает, что описание должно мотивировать ваших читателей открыть и прочитать вашу электронную почту
Шаг 2. Начните писать электронное письмо с официального приветствия
Обычно оно начинается с «Уважаемый» и сопровождается официальным названием получателя электронного письма или компании, которой вы отправляете электронное письмо.
- Если возможно, адресуйте письмо конкретному получателю. Избегайте отправки писем анонимным получателям. Используйте «Для кого это может касаться», только если нет другого варианта.
- На самом деле, наиболее подходящей пунктуацией после приветствия по-прежнему является двоеточие. Однако в настоящее время большинство людей используют запятую после приветствия при написании официальных электронных писем.
- Если вы не уверены, приветствовать ли получателя словами «мама» или «отец», просто запишите полное имя получателя.
- После официального приветствия оставьте пустую строку.
Шаг 3. Напишите основной текст письма, пусть он будет кратким, но информативным
Как и в любом письме, основной текст должен включать введение, основной текст и заключение. Все части, включая части тела, должны быть как можно короче и точнее.
- Основной текст выравнивается по левому краю.
- В начале каждого абзаца нет необходимости делать отступ.
- Основной текст имеет одинарный интервал, но между каждым абзацем и после последнего абзаца оставляется пустая строка.
Шаг 4. Используйте вежливое заключительное приветствие
Введите «С уважением» или другое не менее вежливое заключительное приветствие после основного текста письма и поставьте после него запятую.
- Не забудьте написать заключительное приветствие с выравниванием по левому краю, и только первая буква первого слова приветствия будет заглавной.
- Другие официальные заключительные приветствия, которые можно использовать, включают «Спасибо», «Приветствия» и «Приветствия».
Шаг 5. Введите свое имя под закрывающим приветствием
В отличие от писем, написанных / напечатанных на бумаге, вы не сможете подписывать электронные письма ручкой.
Ваше имя выровнено по левому краю
Шаг 6. Напишите внизу свою контактную информацию
Оставьте пустую строку после своего имени, затем введите свой физический адрес, номер телефона, адрес электронной почты и свой веб-сайт или блог, если он у вас есть.
Вся информация пишется с выравниванием по левому краю и с одинарным интервалом. Каждая контактная информация вводится в отдельной строке
Метод 4 из 4: форматирование писем для друзей
Шаг 1. Начните с написания краткого, но точного описания темы вашего электронного письма в разделе «Тема письма»
Это описание позволяет получателям с первого взгляда узнать тему вашего письма, прежде чем его открыть, и дает им достаточно информации, чтобы они могли догадаться, о чем ваше письмо.
Шаг 2. Начните с написания вежливого приветствия или приветствия в текстовом разделе электронного письма
Вы можете записать любое вежливое приветствие, которое вам нравится, например «Дорогой». После этого укажите имя получателя.
- Приветствия пишутся с выравниванием по левому краю.
- Если вы пишете близкому другу, вы можете полностью отказаться от приветствия и просто начать с его имени, за которым следует запятая.
- Между приветствием и телом письма оставьте пустую строку.
Шаг 3. Введите текст сообщения электронной почты
Как и все типы писем, тело вашего электронного письма должно включать введение, тело и заключение. Однако, если вы пишете электронное письмо близкому другу, этот формат может не понадобиться.
Шаг 4. Завершите электронное письмо заключительным приветствием
При закрытии электронного письма для друга заключительное приветствие не обязательно должно быть формальным, но оно должно быть признаком того, что ваше электронное письмо заканчивается.
Если вы пишете очень близкому другу, иногда можно просто закончить письмо своим именем вместо того, чтобы писать заключительное приветствие
подсказки
- Следует отметить, что есть небольшие различия между официальными письмами в Соединенных Штатах и официальными письмами в Соединенном Королевстве (Великобритания). В Великобритании обратный адрес и дата выровнены по правому краю, а строка темы, если таковая имеется, - по центру. Кроме того, дата записывается в формате «день-месяц-год», а после приветствия ставится запятая, а не двоеточие.
- Если вам не нравится описанный здесь формат, который иногда называют блочным форматом, вы также можете использовать модифицированный блочный формат и полублочный формат. Эти форматы содержат в основном одну и ту же информацию, но отличаются только местоположения.
