По мере того как популярность электронной почты как более простой, дешевой и быстрой альтернативы письмам растет, увеличивается и количество приглашений на свадьбы, празднования дня рождения и даже общественных мероприятий, отправляемых через эти онлайн-СМИ. Обычно приглашенные отправляют электронное письмо с системой RSVP, чтобы измерить количество гостей, которые могут посетить мероприятие. Но, к сожалению, система RSVP не очень популярна в Индонезии, поэтому, скорее всего, вам будет сложно ответить. Не волнуйтесь! Эта статья содержит различные советы по определению правильного способа и времени для ответа, составлению правильного ответа и проверке того, был ли ваш ответ получен приглашенным.
Шаг
Часть 1 из 3: Определение правильного пути и времени для ответа
Шаг 1. Примите решение
Первый шаг, который вам нужно сделать, - это принять решение присутствовать или не посещать мероприятие, указанное в приглашении. Подумайте об этом, как только получите электронное письмо с ответом на приглашение.
- Подумайте о месте проведения мероприятия и подумайте, нужно ли вам ехать за город. Например, чтобы посетить мероприятие, проводимое за городом, конечно же, нужно потратить больше, чтобы купить билет на самолет, верно?
- Убедитесь, что вам не нужно посещать другое мероприятие во время мероприятия.
- Убедитесь, что ваш партнер и ближайшие родственники также могут присутствовать. Помните, что наличие самых близких вам людей также повлияет на ваш процесс принятия решений.
Шаг 2. Определите природу события
Действительно, природа разных событий потребует разных тонов реакции и уровней формальности. Следовательно, вам необходимо сначала понять природу события, прежде чем отправлять ответ, чтобы предотвратить возникновение нежелательных ошибок.
- Если мероприятие носит неформальный характер, например, приглашение на барбекю в доме соседа, вам, как правило, необходимо дать неформальный ответ. Кроме того, время, необходимое для отправки ответа, как правило, короче.
- Если мероприятие носит формальный характер, например, приглашение на свадьбу, день рождения или другое важное торжество, вам, как правило, необходимо дать ответ, который также носит формальный характер.
Шаг 3. Дайте эффективный ответ
Ознакомившись с подробностями события и приняв решение, сразу же дайте действенный ответ. Другими словами, в своем ответе подтвердите, согласитесь ли вы с приглашением или нет.
- Прочтите дату ответа, указанную приглашающим. Помните, вы обязаны ответить до истечения срока!
- Ответьте как можно скорее. Даже если приглашающий дает вам месяц или два на ответ, это не значит, что вы должны воспользоваться возможностью, чтобы ждать ответа! Вместо этого ответьте сразу же после того, как вы приняли решение принять или отклонить приглашение.
Часть 2 из 3: создание ответов
Шаг 1. Укажите тему письма
Определив, как и когда отвечать, структурируйте свое сообщение. Для начала укажите в электронном письме тему, которая указывает на ваш ответ и соответствует характеру события.
- Для официальных приглашений используйте предложения, которые также носят формальный характер. Например, напишите: «Роджер и Анна отказались от приглашений на бал и ужин 11 мая».
- Для неформальных приглашений, таких как замороженные приглашения вашим соседям по комплексу, просто напишите: «Не могу прийти на 11-е барбекю».
Шаг 2. Добавьте приветствие
Важно открывать электронное письмо с правильным приветствием, потому что это приветствие задаст тон вашему ответу. Кроме того, правильное приветствие подчеркнет ваши чувства и взгляды на приглашенного.
- Примеры подходящих приветствий: «Кому», «Моему лучшему другу» или простые приветствия, такие как «Доброе утро / день / вечер / вечер».
- Для неформальных мероприятий просто произнесите короткое и простое приветствие, например «Джону и Марси».
Шаг 3. Составьте сообщение в теле письма
Сообщение, написанное в теле письма, может быть самой важной частью вашего ответа, тем более, что оно завершает ваш ответ и отражает характер события. Некоторые примеры предложений, которые вы можете использовать, чтобы принять или отклонить приглашение:
- Дайте неформальный ответ на такое приглашение. Например: «Спасибо за приглашение на барбекю, Том. Но извините, мы не смогли приехать, потому что в тот день нам нужно было уехать из города ».
- Дайте официальный ответ на приглашение такого рода. Например, «Хиггинсоны получили приглашение на свадьбу Джоша и Белинды 5 ноября 2019 года». Другой пример: «Джон и Сара Эпплби рады принять ваше приглашение на день рождения Марты Родригес».
- Примером официального приговора об отказе может быть: «Семья Паркер не смогла присутствовать на свадьбе Джоша и Белинды 5 ноября 2019 года».
Шаг 4. Напишите заключительное приветствие и укажите свое имя
После написания сообщения завершите ответ соответствующим заключительным приветствием. На самом деле, написание заключительного приветствия - это не просто формальность, но в то же время оно может отражать тип ваших отношений с этим человеком и то, как вы к нему относитесь.
- Выберите официальное заключительное приветствие, например «Приветствие» или «Спасибо».
- Выберите неформальное заключительное приветствие, например «Приветствие» или «Приветствие».
- Сопоставьте заключительное приветствие со своим ответом. Например, напишите «С большим сожалением», если вам следует отклонить приглашение, или «Спасибо», если вы принимаете приглашение.
- Напишите свое имя в конце письма. Для неформальных мероприятий просто запишите свой псевдоним и псевдонимы других приглашенных людей. Однако для более формального мероприятия рекомендуется записать свое полное имя и имена других приглашенных гостей. Если у вас и приглашенного очень близкие отношения, просто напишите «Семья Смита».
Часть 3 из 3: Работа с автоматическими сообщениями электронной почты и устранение возможных проблем
Шаг 1. Нажмите «отклонить» или «принять», если в письме есть автоматическая кнопка
Сегодня многие люди больше заинтересованы в использовании автоматической службы RSVP, которая отправляется в форме электронного письма с официальными приглашениями. Скорее всего, автоматическое электронное письмо с ответом на приглашение было переадресовано через третье лицо, и в нем есть кнопка с опцией «отклонить» или «принять».
- Если вы получили такое электронное письмо, вам не нужно отправлять личное письмо приглашенному.
- После того, как приглашение будет принято или отклонено, ответ будет отправлен третьему лицу и отправлен приглашающему.
- Автоматические почтовые службы часто используются для полуформальных мероприятий, таких как дни рождения, встречи, общественные встречи и т. Д.
Шаг 2. Щелкните опцию «Уведомление о вручении» в теле письма
Сделайте это так, чтобы ваш провайдер электронной почты отправил вам электронное письмо с подтверждением, что указанное лицо получило или открыло ваш ответ. Таким образом вы узнаете, отправлено ли сообщение.
- Имейте в виду, что разные провайдеры электронной почты также могут иметь разные политики в отношении опции «квитанция о получении».
- Некоторые поставщики услуг электронной почты даже не предоставляют такой возможности.
Шаг 3. Отправьте дополнительное электронное письмо, если ваши планы изменятся
На самом деле изменение планов - это неизбежная возможность. Если вам нужно отклонить ранее принятое приглашение или наоборот, убедитесь, что вы передаете изменение в ответ непосредственно приглашающему.
- Если вы случайно нажали опцию «Принять» в автоматическом письме, уточните ошибку в личном письме заинтересованному лицу.
- Если вы хотите отклонить полученное ранее приглашение, сообщите об отказе непосредственно приглашающему. Например, отправьте электронное письмо с темой «RSVP Changes», в котором говорится: «Извините, по той или иной причине мы с Сарой не смогли присутствовать на вашей 20-й годовщине свадьбы 14-го числа. Надеюсь, мы сможем снова встретиться в ближайшем будущем, хорошо! »
- Если вы хотите принять приглашение, которое вы ранее отклонили, также сообщите об изменениях непосредственно приглашающему. Например, отправьте электронное письмо с темой «RSVP Changes», в котором будет написано «Здравствуйте! Если квота приглашения все еще доступна, я буду рад посетить ваше мероприятие».
- Об изменениях в ответе следует сообщать как можно скорее. Если предстоящее мероприятие носит неформальный или полуофициальный характер, вы, скорее всего, заранее измените свой ответ. Однако, если мероприятие носит формальный характер (например, свадьба), изменения в ответ следует вносить заранее, по крайней мере, за месяц.
