Блок-схемы - идеальная утилита для разбиения трудных для понимания процессов на набор простых концепций. Создание правильной блок-схемы сбалансирует информацию, необходимую для ее передачи, и легкость, с которой ее можно передать. Следуйте этому руководству, чтобы создать блок-схему в Excel и Word.
Шаг
Метод 1 из 3: разработка концепции
Шаг 1. Запишите основную концепцию
Ключ к успешной блок-схеме - это то, что ее легко читать. Убедитесь, что основные концепции записаны, а изменения концепций объясняются простыми шагами.
Убедитесь, что у вас есть отличительная конечная точка на плане диаграммы. Это поможет облегчить чтение диаграммы
Шаг 2. Решите, какой формат вы выберете: стандартный или дорожки
Стандартные блок-схемы разбивают процессы в соответствии с ключевыми концепциями и необходимыми действиями. Если у вас есть несколько групп, участвующих в процессе на блок-схеме, формат дорожки может помочь указать, кто должен это делать. Каждый шаг блок-схемы помещен в «полосу» (также известную как путь) - группа, ответственная за выполнение задачи (маркетинг, продажи, HR и т. Д.).
- Дорожка обычно имеет горизонтальный или вертикальный формат. Отправной точкой является верхний левый угол диаграммы.
- Swimlane может быть сложно спроектировать, если есть несколько концепций, которые должны перемещаться между отделами. Это испортит график.
Шаг 3. Создайте блок-схему
Прежде чем приступить к созданию блок-схемы с помощью программного обеспечения, нарисуйте ее на листе бумаги. Поместите черновик, начиная сверху, и разверните диаграмму под ним.
- Большинство блок-схем работают на основных двоичных принципах. В тот момент, когда происходит процесс изменения, читателю задают вопрос «да» или «нет» (также известный как «да» или «нет»). Ответ направит читателя к подходящей концепции.
- Используйте разные формы для представления разных типов концепций или решений. Добавление визуальных подсказок поможет читать и понимать.
Шаг 4. Изолируйте сложные процессы
Если области блок-схемы становятся слишком плотными, разделите подпроцессы на новую блок-схему. Добавьте поле в качестве ссылки на подпроцесс в исходной блок-схеме и позвольте читателю вернуться, когда они пройдут через развернутый раздел.
Метод 2 из 3: создание блок-схемы в Excel
Шаг 1. Сделайте сетку
Листы Excel по умолчанию отформатированы так, что ширина ячеек превышает их высоту. Чтобы сделать его однородным, установите размер ячейки равным квадрату. Для этого нажмите кнопку «Выбрать все ячейки», расположенную в верхнем левом углу листа.
- Щелкните правой кнопкой мыши заголовок каждого столбца и выберите в меню «Ширина столбца». Введите 2.14 в поле и нажмите Enter. Это превратит все клетки в идеальный квадрат.
- Активируйте «Привязку к сетке» в меню «Выровнять» на вкладке «Макет» или «Макет страницы». Это заставит созданный объект изменить размер так, чтобы он вписался в сетку и создал однородную форму.
Шаг 2. Отрегулируйте поля
Если вы экспортируете лист в Word или другую программу, убедитесь, что линии полей выровнены. Используйте меню «Поля» на вкладке «Макет страницы» или «Макет», чтобы настроить поля в соответствии с программным обеспечением для экспорта диаграмм.
Вы можете настроить ориентацию документа (книжную или альбомную) с помощью меню «Ориентация» на вкладке «Макет». Блок-схема, которая идет слева направо, должна быть в альбомном формате
Шаг 3. Создайте фигуру
Щелкните вкладку «Вставка» и выберите меню «Фигуры». Выберите форму, которую хотите создать, а затем с помощью мыши нарисуйте размер прямоугольника. После создания фигуры вы можете изменить ее цвет и стиль линии с помощью инструментов на открывшейся вкладке «Формат».
Шаг 4. Добавьте текст
Чтобы добавить текст к фигуре, щелкните центр фигуры и начните вводить текст. Вы можете установить шрифт и стиль на вкладке «Главная». Убедитесь, что текст короткий и лаконичный, а также его легко читать.
Шаг 5. Соедините все фигуры
Откройте меню Фигуры на вкладке Вставка. Выберите стиль линии, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям. Наведите указатель мыши на первую фигуру. В конце вы увидите маленькую красную рамку, указывающую, где можно соединить линии.
- Начните линию с красного квадрата и перетащите ее ко второй фигуре.
- На второй фигуре появятся красные квадраты. Разместите конечную точку на линии одного из прямоугольников.
- Все формы теперь подключены. Если вы переместите фигуру, линии останутся соединенными и будут под прямым углом.
- Добавьте комментарии к соединительной линии, введя текстовое поле, доступное на вкладке «Вставка».
Шаг 6. Загрузите шаблон
Вместо того, чтобы создавать блок-схему с нуля, вы можете использовать различные шаблоны и мастера Excel, которые доступны бесплатно или за плату в Интернете. Большинство этих шаблонов сэкономят ваше время на построении графиков.
Метод 3 из 3: создание блок-схемы в Word
Шаг 1. Вставляем холст
Самый простой способ создать блок-схему в Word - сначала создать холст. С холстом вы свободнее работать с фигурами и позволяете использовать некоторые функции, которые обычно недоступны, например, соединительные линии.
Щелкните вкладку Вставка. Выберите меню «Фигуры», а затем щелкните «Новый холст для рисования» в нижней части меню. В вашем документе появится пунктирная линия холста. Вы можете настроить размер холста, изменив его угол
Шаг 2. Активируйте сетку
С помощью сетки вы можете создать однородную форму. Чтобы активировать его, щелкните холст, чтобы сделать его активным. На вкладке «Формат» нажмите «Выровнять», а затем выберите «Параметры сетки». Установите флажки для отображения линий сетки и выравнивания фигур.
Шаг 3. Создайте фигуру
На активном холсте выберите вкладку «Вставка» и щелкните меню «Фигуры». Выберите фигуру, которую хотите добавить. С помощью мыши нарисуйте фигуру желаемого размера. После создания фигуры вы можете изменить ее цвет и стиль линии с помощью инструментов на открывшейся вкладке «Формат».
Шаг 4. Добавьте текст
Чтобы добавить текст к фигуре в Word 2007, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите в меню «Добавить текст». В Word 2010/2013 просто щелкните фигуру и начните ее вводить. Вы можете установить шрифт и стиль на вкладке «Главная».
Шаг 5. Соедините фигуры
Откройте меню Фигуры на вкладке Вставка. Выберите стиль линии, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям. Наведите указатель мыши на первую фигуру. Вы увидите, что на концах появятся маленькие прямоугольники, указывающие, где можно соединить линии.
- Начните линию внутри поля, затем перетащите ее ко второй фигуре.
- По краям второй фигуры появятся маленькие квадратики. Разместите конечную точку на линии одного из прямоугольников.
- Все формы теперь подключены. Если вы переместите фигуру, линии останутся соединенными и будут под прямым углом.
- Добавьте комментарии к соединительной линии, введя текстовое поле, доступное на вкладке «Вставка».
