Запрошено или нет, но написание отчета о состоянии может быть отличным способом сообщить о своих достижениях. Хороший отчет о статусе поможет начальнику, как и вам, отслеживать задачи и результаты работы. Ниже приводится руководство по написанию удобных для чтения отчетов о состоянии.
Шаг
Метод 1 из 1. Написание отчета о состоянии
Шаг 1. Дайте отчету название и дату
Заголовок, содержащий дату (например, «Результаты первой недели декабря»), является эффективным вариантом заголовка. Убедитесь, что вы написали дату в отчете.
- Если отчет будет отправлен по электронной почте, вы можете использовать имя и дату в качестве заголовка.
- Если отчет является документом, укажите заголовок и дату в качестве заголовка документа.
Шаг 2. Запишите подробную информацию о проекте, такую как название проекта, дату начала / окончания и имена сотрудников
Шаг 3. Опишите достижения с заголовками «Достижения», «Задача выполнена» и т. Д
- Обязательно укажите отчетный период, например, неделя, месяц, квартал и т. Д.
- Используйте активные глаголы для начала отчета, такие как «закончить», «объяснить», «разработать», «улучшить», «уточнить» и т. Д.
- Для еженедельных отчетов вы можете просто включить 3–6 пунктов, каждое из которых состоит из одного предложения.
Шаг 4. Запишите, что необходимо сделать в следующем отчетном периоде, в заголовках «Следующий план», «Следующая задача», «PR» и т. Д
- Если возможно, рассчитайте время, необходимое для выполнения задачи, например «Задокументируйте изменение конструкции (расчетное время: 2 дня)».
- Совместите следующую задачу с расписанием вашего проекта.
- Для еженедельных отчетов вы можете просто включить 3–6 пунктов, каждое из которых состоит из одного предложения.
Шаг 5. Также запишите проблемы, с которыми вы в настоящее время сталкиваетесь или столкнетесь, в заголовки «Проблемы» или «Проблемы и комментарии»
Для этого раздела вы можете написать 1-2 коротких абзаца.
- Например, если у вас возникли проблемы с контактом с поставщиком, потому что на этой неделе в офисе никого нет, или если у вас есть предложения по улучшению работы вашей компании, запишите их в разделе «Проблемы и комментарии».
- Если вы просто сообщаете о проблеме, но не нуждаетесь в помощи, когда она написана, не забудьте упомянуть об этом. В комментариях типа «Проблема решена в течение 2 дней» вашему руководителю будет сказано не вмешиваться, а следить за проблемой, с которой вы столкнулись.
- Если ваша рабочая проблема не решена, руководитель не может сказать, что вы ему не сказали.
Шаг 6. Прочтите отчет еще раз, затем отправьте его соответствующим сторонам
Пример
Вот пример отчета о статусе от редактора wikiHow. Сопоставьте стиль, формат и список достижений в этом примере с данными вашей работы, но имейте в виду, что каждый шаг начинается с активного глагола.
Отчет о состоянии дел 26 сентября 2011 г.
Законченный
- Начато 3 статьи: 1 статья по собственной идее, 2 статьи по запросам.
- Разработать 2 статьи
- Переписать 1 статью
- Отслеживает около 400 изменений и проверяет запросы на редактирование на предмет орфографических ошибок / дубликатов.
Следующий план
- Добавление изображения в 1 статью.
- Перечитайте и отредактируйте 1 статью.
- Попросите редактора, имеющего медицинское образование или оказывающего первую помощь, просмотреть статьи о переломах. У автора нет медицинского образования, поэтому он сомневается в результатах своих исследований.
- Обзор 1 статьи, которая уже хороша, но требует стилистического улучшения и дополнительной информации.
Проблемы / Комментарии
- Спасибо программистам за то, что они позаботились о том, чтобы обновление программного обеспечения на этой неделе прошло гладко. О возникающих проблемах будет сообщено позже.
- Волонтер грустит, потому что его кот умер. Сначала волонтеров попросили отдохнуть.
подсказки
- Если есть возможность, напишите положительный отчет. В отчетах не следует жаловаться, сердиться или извиняться. Один из способов написать положительный отчет - дать предложения или, по крайней мере, направления решения проблемы, если вы сообщите о ней. Ваше предложение является доказательством того, что вы взяли на себя инициативу решить проблему.
- Скажите спасибо в нужном месте, например, коллеге, который вам помог. Если вы помогаете другому коллеге, также укажите это в отчете.
- Будьте честны в отчетах. Не сообщайте о том, чего не делаете.
- Напишите краткий отчет. Ваш менеджер очень занятой человек, у него мало времени, чтобы читать ваш отчет. Если менеджеру потребуется дополнительная информация, он спросит.
- Если вы напишете отчет в пятницу днем, вы узнаете, насколько далеко продвинулась ваша работа, когда вернетесь на работу в понедельник утром.
- Если вам нужно отслеживать множество вещей (запросы на покупку, запросы на изменение, рабочие запросы, заметки и т. Д.), Создание таблицы или базы данных может быть хорошим способом их отслеживать.
- Напишите конкретные отчеты.
- Сделайте копию отчета для себя. Копия может помочь вам при написании резюме или при написании достижений, когда пришло время повышать зарплату.
- Если вы хотите написать отчет о состоянии, регулярно составлять отчет или, по крайней мере, писать о достижении, чтобы не тратить часы на отслеживание того, что вы сделали. Ежедневно записывайте достижения при заполнении карточки посещаемости.
- Этот метод написания отчета о состоянии также можно использовать, когда вы сообщаете о статусе проекта на собрании.
- Сообщение о том, что вы только что начали, о книге, которую вы только что прочитали, или о том, что вы исследуете, - это нормально. Не все можно сделать за неделю, а подготовка, которую вы выполняете, может занять много времени и повысить ценность проекта.
Предупреждение
- Пишите отчеты профессионально. Ваш отчет может прочитать больше людей, чем вы думаете, особенно если он отправлен по электронной почте.
- Если вы отправите своему боссу незапрашиваемый отчет, будьте готовы написать тот же отчет на следующей неделе!
- Как правило, не давайте слишком много обещаний. Просто скажи мне, что ты умеешь делать.
