Все мы знаем, что на работе важна организованность, но большинству людей это нелегко. Хотите верьте, хотите нет, но организовать не так сложно, как кажется. Несколько исправлений и решений помогут вам стать организованным человеком легче, чем вы думаете.
Шаг
Метод 1 из 4: установка места и времени
Шаг 1. Следите за своей деятельностью
Проведите несколько дней, ведя дневник или отслеживая свою повседневную деятельность. Ведя дневник, вы можете увидеть, что вы сделали, чего раньше не осознавали. Кроме того, ведение дневника также может дать вам некоторое представление о ваших недостатках в организации работы и продуктивности. Это упражнение следует выполнять с большой целью. В журналах активности вы можете увидеть, какие действия являются пустой тратой времени, а какие могут помочь вам в достижении ваших целей.
Шаг 2. Определите свое продуктивное время
Некоторые из нас рано встают, а некоторые нет. Вы, наверное, уже знаете, когда у вас продуктивное время. Предпочитаете ли вы вечер, утро, обед, даже до или после часов пик рабочего дня, воспользуйтесь этим временем, чтобы максимизировать свою продуктивность.
Шаг 3. Расставьте приоритеты в своей работе
Все мы знаем, что одни задачи важнее других, но мы не всегда правильно расставляем приоритеты. Так что разработайте систему ранжирования, отмечая задачи как важные, будьте честными и гибкими. Используйте напоминания, используя цифровой календарь или стикеры на компьютере или на столе. Посвящайте больше времени и энергии тем вещам, которые находятся в вашем списке в первую очередь. Примерами являются задачи, зависящие от времени, например задачи, которые необходимо выполнить сегодня или завтра. Вы также должны уделять первоочередное внимание реагированию на клиентов, начальников или кого-либо еще, кто платит вам зарплату. Если вы не уверены в чувствительности и важности задачи, лучше спросите кого-нибудь.
Шаг 4. Немедленно выполняйте небольшие задания
Не все задачи должны быть расставлены по приоритетам и должны быть запланированы для выполнения в определенные сроки. Некоторые задачи не требуют планирования или составления расписания, потому что их можно выполнить сразу. В таком случае вы можете быстро выполнить задачу сразу же. Итак, сделайте это сейчас! Немедленно выполняя легкие задачи, вы не будете откладывать на потом.
Шаг 5. Организуйте инструменты и рабочие инструменты
Наши столы могут легко превратиться из грязной лодки в сломанную, и это может помешать вам быть организованным человеком. Некоторые люди даже придерживаются политики «чистого стола». Даже если в этом нет особой необходимости, лучше навести порядок на рабочем месте.
- Приведите в порядок стол. Вынесите весь мусор и систематически разложите нужные вещи. По возможности убирайте стол: когда нет дел в офисе, во время перерывов или между делами.
- Немедленно уберите мусор. Таким образом, вы всегда будете помнить о необходимости чистить свой стол. Кроме того, вы можете не раздражаться скопившимся мусором.
- Храните нужные вещи в легкодоступном месте. Конечно, не все вокруг - мусор. Хранение необходимых вам инструментов поблизости также может сэкономить ваше драгоценное время и рабочее пространство.
Шаг 6. Запланируйте мероприятия и встречи
Некоторые люди планируют только встречи, но не расписывают дела в своем списке дел. Планирование важных задач и встреч может быть очень полезным. Например, вы можете группировать свои дни, проводя собрания только по вторникам и четвергам. Освободите в своем расписании место для «творческого времени» или для непредсказуемого.
- Используйте диспетчер расписания и календаря. Вы можете создать свой собственный диспетчер расписания, используя бумагу и ручку, или это может быть программное обеспечение и приложения, такие как iCalendar или Google Now.
- Распределите свою деятельность по категориям. Распределение по категориям или цветовое обозначение ваших занятий может быть вашим визуальным напоминанием о том, что важно. Например, вы можете создавать следующие категории: переписка, проекты, события, встречи, мозговой штурм, перерывы и время упражнений.
- Используйте технологии, чтобы управлять своим расписанием. Онлайн-диспетчеры расписания и почтовые платформы, такие как Outlook, могут объединять списки дел, календари и списки адресов. Этот диспетчер расписания не только повышает вашу эффективность, но также может упростить ваше мышление.
- По возможности сдавайте работу. В напряженный рабочий день вы часто забываете, что вам не нужно делать все в одиночку. Доверьте свою работу помощнику или, если вы действительно заняты работой, попросите коллег помочь вам с конкретной задачей. Вы можете отплатить коллеге за помощь, когда работа начнет сворачиваться.
Метод 2 из 4: систематическая организация электронных писем
Шаг 1. Проверьте свою электронную почту в назначенное время
Вам не всегда нужно проверять свой почтовый ящик, потому что большинство сообщений не так важны, как вы думаете. Если вы работаете над работой, которая не требует быстрого сопровождения, проверяйте свою электронную почту через регулярные промежутки времени, примерно 3-4 раза в день.
Шаг 2. Организуйте электронную почту
Воспользуйтесь преимуществами функции папок и флагов, вместо того, чтобы ваши сообщения накапливались в вашем почтовом ящике. Например, функции папок и подпапок в Outlook или функции нескольких ярлыков и входящих сообщений в Gmail могут быть прибыльными. Если вы журналист, ваши файлы могут называться «Последние новости», «Новости будущего», «Старые новости», «Интервью и ресурсы» и «Идеи».
Удалите и заархивируйте свои электронные письма. Архивируйте важные и старые письма, а затем удалите остальные. Как и в примере выше, «Старые новости» - это журналистский архив. Когда вы начнете удалять старые электронные письма, вы увидите, сколько писем стоит выбросить, а не хранить. Некоторые люди даже решают иметь «нулевой почтовый ящик», то есть без непрочитанных писем или писем в вашем почтовом ящике. Помимо файлов и этикеток, вы можете очистить свой почтовый ящик с помощью инструмента архивирования, удаления старых писем и приложения для очистки электронной почты
Шаг 3. Используйте другие, более эффективные формы общения
Иногда быстрый телефонный звонок эквивалентен отправке и получению 10 писем. Если да, звоните! Если вы знаете, что обмен электронными письмами может помешать обсуждению и должен выполняться взад и вперед, лучше всего общаться по телефону. Вы получите более подробную информацию, позвонив, вместо того, чтобы вести долгие, подробные и трудоемкие обсуждения по электронной почте. Вы можете написать своим коллегам по электронной почте и сказать: «У меня много вопросов по этому поводу. Может, проще по телефону поговорить? Могу я позвонить вам в 5? »
Шаг 4. Ограничьте перерывы
Стратегические перерывы действительно могут помочь, но перерывы в рабочее время - наоборот. Прерывания могут замедлить вашу работу, нарушить ритм и заставить вас потерять концентрацию. Итак, попробуйте использовать голосовую почту, когда вы заняты. Эти инструменты подходят не только для тех случаев, когда вы находитесь вне офиса; эти инструменты также можно использовать, когда вы очень заняты. Многие люди придерживаются политики «открытых дверей», но вам не обязательно держать дверь открытой все время. Вы можете оставить на двери сообщение «Разговор» или «Помещение используется. Пожалуйста, вернитесь еще раз или отправьте электронное письмо ».
Шаг 5. Воспользуйтесь преимуществами облака
Облачные вычисления заслуживают внимания, поскольку они дешевле, масштабируемы, более эффективны и их легче обновлять. Содержимое в облаке очень полезно, потому что к нему можно получить доступ на различных устройствах: компьютерах, планшетах, смартфонах и других. Облачное хранилище также действует как первичная и вторичная форма цифрового резервного копирования. Обсудите с менеджером по ИКТ или поставщиком программного обеспечения, так как у вас уже может быть свободное место для хранения в облаке или оно доступно за небольшую годовую плату.
Шаг 6. Используйте онлайн-закладки
В большинстве браузеров есть функция закладок, позволяющая сохранять и систематизировать ваши любимые веб-адреса или те, которые вы часто посещаете, чтобы к ним можно было легко и быстро получить доступ. Воспользуйтесь этой функцией, чтобы не забывать о важных сайтах и узнавать последние новости.
Метод 3 из 4: максимально эффективно использовать время
Шаг 1. Избегайте одновременного выполнения нескольких дел (многозадачность)
В это верят все специалисты. Хотя это может показаться быстрым и крутым по телевизору, выполнение множества дел одновременно неэффективно и может повлиять на эффективность ваших усилий по организации. Вместо этого вам лучше сначала посвятить все свое внимание одной задаче, решить ее и перейти к другим делам из вашего списка.
Шаг 2. Составьте себе расписание
К счастью, для большинства заданий не требуется создавать ежедневное расписание на основе минут. Тем не менее, отмечая свое ежедневное расписание и важные задачи или события дня, вы можете сосредоточиться на своих задачах.
- Установите ограничения по времени для определенных действий. Некоторые задачи не требуют установки ограничения по времени, но другие должны быть параметризованы, чтобы повысить вашу продуктивность. Подумайте о некоторых задачах, которые отнимают больше времени, чем необходимо, и установите для них временной лимит позже.
- Выделите дополнительное время для других занятий. Некоторые задачи, как вы узнаете из опыта, обычно занимают больше времени, чем следовало бы, но это неплохо. Для этого вида деятельности, а особенно важных событий и встреч, выделяйте дополнительное время до и после.
Шаг 3. Используйте приложение для таймера, секундомера или будильника
Эти объекты могут быть эффективными при правильном использовании. Некоторые люди выбирают установку будильника на 10, 15 или 30 минут раньше необходимого времени, чтобы дать им достаточное предупреждение перед началом занятия. Вы также можете установить напоминание (напоминание).
Шаг 4. Не откладывайте на потом
Спросите себя, действительно ли вам следует отложить занятие или просто лениться. Если вам хочется расслабиться, не откладывайте на потом - сделайте это! Однако, если отсрочка занятия неизбежна, обязательно делайте заметки и перепланируйте мероприятие с конкретным планом. Или вы можете придумать импровизированный план. Например, если вам нужно отменить личную встречу, вы можете вместо этого провести конференц-связь или веб-конференцию.
Метод 4 из 4: Поддержание физического и психического здоровья
Шаг 1. Сделайте перерыв
Отдых вашего ума необходим для поддержания вашей продуктивности и психического здоровья. Обычно мы слишком заняты работой, чтобы не успевать отдыхать. Перерыв дает нам столь необходимый перерыв для повышения производительности. Однако перерывы также дают возможность остановиться и задать вопрос, эффективно ли мы используем свое время.
Шаг 2. Спите лучше
Без хорошего ночного сна на следующий день вы почувствуете головокружение, усталость или вялость. Это может помешать вашему графику и эффективности на работе. Поставьте себе цель получать от 7 до 8 часов непрерывного сна каждую ночь.
Шаг 3. Не сравнивайте себя со своими коллегами
Работа ваших коллег по большей части отличается от той, которую вы должны выполнять, и у каждого свой метод организации своей работы. Метод, который имеет смысл и эффективен для ваших коллег, может не сработать для вас, и наоборот.
Шаг 4. Примите тот факт, что организация - это непрерывный процесс
Не ожидайте, что станете идеальным. Заказ - долгий процесс, требующий постоянного внимания. Вы не будете оптимально организованы каждый день, но попытки быть обычным человеком могут повысить вашу эффективность.
