Свидетельство о трудоустройстве (или письмо с подтверждением занятости) - это официальная корреспонденция, обычно направляемая работодателем запрашивающей стороне с целью проверки трудовой истории сотрудника. Свидетельство о трудоустройстве обычно требуется для подачи заявления на ссуду, аренды недвижимости, подачи заявления на новую работу или по другим причинам для проверки трудового стажа. При написании справки о трудоустройстве объясните, кто вы, предоставьте честное изложение обязанностей сотрудника и подтвердите работу. Этот сертификат должен быть оформлен на профессиональном бланке и содержать контактную информацию и подпись. Прочтите приведенные ниже инструкции, чтобы узнать, как составить полное и точное свидетельство о трудоустройстве.
Шаг
Часть 1 из 2: Подготовка к написанию справки о трудоустройстве
Шаг 1. Подумайте, зачем вы пишете справку с места работы
Содержание и тон языка письма зависят от получателя. Для финансовых учреждений используйте профессиональный тон и укажите финансовую информацию (например, зарплаты, комиссионные, надбавки и бонусы). С другой стороны, если вы пишете справку о трудоустройстве для сотрудника, который подает заявку на новую работу, тон языка может быть более неформальным, и вы можете не включать финансовую информацию.
Поняв его цель и объем, вы можете написать письмо, соответствующее потребностям получателя
Шаг 2. Подумайте, кому это написать
Обычно справку о трудоустройстве составляет руководитель. В этой ситуации сотрудник попросит вас как работодателя написать письмо о приеме на работу для определенных целей. С другой стороны, сотрудники могут сами написать справку о трудоустройстве. В этой ситуации вы, как сотрудник, напишете его сами, а затем попросите начальника подписать или изменить его по мере необходимости. По возможности работодатель должен писать его от имени сотрудника, а не наоборот.
- Если вы начальник, который пишет письма сотрудникам, вы можете структурировать их в соответствии со своими требованиями и контролировать сообщения в них. К тому же, как работодатель, письмо, которое вы пишете, считается искренним и честным. Однако главное препятствие - это время. У вас, как у начальника, конечно же плотный график, а на подготовку этого письма уйдет время. Из-за этого справки о трудоустройстве обычно короткие и лаконичные, поэтому вы не теряете слишком много времени, особенно если вы уже это сделали.
- Если вы сотрудник, который пишет самостоятельно, вы можете определить, какую информацию передать получателям, и вам не нужно тратить время на то, чтобы поделиться идеями со своим начальником. Кроме того, босс также не обременен временем, которое должно быть предоставлено для его написания (если вы напишете это самостоятельно, босс может быть счастлив, потому что ему не нужно делать это самому). Однако начальник всегда должен подписывать, и есть вероятность, что он не захочет сделать это после прочтения содержания вашего письма. В таком случае вам следует либо переписать его, либо убедить его написать его сам.
Шаг 3. Соберите необходимую информацию
Как только вы узнаете получателя и того, кто будет писать письмо, вы должны собрать в письме необходимую информацию.
- Если вы начальник, поговорите с сотрудником, чтобы узнать, что он хочет включить. Обсудите, кто получатель, какова цель письма, какие спецификации необходимо включить и когда его следует отправить.
- Если вы являетесь сотрудником и сами пишете письмо, вся необходимая информация уже есть, но вам следует сначала поговорить со своим начальником и спросить, какое письмо он ожидает. Это гарантирует, что вы напишете письмо, соответствующее требованиям работодателя, и получите его подпись.
Часть 2 из 2: Письменное свидетельство о трудоустройстве
Шаг 1. Используйте фирменный бланк
Напишите справку о трудоустройстве на официальном бланке компании. Если вы начальник, эту бумагу можно использовать бесплатно. Если вы являетесь сотрудником, сначала спросите, можете ли вы их использовать. Официальный бланк компании заверит ваше письмо и заставит получателя поверить в его содержание.
Если у вас нет официального бланка, вы можете использовать компьютер для создания заголовков писем. Заголовок должен содержать название компании, адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Также предоставьте информацию об авторе письма (и заголовке) и дате написания письма
Шаг 2. Как можно конкретнее адресуйте письмо получателю
Если вы знаете имя получателя, обратитесь непосредственно к соответствующему лицу. Если вы не знаете, кто будет его читать, обратитесь в организацию, указав в теме письма описание содержания письма.
- Например, если вы знаете адрес и имя получателя, напишите их сразу под заголовком. После этого произнесите соответствующее приветствие, например «Уважаемый [г-н Судирман]».
- Если вы не знаете, кому адресовано письмо, отправьте его в соответствующий отдел, указав в теме письма описание содержания письма. Например, для письма в финансовое учреждение с целью получения ссуды вы можете отправить письмо в местный филиал, указав в строке темы «Описание сотрудника для заявки на ссуду». В завершение произнесите приветствие, например «Для кого это касается».
Шаг 3. Опишите, кто вы
В первом абзаце основного текста объясните, кто вы и цель написания письма. Укажите свою должность, стаж работы и как долго вы знаете сотрудника, который запросил сертификат. Если вы сотрудник, который пишет сам, продолжайте писать так, как будто письмо пришло от вашего начальника, потому что он будет тем, кто его подпишет.
Например: «Меня зовут Буди Ятмико, и я являюсь заместителем руководителя по маркетингу и продажам в PT. ABC. Я проработал в PT. ABC 12 лет и знаю этого сотрудника семь лет. Последние три года я был непосредственным руководителем сотрудника"
Шаг 4. Обеспечьте верификацию
В следующем абзаце содержания кратко излагается работа сотрудника, включая дату начала работы, должность, временную или постоянную работу, а также то, работает ли сотрудник по-прежнему на ней. В этом пункте при необходимости представлена финансовая информация о сотрудниках.
- Например: «Это письмо является подтверждением того, что сотрудник действительно работает здесь. Он проработал в PT. ABC семь лет, с 7 сентября 2003 года. Он занимает должность заместителя директора по продажам, то есть постоянную должность в компании. PT. ABC. До 7 января 2011 года он все еще работает на этой должности в PT. ABC ".
- Другой пример: «Это письмо подтверждает, что сотрудник проработал в PT. ABC семь лет. Соответствующее лицо проработало в PT. ABC с 7 сентября 2003 г. по 7 января 2011 г. Он занимал должность заместителя директора по продажам в PT. ABC. В течение семи лет он работал постоянным сотрудником в PT ABC с зарплатой 35 миллионов индонезийских рупий в месяц ».
Шаг 5. Обобщите обязанности сотрудника
В этом параграфе описываются обязанности сотрудника, которые очень необходимы в справке о трудоустройстве для сотрудников, которые претендуют на другую работу. Несмотря на то, что справка о трудоустройстве не является рекомендательным письмом, нет ничего плохого в том, чтобы включить положительную оценку сотрудника. Эта дополнительная информация повысит вашу репутацию как работодателя и поможет сотрудникам найти новую работу, недвижимость или ссуду.
Например, «Обязанности сотрудника PT. ABC следующие: Ответственный за продажу радиаторов в районе Богор и его окрестностях. Он занимает руководящую должность и отвечает за мотивацию команды из семи-девяти человек. Он должен обеспечить удовлетворенность клиентов, разрешение жалоб клиентов и отчеты о ходе продаж каждые три месяца в головной офис »
Шаг 6. Избегайте конфиденциальной или незаконной информации о сотрудниках
Существуют положения о том, что может быть включено в рекомендации о приеме на работу и другие заявления для потенциальных работодателей. Существует условие, что вы можете включать информацию о сотрудниках только с соответствующего разрешения. Также существует правило, согласно которому вы можете раскрывать любую информацию о соответствующем сотруднике, если она является честной и добросовестной. Прежде чем раскрывать конфиденциальную информацию, убедитесь, что вы проверили, что можно и уместно включать в соответствии с социальной целесообразностью и применимым законодательством.
Шаг 7. Укажите свою контактную информацию
В последнем абзаце должна быть указана ваша контактная информация (работодателя). Эта информация необходима, если у получателя есть вопросы. Убедитесь, что вы указали, что получатель может связаться с вами.
Например, «Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная информация, свяжитесь со мной по телефону (021) 21215555 или [email protected]»
Шаг 8. Подпишите и отправьте
После того, как письмо будет написано, завершите его заключительным приветствием, подпишите его и отдайте сотруднику, который его запросил, или отправьте его получателю самостоятельно.
- Закройте письмо приветствием «С уважением».
- Поставьте свою подпись, укажите свое полное имя и должность.
- Добавьте официальный или проверочный штамп, который обычно используется компаниями для этого типа писем.
подсказки
- Некоторые процессы подачи заявления на получение визы требуют, чтобы вы записали должность, которую будет занимать сотрудник, если виза будет предоставлена. Возможно, вам придется объяснить важность работы сотрудника, подающего заявку на визу.
- Некоторые работодатели просят сотрудника составить письмо, которое он затем подпишет. Если вы просите сотрудников написать свои собственные, обязательно внимательно прочтите их, прежде чем подписывать.
- В некоторых компаниях есть конкретное лицо, которому поручено проверять работу, а также есть компании, у которых есть определенный шаблон. В случае сомнений обратитесь в отдел кадров.
Предупреждение
- Вводите финансовую информацию только по запросу сотрудника. Если вы являетесь сотрудником и сами пишете письмо, вы можете ввести столько информации, сколько потребуется.
- Не вводите личную информацию о сотрудниках, если они не разрешают это.
- Если сотрудник, запросивший справку о трудоустройстве, больше не работает с вами, не указывайте причины увольнения, даже если нет дела или проблемы.
