Чтобы переместить список или таблицу данных из Word в Excel, вам не нужно перемещать отдельные фрагменты данных в ячейки электронной таблицы (рабочего листа) Excel. Вы можете просто правильно отформатировать свой документ в Word, а затем весь документ можно будет импортировать в Excel всего за несколько щелчков мышью.
Шаг
Метод 1 из 2: преобразование списков
Шаг 1. Узнайте, как будет преобразован документ Word
Чтобы импортировать документ в Excel, используются определенные символы, чтобы определить, какие данные войдут в ячейки на листе Excel. Выполнив несколько шагов форматирования перед импортом, вы можете контролировать внешний вид рабочего листа и минимизировать объем ручного форматирования, который необходимо выполнить. Это особенно полезно, если вы импортируете длинный список из документа Word в Excel.
Этот метод лучше всего работает, когда в списке есть несколько записей, каждая из которых имеет похожий формат (список адресов, номеров телефонов, адресов электронной почты и т. Д.)
Шаг 2. Убедитесь, что в документе нет ошибок форматирования
Перед началом процесса преобразования убедитесь, что все записи отформатированы одинаково. Вы должны исправить любые ошибки пунктуации или переставить несоответствующие записи. Это необходимо для обеспечения бесперебойной работы процесса передачи данных.
Шаг 3. Отобразите символы форматирования в документе Word
Отображая обычно скрытые символы формата, вы можете определить лучший способ разделения каждой записи. Вы можете отобразить символы форматирования, нажав кнопку «Показать / скрыть знаки абзаца» на вкладке «Главная» или нажав Ctrl + ⇧ Shift + *.
В большинстве списков есть один знак абзаца в конце каждой строки, или в конце строки, или в пустой строке между записями. Вы будете использовать этот знак, чтобы ввести отличительный знак ячеек в Excel
Шаг 4. Замените знаки абзаца между записями, чтобы удалить лишние пробелы
Excel будет использовать пробелы между записями для определения строк, но вы должны удалить их на этом этапе, чтобы облегчить процесс форматирования. Не волнуйтесь, вы скоро добавите его обратно. Этот шаг работает лучше всего, если у вас есть один знак абзаца в конце записи и один знак в промежутке между записями (два последовательных пробела).
- Нажмите Ctrl + H, чтобы открыть окно «Найти и заменить».
- Введите ^ p ^ p в поле «Найти». Это код для двух последовательных знаков абзаца. Если каждая запись представляет собой одну строку и между ними нет пустых строк, используйте только один ^ p.
- Введите символ-разделитель в поле «Заменить». Убедитесь, что этот символ не является символом в документе, например ~.
- Щелкните "Заменить все". Вы заметите, что эти записи объединяются, но оставьте их в покое, пока символ-разделитель находится в нужном месте (между каждой записью).
Шаг 5. Разделите каждую запись в отдельные столбцы
Теперь записи отображаются отдельными строками. Вы должны указать данные, которые будут отображаться в каждом столбце. Например, если каждая запись в первой строке - это имя, во второй строке - почтовый адрес, а в третьей строке - страна и почтовый индекс, выполните следующие действия:
- Нажмите Ctrl + H, чтобы открыть окно «Найти и заменить».
- Удалите одну из меток ^ p в поле «Найти».
- Замените символ в поле «Заменить» запятой,.
- Щелкните "Заменить все". Это заменит оставшиеся символы абзаца разделителем-запятой, который разделит каждую строку на столбец.
Шаг 6. Измените символ-разделитель, чтобы завершить процесс форматирования
После того, как вы выполните два шага «Найти и заменить», описанные выше, список больше не будет выглядеть как список. Все они будут в одной строке и иметь запятую между каждым фрагментом данных. Шаг «Найти и заменить» вернет данные обратно в форму списка, но по-прежнему будет содержать запятые, определяющие столбцы.
- Нажмите Ctrl + H, чтобы открыть окно «Найти и заменить».
- Введите ~ (или любой другой символ, который вы выбрали в начале) в поле «Найти».
- Введите ^ p в поле "Заменить".
- Щелкните "Заменить все". Это вернет все записи в отдельные группы, разделенные запятыми.
Шаг 7. Сохраните файл как обычный текстовый файл
Формат записи завершен, и вы можете сохранить этот документ как текстовый файл. Это сделано для того, чтобы Excel мог читать и анализировать ваши данные, чтобы они отображались в правильных столбцах.
- Щелкните вкладку Файл и выберите Сохранить как.
- Щелкните раскрывающееся меню Тип файла и выберите Обычный текст.
- Назовите файл и нажмите «Сохранить».
- Если появится окно преобразования файлов, нажмите & nbsp OK;.
Шаг 8. Откройте файл в Excel
Поскольку файл сохраняется в виде обычного текста, вы можете открыть его в Excel.
- Щелкните вкладку Файл и выберите Открыть.
- Щелкните раскрывающееся меню «Все файлы Excel» и выберите «Текстовые файлы».
- Нажмите Далее> в окне мастера импорта текста.
- Выберите запятую в списке разделителей. Вы можете увидеть, как будут разделены записи, в предварительном просмотре внизу. Щелкните Далее>.
- Выберите формат данных для каждого столбца, затем нажмите Готово.
Метод 2 из 2: преобразование таблиц
Шаг 1. Создайте таблицу в Word и введите в нее данные
Список данных в Word можно преобразовать в формат таблицы, а затем скопировать в Excel. Если ваши данные уже представлены в формате таблицы, переходите к следующему шагу.
- Выделите весь текст, который нужно преобразовать в таблицу.
- Щелкните вкладку «Вставка», а затем нажмите кнопку «Таблица».
- Выберите «Преобразовать текст в таблицу».
- Введите количество строк в строке данных в столбце Количество столбцов. Если между каждой строкой данных есть пустые строки, добавьте одну к общей сумме столбца.
- Нажмите & nbsp ОК;.
Шаг 2. Проверьте формат таблицы
Word создаст таблицу на основе ваших настроек. Убедитесь, что таблица правильная.
Шаг 3. Нажмите маленькую кнопку +, которая появляется в верхнем левом углу таблицы
Эта кнопка появится, когда вы наведете указатель мыши на стол. При нажатии на эту кнопку будут выбраны все данные в таблице.
Шаг 4. Нажмите
Ctrl + C для копирования данных. Вы также можете нажать кнопку «Копировать» на вкладке «Главная».
Шаг 5. Откройте Excel
После копирования данных вы можете открыть Excel. Если вы хотите разместить данные на существующем листе, откройте его. Поместите курсор в ячейку, которую вы хотите сделать левой верхней ячейкой таблицы.
Шаг 6. Нажмите
Ctrl + V для вставки данных.
Каждая из ячеек из таблицы Word будет помещена в отдельную ячейку на листе Excel.
Шаг 7. Разделите оставшиеся столбцы
В зависимости от типа импортируемых данных может потребоваться дополнительное форматирование. Например, если вы импортируете адреса городов, коды стран и почтовые индексы, которые находятся в одной ячейке, вы можете автоматически разделить их в Excel.
- Щелкните заголовки столбцов, которые вы хотите разделить. На этом шаге будет выбран весь столбец.
- Выберите вкладку «Данные» и нажмите кнопку «Текст в столбцы».
- Нажмите «Далее»>, затем выберите «Запятая» в столбце «Разделители». Если вы используете приведенный выше пример, на этом шаге город будет отделен от кода страны и почтового индекса.
- Нажмите Готово, чтобы сохранить изменения.
- Выберите столбцы, которые еще нужно разделить, затем повторите этот процесс. В качестве разделителя выберите пробел, а не запятую. На этом шаге код страны будет отделен от почтового индекса.
