Вы недавно совершили роковую ошибку или задели чьи-то чувства? Если да, не стесняйтесь извиниться искренне и эффективно, например, написав письмо. На самом деле, написание письма с извинениями - личного или профессионального - весьма полезно для исправления ваших ошибок, а также для исправления ваших отношений с заинтересованным лицом. Тем не менее, убедитесь, что вы применяете различные методы, описанные ниже, чтобы ваше письмо звучало искренне и по существу.
Шаг
Метод 1 из 3: Создание личного письма с извинениями
Шаг 1. Спросите, что вы можете сделать, чтобы улучшить ситуацию
Скорее всего, этот человек точно знает, что вам нужно сделать, чтобы исправить ошибку. Если вы спросите их мнение, это покажет вашу готовность сделать все возможное, чтобы принять их извинения и улучшить ситуацию.
Например, вы можете сказать: «Я понимаю, что испортил вашу вечеринку, потому что я не пришел, хотя у меня была назначена встреча. Вы хотите, чтобы я угостил вас напитком в кафе или я приготовил ужин у себя дома, так что ты больше не сердишься? Знаешь, наша дружба очень важна для меня."
Шаг 2. Предложите возможность встречи, чтобы лично извиниться
Даже если это действительно зависит от решаемой проблемы, попробуйте пригласить его на свидание, чтобы извиниться лично. Прежде чем закончить письмо, выразите желание встретиться с ним в нейтральном месте, чтобы вы могли извиниться лично. Хотя предложение может быть им отклонено, все же предлагайте его.
Например, вы можете сказать: «Я действительно хотел встретиться с вами, чтобы лично извиниться. Скажите, пожалуйста, время, которое вам подходит, хорошо?"
Шаг 3. Используйте заключительное приветствие, которое может передать ваши эмоции
Если письмо личное, обязательно используйте неформальное и эмоциональное заключительное приветствие. Например, вы можете поставить «Приветствую», «Извините» или «Приветствую» в конце письма.
Метод 2 из 3: Создание профессионального извинения Сурат
Шаг 1. Предложите решение связанной проблемы
Если извинения адресованы вашим бизнес-клиентам, убедитесь, что они знают, что вы серьезно относитесь к исправлению ошибки. Например, старайтесь предлагать актуальные и работоспособные решения, а не просто желать, чтобы их услышали клиенты.
Если письмо адресовано клиенту вашей компании, попробуйте сказать: «Чтобы исправить прошлую ошибку доставки, мы вернем тот же продукт без доставки и предложим 30% скидку на ваш следующий заказ»
Шаг 2. Дайте понять, что подобная ситуация больше не повторится
В последнем абзаце опишите различные превентивные меры, которые вы предприняли, чтобы предотвратить повторение тех же ошибок в будущем. Укажите конкретные методы профилактики, которые вы использовали, и их эффективность в решении той же проблемы.
Например, вы можете сказать: «До сих пор я реализовал множество методов, чтобы предотвратить задержки проекта в будущем. Один из них - настроить онлайн-календарь, чтобы напоминать мне за неделю, один день и 8 часов до начала проекта. сроки завершения. Я также составил более подробный список должностных обязанностей, чтобы каждый проект, над которым я работаю, можно было завершить вовремя »
Шаг 3. Поставьте правильное заключительное приветствие
Если письмо предназначено для деловых целей, убедитесь, что вы используете официальное приветствие, например «С уважением» или «Приветствую», чтобы закрыть письмо.
Метод 3 из 3: определение тона буквы
Шаг 1. Используйте вежливый и профессиональный тон голоса для письма с извинениями деловому партнеру
Если извинения адресованы вашему боссу или другому партнеру по бизнесу, говорите вежливо, формально и профессионально. Объясните ситуацию и извинитесь точно, прямо и ясно. Не используйте слишком знакомый стиль речи в надежде, что после этого другой человек сможет простить вас с большей легкостью.
- Например, вы можете сказать: «Еще раз искренне извиняюсь за произошедшую ошибку. В будущем я обещаю предпринять различные превентивные меры, чтобы такая ошибка не повторилась».
- Не говорите: «Мне очень жаль! Надеюсь, вы меня простите». Предложение звучит слишком неформально для профессионального письма с извинениями.
Шаг 2. Говорите искренним и честным тоном
Если извинения адресованы кому-то, кто важен в вашей личной жизни, убедитесь, что тон письма является личным, чтобы ваше письмо выглядело более честным и менее принужденным.
Например, попробуйте сказать: «Мне очень жаль, что я зашел слишком далеко, когда вы пошутили. Я не думал, прежде чем заговорить, но теперь я понимаю, почему ты злишься. Мне жаль."
Шаг 3. Не оправдывайтесь
Каждая ошибка будет мотивирована ситуацией. Однако не используйте ситуацию как предлог для оправдания своей ошибки! Поверьте, это прозвучит неискренне в ваших извинениях. Сосредоточьтесь на совершенной ошибке и на своих извинениях!
Например, вместо того, чтобы сказать: «Мне очень жаль, что этим проектом пренебрегли. Но в то время мой сын был болен, и после этого мое время было занято семейными каникулами, «попробуйте сказать:« Мне очень жаль, что этим проектом пренебрегли ». Основываясь на этом опыте, я разработал конкретный план, чтобы предотвратить повторение такой же ситуации в будущем »
Шаг 4. Не обвиняйте других
Как бы ни было заманчиво обвинить кого-то в своем письме с извинениями, не делайте этого! Поверьте, все ваши слова в теле письма будут бессмысленными, если вы это сделаете. В результате заинтересованному лицу будет трудно принять ваши извинения после этого.
Шаг 5. Подпишите письмо
Найдите время, чтобы добавить к письму свои личные особенности (например, подпись); покажите, что письмо действительно важно для вас. Вы должны распечатать и подписать как личные, так и профессиональные письма, прежде чем передавать их заинтересованному лицу.
- Письмо с профессиональными извинениями следует отправлять более формальным способом (например, по почте). Между тем, вы можете сами отправить заинтересованному лицу письмо с профессиональными извинениями.
- Если у вас возникли проблемы с подписанием письма лично, поставьте хотя бы цифровую подпись. Некоторые компьютерные программы предоставляют специальные возможности для создания цифровых подписей и прикрепления их к различным документам. При желании вы также можете поставить свою подпись на листе бумаги, отсканировать его, сохранить на своем компьютере в формате изображения, а затем вставить в нужный документ.
