Письма-подтверждения могут быть разных форм, каждый из которых имеет свой формат. Письмо с подтверждением, содержащее подробную информацию о результатах встречи, мероприятия или другого события, обычно бывает коротким и понятным. Письмо с подтверждением приема сотрудником обычно длиннее, потому что оно включает условия, которые должны быть выполнены. Если вы хотите написать письмо тому, кто получит Таинство подтверждения, подготовьте письмо в более индивидуальном стиле.
Шаг
Метод 1 из 3: Написание писем кандидатам для подтверждения
Шаг 1. В начале письма подчеркните важность укрепления веры
Таинство конфирмации - это подтверждение благословения, полученного при крещении для укрепления отношений между принимающим причастие и Церковью. Поздравьте кандидата на причастие лично, потому что он или она желают и решили, что они хотят получить Таинство подтверждения.
- Например, скажите в письме: «В подтверждение вашей готовности принять Таинство конфирмации для меня большая честь иметь возможность служить вам в принятии этого важного решения по укреплению ваших личных отношений с Иисусом Христом и Церковью».
- Используйте слова и фразы из Католического катехизиса, чтобы подчеркнуть важность этого решения на пути кандидата к вере.
Шаг 2. Обсудите с ним свои отношения
Поделитесь воспоминаниями и событиями, которыми вы поделились с ним, чтобы мотивировать и укрепить его намерения. Поддержите свою презентацию стихом из Библии или цитатой из другого источника. Расскажите историю или случай из прошлого, которые показывают, что вы любите его и поддерживаете его путь веры.
- Например, расскажите историю о времени, когда он крестился. То, что он спросил вас о церковных учениях или ваших убеждениях, можно использовать в качестве интересного материала для размышлений в начале письма.
- Вам не нужно писать длинное или очень подробное письмо. Короткое письмо по-прежнему полезно.
Подсказки:
Прежде чем писать письмо, подготовьте план и сделайте несколько набросков, чтобы составить лучший сценарий письма.
Шаг 3. Перечислите стих из Священного Писания, который мотивирует или вдохновляет
Используйте эту цитату, чтобы объяснить значение Таинства Подтверждения и учения Церкви. Используйте веб-сайт или «Библейское соответствие», чтобы найти вдохновляющие стихи из Священного Писания.
- Например, включите стих: «Имя Господа - крепкая башня, в которую бежит праведник, и он спасается». (Притчи 18:10).
- Другой пример цитаты из стиха: «Ибо я знаю, какие у меня планы для вас, - провозглашает Господь, - планы мира, а не планы бедствия, чтобы дать вам будущее, полное надежды». (Иеремия 29:11).
- Также включите стих: «Все могу через Того, Кто дает мне силу». (Филиппийцам 4:13).
Шаг 4. Постарайтесь убедить получателя, что вы готовы оказать поддержку
Закончите письмо, объяснив, что вы будете продолжать поддерживать его и молиться за него. Скажите спасибо, потому что его любовь и присутствие делают вас благодарными и счастливыми.
Например, напишите письмо: «Ваше решение заставляет меня чувствовать себя очень гордым и счастливым. Для меня большая честь быть свидетелем, когда вы получаете Таинство подтверждения. Я молюсь, чтобы вы продолжали расти в вере, надежде и любви»
Как вариант:
Если вы знаете имя получателя письма, напишите в конце письма молитву святому покровителю.
Шаг 5. Подготовьте рукописное письмо, чтобы сделать его более личным
В отличие от официальных писем, которые обычно печатаются, рукописные письма-подтверждения кажутся более личными и аутентичными, как если бы они были написаны прямо от сердца, что придает очень многозначительный оттенок.
При написании письма от руки не торопитесь. Пишите как можно аккуратнее и следите за тем, чтобы не было ошибок. Чтобы упростить задачу, сначала введите, а затем скопируйте
Метод 2 из 3: отправка подтверждения о трудоустройстве
Шаг 1. Напишите официальное письмо для ведения бизнеса на фирменном бланке
Официальные письма для деловых целей, напечатанные на фирменном бланке компании, полезны для эффективной передачи сообщений и использования писем как официального средства делового общения. Напишите письмо стандартным шрифтом и полями. Вводите буквы, используя формат с выравниванием по левому краю, 1 межстрочный интервал и 2 межстрочного интервала.
- Не сокращайте адрес при написании официального делового письма. Например, вместо того, чтобы вводить «Джил Утама Рая 123», введите «Джалан Утама Рая 123».
- Вам не нужно вводить адрес компании, если на фирменном бланке уже указан адрес компании.
Подсказки:
Фирменные бланки государственных учреждений и компаний обычно могут быть загружены уполномоченным персоналом и включают все юридические аспекты, которые должны быть соблюдены, чтобы предоставить подтверждение о приеме сотрудником.
Шаг 2. Укажите название должности, зарплату и дату начала
Начните письмо с восторженного вступительного слова, передавая поздравления по поводу вступления в должность в качестве нового сотрудника. Вы можете отправить краткое описание должности, если это не объясняется должностью.
Например, скажите в письме: «От имени руководства PT XYZ в этом письме я передаю, что вы были приняты на работу в качестве секретаря совета директоров с зарплатой 10 000 000 рупий в месяц и начинаете работать над этим. 1 марта 2019 г."
Шаг 3. Кратко изложите условия, которые должны быть выполнены
Четко укажите, есть ли условия, которым должен соответствовать получатель письма. Точно так же, если вы подаете заявку на условия, это должно быть указано в письме.
- Например, получатель письма должен пройти проверку биоданных или пройти тест на отсутствие наркотиков.
- Также укажите в письме, должен ли новый сотрудник подписать соглашение, например трудовой или другой договор.
- Если вы отправляете требования, укажите срок, в течение которого получатель сможет выполнить их до истечения крайнего срока. Если есть документы, которые ему нужно подписать, дайте ему знать, что это можно сделать в первый день работы.
Шаг 4. Подробно опишите преимущества, предоставляемые компанией
Если компания предоставляет пособия по страхованию здоровья, пенсионные выплаты, пособия на образование, компенсацию отпусков или другие льготы, укажите их в письме. Расскажите о требованиях, которые должны быть выполнены, и о том, как получить дополнительную информацию об этом, чтобы новые сотрудники имели право на льготы.
Некоторые компании предоставляют льготы с момента начала работы сотрудника, но в целом сотрудники имеют право на получение пособия после проработки минимум 60 дней
Подсказки:
Письмо-подтверждение приема сотрудником может быть более 1 страницы, но не более 2 страниц. Не включайте подробную информацию, которую получатель письма может прочитать в других документах, отправленных с письмом.
Шаг 5. Закончите письмо словами «спасибо»
Скажите спасибо, потому что он хочет работать в вашей компании, и вам нравится работать с ним. Выразите свое волнение или энтузиазм по поводу нового сотрудника, присоединяющегося к команде.
- Например, скажите в письме: «Спасибо за вашу поддержку в реализации миссии PT XYZ. Руководство приветствует ваше присутствие в команде и ждет вашего вклада в прогресс компании».
- Включите официальное заключительное приветствие непосредственно над подписью, например «С уважением» или «Приветствую».
Шаг 6. Напишите заголовок под своим именем
В соответствии с шаблоном делового письма подготовьте 4 поля для подписи под заключительным приветствием. Под местом подписи укажите свое полное имя. Под именем укажите свою должность и название компании.
Например, введите свою должность и название компании: «Операционный директор PT XYZ»
Шаг 7. Внимательно изучите почту
Убедитесь, что письмо написано с правильным набором текста и грамматикой. Попросите кого-нибудь из отдела кадров прочитать письмо, чтобы убедиться, что редакционная статья верна.
Сделайте приоритетным двойную проверку цифр, указанных в письме. Численные ошибки часто возникают непреднамеренно, и это может привести к недоразумениям, а иногда и к юридическим последствиям
Шаг 8. Распечатайте письмо и подпишите его перед отправкой
Письма, напечатанные на качественной бумаге, кажутся более профессиональными. Даже если вы отправляете письмо по электронной почте, отправьте подписанное официальное письмо. Для подписи букв используйте шариковую ручку с синими или черными чернилами. Включите заголовок, например «С. Ком». или "M. Si." если нужно.
Отправьте письмо как можно скорее, чтобы новые сотрудники получили письмо до запланированной даты как первого рабочего дня
Подсказки:
Адрес, напечатанный на конверте, делает письмо более профессиональным. Программы для набора писем предоставляют шаблоны, которые помогут вам напечатать адрес в правильном месте на обложке письма.
Метод 3 из 3: составление еще одного официального подтверждающего письма
Шаг 1. Введите письмо в формате официального делового письма
Это письмо показывает искренность и передает сообщение правильными словами. Многие программы набора букв предоставляют шаблоны деловых писем для создания писем-подтверждений. Используйте стандартный шрифт, например Times New Roman или Arial.
- Юридически подтверждающее письмо может использоваться как запись устного соглашения. Деловое письмо считается доказательством в суде, потому что в нем используется официальный формат письма.
- Письма-подтверждения обычно очень короткие и не превышают 1 страницу. Иногда письмо-подтверждение содержит только 1 абзац.
Шаг 2. Как следует поприветствуйте
Как правило, письма-подтверждения начинаются с приветствия, например «Уважаемый». затем следует «Отец» или «Мать» и полное имя получателя письма. Если у него есть докторская степень, укажите "Dr." перед именем получателя. Поставьте запятую после ввода имени получателя письма.
- Если вы не знаете пол получателя, просто введите полное имя.
- Не используйте аббревиатуру «Миссис», если вы не можете подтвердить, что получатель - замужняя женщина.
Шаг 3. Подтвердите сделку специально
Письма-подтверждения не должны начинаться с длинного вступления или любезностей. Четко укажите планируемое мероприятие или соглашение, которое вы хотите подтвердить, например дату, время и место встречи.
- Например, начните письмо, написав «В качестве подтверждения» или «Я подтверждаю», а затем укажите информацию, которую вы хотите подтвердить.
- Чтобы уведомить вас о том, что вы что-то получили, начните письмо с надписи «Через это письмо я получил», а затем укажите название полученного вами предмета.
Ошибки в аспекте формальности: письмо, подтверждающее личное соглашение с кем-то, кого вы хорошо знаете, прекрасно в повседневном стиле, но убедитесь, что ваше письмо звучит формально и профессионально.
Шаг 4. Предоставьте другую важную информацию
Также включите подробную информацию, такую как имя и должность каждого вовлеченного лица, их соответствующие обязанности, график мероприятий или финансовые соглашения. Подчеркните условия, которые являются частью соглашения, чтобы прояснить ожидания.
Например, если вы пишете письмо, подтверждающее, что получатель собирается стать волонтером в некоммерческой организации, укажите дату, время, место проведения мероприятия и задачи, которые он или она должен выполнить как волонтер
Шаг 5. При необходимости запросите обратную связь
Прежде чем закрыть письмо, сообщите, что вы просите получателя письма связаться с вами и предоставить необходимую информацию. Если вы отправляете письмо с просьбой или назначением задания, попросите его сообщить вам в качестве согласия с вашими условиями.
Даже если вы не просите получателя письма связаться с вами, рекомендуется сообщить ему, что он может связаться с вами, используя определенные средства связи, если он хочет спросить о чем-то. Например, «Если вам нужна дополнительная информация, свяжитесь со мной по телефону (007) 123-4567»
Шаг 6. Поблагодарите получателя письма
Сделайте новый абзац, чтобы сказать спасибо, потому что он готов присоединиться к мероприятию или согласен с условиями, которые вы выдвинули в соответствии с письмом.
- Например, чтобы подтвердить одобрение того, кто желает стать волонтером в некоммерческой организации, напишите в письме: «Большое спасибо за ваше стремление участвовать в миссии этого мероприятия. Я очень ценю вашу поддержку».
- Выражайте энтузиазм, когда это необходимо. Например, если вы хотите подтвердить график собеседования, скажите в письме: «Я ценю возможность, предоставленную _» или «Я с нетерпением жду возможности обсудить с вами во время собеседования».
Шаг 7. Проверьте и исправьте букву перед печатью
Письма-подтверждения не будут восприниматься всерьез, если будут допущены опечатки или грамматические ошибки. Помимо проверки, убедитесь, что вы написали ясное и прямое письмо.
- Прочтите письмо вслух, чтобы определить, какие предложения нужно перефразировать или сократить, исправляя ошибки.
- Избегайте деловых терминов или жаргона. Четко и прямо излагайте то, что вы хотите получить.
Шаг 8. Используйте качественную бумагу для печати букв
Как только письмо проверено и нет ошибок, распечатайте его на бланках премиум-класса. Купите достаточно канцелярских товаров в магазине канцелярских товаров или в Интернете.
- Если вы хотите отправить письмо в качестве сотрудника или представителя компании или организации, используйте фирменный бланк компании или организации. Однако, если вы хотите подтвердить личные данные, не используйте фирменный бланк компании, даже если вы являетесь его владельцем.
- Программы для набора букв предоставляют шаблоны, которые вы можете использовать для создания индивидуальных фирменных бланков, чтобы ваше письмо выглядело как можно более подготовленным.
Шаг 9. Подпишите письмо синими или черными чернилами
Как только письмо будет напечатано, аккуратно подпишите его в отведенном для этого месте над своим именем. Убедитесь, что ваша подпись профессиональна и актуальна, а не пытается выглядеть стильно.
Подпишите письмо, указав свое полное имя или подпись на своем удостоверении личности. Как правило, в подтверждающих письмах не должны использоваться имена, инициалы или инициалы
Шаг 10. Как можно скорее отправьте письмо на адрес получателя
После подписания письма немедленно отправьте его в тот же день. Вы не производите хорошего впечатления, если дата квитанции о доставке находится на несколько дней позже даты письма.
