Многие компании используют Microsoft Excel для отслеживания затрат отдела или компании. В настоящее время Excel стал программой по умолчанию на компьютерах с операционными системами Windows. Таким образом, вы можете использовать эту программу для отслеживания своих счетов. Существует ряд шаблонов (распечаток) от Microsoft и других сайтов, которые вы можете использовать для отслеживания расходов. Даже в последних версиях Excel эти шаблоны уже доступны в программе. Вы также можете создавать свои собственные рабочие листы для отслеживания счетов в Excel. В этой статье мы обсудим оба пути.
Шаг
Метод 1 из 2: использование шаблона Excel
Шаг 1. Выберите шаблон Excel по умолчанию
В последней версии Excel есть шаблоны для отслеживания личных расходов и шаблоны для общих бизнес-операций. Вы можете получить доступ к этому шаблону и использовать его для отслеживания расходов в Excel.
- В Excel 2003 выберите «Создать» в меню «Файл». Выберите «На моем компьютере» на панели задач «Новая книга», чтобы открыть диалоговое окно «Шаблоны».
- В Excel 2007 выберите «Создать» в меню «Файл», чтобы открыть диалоговое окно «Новая книга». Выберите параметр «Установленные шаблоны» в меню «Шаблоны» на левой панели. Выберите «Личный месячный бюджет» из «Установленных шаблонов» на средней панели и нажмите «Создать».
- В Excel 2010 щелкните метку «Файл», затем выберите «Создать» в меню «Файл». Выберите «Образцы шаблонов» в верхней части панели «Доступные шаблоны», затем выберите «Личный месячный бюджет» в представлении образцов шаблонов и нажмите «Создать».
Шаг 2. Выберите онлайн-шаблон
Если встроенный шаблон личного бюджета Microsoft Excel не может отслеживать ваши расходы, попробуйте использовать шаблоны, доступные в Интернете. Вы можете скачать шаблоны со сторонних сайтов или использовать Excel для подключения к Microsoft Office Online.
- В Excel 2003 вы можете выбрать соответствующий шаблон из онлайн-библиотеки Microsoft Office по адресу https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Здесь вы также можете найти шаблоны для более ранних версий Excel.)
- В Excel 2007 выберите «Бюджеты» в разделе Microsoft Office Online диалогового окна «Новая книга». У вас должно быть подключение к Интернету, чтобы подключиться к онлайн-библиотеке шаблонов Office.
- В Excel 2010 выберите «Бюджеты» в разделе Office.com на панели «Доступные шаблоны». У вас должно быть подключение к Интернету, чтобы подключиться к онлайн-библиотеке шаблонов Office.
Шаг 3. Введите информацию в соответствующие ячейки
Введенная информация зависит от используемого шаблона рабочего листа.
Шаг 4. Сохраните рабочий лист
Вы можете использовать имя рабочего листа, предоставленное шаблоном, или ввести имя по желанию. Или вы можете просто записать название и год изготовления рабочей бумаги.
Метод 2 из 2: создайте свой собственный рабочий лист для отслеживания расходов
Шаг 1. Откройте Excel
Шаг 2. Введите имя рабочего листа в ячейку A1
Используйте четкое название, например «Личный бюджет», «Мониторинг личных расходов» или что-то подобное. (Не используйте кавычки при написании имен. Здесь кавычки используются для обозначения примеров).
Шаг 3. Введите заголовки столбцов строки 2
Вот некоторые названия и последовательности, которые вы можете использовать: «Дата», «Кому выплачено», «Памятка», «Расходы», «Доход» (или «Заработок», или «Депозит») и «Баланс». Введите эти заголовки в ячейки с A2 по G2 и отрегулируйте ширину столбца так, чтобы был виден весь текст.
После настройки заголовков и заголовков столбцов используйте функцию «Закрепить области», чтобы заголовки столбцов находились вверху при прокрутке страницы вниз. Параметр «Закрепить области» находится в меню «Вид» для Excel 2003 и более поздних версий и в группе «Окно» на ленте меню «Вид» для Excel 2007 и 2010
Шаг 4. Введите первые расходы в строку ячеек 3
Шаг 5. Введите формулу баланса в ячейку G3
Баланс будет определяться разницей между доходами и расходами, поскольку это первая запись баланса. То, как он установлен, зависит от вашего желания увидеть бюджет со стороны расходов или наличных денег, которые у вас есть.
- Если вы хотите, чтобы на настраиваемом листе отображались расходы, формула баланса будет = E3-F3, где E3 - это ячейка, содержащая баланс расходов, а F3 - это ячейка баланса доходов. Таким образом, если ваши расходы превышают ваш доход, ваши общие расходы будут иметь положительное число, что облегчит вам понимание.
- Если вы хотите, чтобы на настраиваемом листе отображались деньги, которые у вас есть, формула баланса будет = F3-E3. Таким образом, рабочий документ будет отображать положительный денежный поток, если наличные деньги больше, чем расходы, и отрицательный, если расходы больше, чем доход.
Шаг 6. Введите вторую запись о стоимости в строку 4 ячеек
Шаг 7. Введите формулу баланса в ячейку G4
Так как баланс второй и последующих записей будет записывать текущий баланс, вам необходимо добавить полученную разницу в расходах и доходах к балансу в предыдущей записи.
- Если вы хотите, чтобы на листе отображались конкретно расходы, формула баланса имеет вид = G3 + (E4-F4), то есть G3 - это ячейка, содержащая предыдущий баланс, E4 - это ячейка, содержащая расходы, а F4 - это ячейка, содержащая доход.
- Если вы хотите, чтобы на листе отображалась сумма наличных денег, формула баланса будет = G3 + (F4-E4).
- Скобки в формуле, показывающие разницу между затратами и выручкой, на самом деле не требуются. Мы написали это для того, чтобы стало понятнее понятие формулы.
- Если вы можете оставить ячейку значения баланса пустой до тех пор, пока все записи не будут завершены, используйте слово IF в формуле, чтобы при вводе даты в ячейке баланса не отображалось значение. Формула этого метода для второй записи: = IF (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)), если вы хотите, чтобы рабочий лист отслеживал нагрузку, и = IF (A4 = "", "", G3 + (F4-E4)), если вам нужен рабочий документ для отслеживания денежных потоков. (Скобки, окружающие расходы и доходы, можно опустить, но нельзя опускать внешние скобки.)
Шаг 8. Скопируйте формулу баланса в другую ячейку столбца G (столбец «Баланс»)
Щелкните правой кнопкой мыши ячейку G3 и выберите «Копировать» во всплывающем меню. После этого прокрутите вниз до ячейки под ней. Щелкните правой кнопкой мыши выбранную ячейку и выберите «Вставить» во всплывающем меню, чтобы вставить формулу в выбранную ячейку. (В Excel 2010 выберите «Вставить» или «Вставить формулы» во всплывающем меню.) Формула автоматически обновит ссылки на ячейки, чтобы указать ссылки на стоимость, доход и дату (если они используются) в текущей строке и эталонный баланс строки над текущей строкой.
Шаг 9. Сохраните рабочий лист
Дайте своему рабочему листу четкое имя, например «Cost Monitoring.xls» или «Personal Budget.xls». Вы можете ввести имя и год файла так же, как и при создании рабочего листа с расширением. (Опять же, вам не нужно использовать кавычки, поскольку мы написали их, чтобы прояснить примеры имен файлов. Вам не нужно вводить тип расширения файла, поскольку Excel запишет его автоматически.)
Excel 2003 и более ранние версии сохраняют рабочие листы в формате «.xls», а Excel 2007 и 2010 сохраняют рабочие листы в более позднем формате на основе XML «.xlsx». Однако в последней версии Excel также есть возможность сохранять файлы в формате «.xls». Если у вас несколько компьютеров и вы планируете сохранить этот лист на всех, используйте старый формат, если на вашем компьютере установлена программа Excel 2003 или более ранняя версия. Используйте последний формат, если на всех ваших компьютерах установлен хотя бы Excel 2007
подсказки
- Используйте «Автозаполнение» в категориях расходов и доходов, чтобы введенное написание было правильным.
- Вы можете использовать полужирный шрифт, цвет текста или затенение ячеек, чтобы различать неоплаченные, оплаченные и будущие расходы.
- Чтобы предотвратить случайное изменение формул или заголовков столбцов, рекомендуется защитить ячейки от изменения. Выберите ячейки, которые вы хотите заменить (дата, категория получателя, расходы, доход и памятка), и разблокируйте эти ячейки, а затем примените защиту ко всему листу.
