В 2013 году было обнаружено, что около 78 000 сотрудников в США украли около 55 миллионов долларов США у своих работодателей. Данные учитывают только работников сектора розничной торговли. Эта тенденция офисных краж не обошлась без жертв. Предприятия и сообщества, обслуживаемые этими предприятиями, проиграют, потому что из-за сокращения прибыли предприятия будут вынуждены повышать цены, чтобы это затронуло потребителей. К счастью, есть способы, которыми все компании, от самых простых сотрудников до владельцев бизнеса, могут поймать нечестных сотрудников и положить конец воровству на рабочем месте.
Шаг
Метод 1 из 3: Привлечение нечестных сотрудников в качестве руководителей
Шаг 1. Тщательно соберите все доказательства кражи
Чтобы поймать вора на работе, нужно обладать информацией. Как только будет произведен обыск, соберите информацию, которая поможет вам выяснить, когда, где и, если возможно, вокруг кого произошла кража.
-
Данные, которые вы, возможно, захотите собрать, включают:
- Точная дата и время потери денег / товара;
- Начальный и конечный баланс каждой кассы (в случае кражи денег);
- Общий запас и продажа (в случае кражи товаров);
- Имя сотрудника, который находился на работе, когда произошла кража;
- Доступ к данным смахивания карты, когда это возможно;
- Отчеты о расходах сотрудников; а также
- Примечания по использованию оборудования.
- Если у вас нет информации, начните запись при подозрении на кражу. Обычно записи достаточно, чтобы предотвратить кражи в будущем, но если кража не исчезнет, вы будете лучше подготовлены к поимке вора.
Шаг 2. Найдите дефекты в заметках
Взгляните на свои заметки и найдите все, что не имеет смысла, или любые пробелы, в которых можно потерять деньги или предметы. Чем точнее ваша бухгалтерия, тем больше у вас шансов найти доказательства кражи.
Например, когда вы проверяете товарные запасы, вы можете заметить, что 20 смартфонов в начале дня уменьшились до 10, но было продано только 9. Результаты этих расчетов, безусловно, представляют собой вопросительный знак, и вам следует изучить их
Шаг 3. Обратите внимание на функцию кассового аппарата
Сотрудники, которые воруют из кассовых аппаратов, обычно используют различные тактики, чтобы замести следы, обычно с помощью определенных функций, чтобы получить шанс украсть. Например, нечестный сотрудник может использовать функцию запрета продажи кассового аппарата для кражи. Когда покупатель дает деньги, в кассу вводится приказ о запрете продажи, и автомат открывается. Сотрудники будут давать сдачу покупателям, а деньги снимать с кассы. У покупателя не было бы возможности узнать об этой хитрости, и сделка также не была бы зарегистрирована.
-
К функциям кассового аппарата, о которых вам нужно знать, относятся:
- Не продается
- Возвращать деньги
- $ 0 Распродажа
- Отчеты (недобросовестные сотрудники могут присваивать выручку от продаж, которые происходят, когда кассовый аппарат распечатывает отчет).
- У O'Dell Restaurant Consulting есть подробное руководство, содержащее распространенные уловки кражи сотрудников, некоторые из которых используют специальные функции кассового аппарата. Прочтите руководство по этой ссылке. Хотя ссылка посвящена ресторанам, многие из приемов, упомянутых в руководстве, также применимы ко многим другим областям, включая розничную торговлю.
Шаг 4. В случае кражи денег произведите расчет денег на кассе
Один из наиболее распространенных способов борьбы с кражей денег - это попросить сотрудников пересчитать деньги на кассе в начале смены и пересчитать их в конце смены. Результаты расчета будут сравниваться с отчетом о продажах. Систему относительно легко внедрить, и хотя она не гарантирует остановки кражи денег из кассового аппарата, явную кражу можно легко поймать.
-
Использование стандартных таблиц облегчит владельцам и руководителям внедрение этой системы. Включите в таблицу следующие строки:
- Вступительное сальдо
- Продажа за наличный расчет
- Кредитная карта / продажа чеков
- Тотальная распродажа
- Остаток на конец периода
Шаг 5. По возможности используйте данные из видеозаписей
Если в вашей компании есть система безопасности видеонаблюдения, посмотрите отснятый материал, чтобы найти доказательства кражи, особенно если камера указывает на место кражи, например, кассовый аппарат. Используйте эту информацию, чтобы сузить время и место происшествия, а затем дождитесь скрытых признаков кражи, таких как:
- Руки сотрудников перемещают деньги из кассы в карман.
- Деньги переходят из кассы к держателю чаевых.
- Странные привычки в области кассового аппарата (например, нечестный сотрудник может тщательно пометить кассовый аппарат, чтобы запомнить, сколько он украл из кассового аппарата, чтобы он мог скорректировать финансовые отчеты).
- Продажа товаров, которые перемещаются в карманы, кошельки, сумки и т. Д.
- Предметы, которые еще можно продать, отправляются в корзину.
- Несанкционированный доступ к денежным хранилищам, сейфам и т. Д.
- Посещение офиса в нерабочее время,
Шаг 6. Спросите сотрудников одного за другим
Хотя вор не признается на допросе, честный сотрудник может дать вам подсказку. Подумайте о том, чтобы вызвать сотрудников в свой офис для честного и открытого обсуждения краж в офисе. Вы можете спросить, знают ли они о каких-либо сотрудниках, которые воруют, или попросить их помочь остановить воровство. Вы также можете напомнить своим сотрудникам о правилах, связанных с кражами в вашем офисе.
- Пригласите сотрудников поговорить по одному в вашей комнате. Ваши сотрудники могут чувствовать себя в большей безопасности, если они не имеют дела с другими сотрудниками.
- Вы также можете поговорить с как можно большим количеством сотрудников, если возможно, даже со всеми сотрудниками. Таким образом, если сотрудника, который украл, уволили, ему было бы трудно узнать, кто утек информацию о его поведении.
Шаг 7. Рассмотрите возможность проведения внутреннего аудита с помощью стороннего следователя
Не только владельцы и руководители решают проблему краж в офисе. Вам могут помочь многие независимые консультанты и следователи по вопросам безопасности офиса и предотвращения краж. Хотя стоимость небольшого инцидента слишком высока, если кража продолжается и становится большой проблемой, услуги этого консультанта будут очень значимыми.
Внутренний аудит очень полезен, когда мошенничество происходит на уровне бухгалтерского учета. Сотрудники бухгалтерии могут украсть у компании довольно много, не попав в ловушку, поэтому внешние аудиторы могут быть очень полезны
Шаг 8. Боритесь с вором, только если у вас есть убедительные доказательства
Не обвиняйте и не увольняйте без доказательств, потому что это только деморализует рабочих и докажет, что вы можете увольнять произвольно, особенно если позже будет доказано, что уволенный вами сотрудник не воровал. Чтобы этого избежать, подождите, пока вы не докажете кражу, прежде чем стрелять.
Кроме того, если вы увольняете невиновного сотрудника, а контракт сотрудника содержит положение о сохранении должности, ваши действия будут включать в себя необоснованное увольнение, которое может привести к судебному преследованию. Однако большинство трудовых договоров в США позволяют уволить сотрудника в любое время без причины или по какой-либо причине
Метод 2 из 3: защита бизнеса от кражи
Шаг 1. Настройте анонимную систему обратной связи
Если вы хотите освободить офис от плохих сотрудников, помогите в этом хорошим. Наличие системы анонимной обратной связи позволяет вашим сотрудникам более безопасно сообщать о краже или других неправомерных действиях на работе. Кроме того, ваши сотрудники также могут высказывать опасения, критику и предложения по улучшению своего рабочего места.
-
Системы анонимной обратной связи могут быть реализованы различными способами, например:
- Ящик для предложений в незаметном месте (например, в комнате отдыха), чтобы сотрудники могли писать заметки, не будучи замеченными.
- Учетная запись электронной почты, которая автоматически подвергает цензуре имя сотрудника, отправляющего электронную почту на этот адрес.
- Сторонние программы анонимной обратной связи, такие как 3sixty, Suggestionox и т. Д.
Шаг 2. Установите программное обеспечение для обработки исключений в вашу кассовую систему
Шансы на то, что сотрудники украдут из кассы, будут меньше, если они будут знать, что об использовании функции исключения в кассовом аппарате будет сообщено начальнику. Рассмотрим программное обеспечение, которое автоматически сообщает об исключениях или требует авторизации менеджера перед тем, как исключения могут быть сделаны, для защиты вашего кассового аппарата.
- Функции обработки исключений обычно являются частью современного программного обеспечения кассового аппарата. Если кассовый аппарат в вашей компании старый, подумайте о модернизации кассового аппарата из соображений безопасности.
-
Рекомендуемые кассовые программы включают:
- AmberPOS
- Продавцы POS
- Lightspeed Retail
- iVend Retail
- Управление POS-терминалами и розничной торговлей NCR Counterpoint
Шаг 3. Установите систему видеонаблюдения, если в вашем офисе ее еще нет
Для нечестных сотрудников надзор станет высшей мотивацией к прекращению воровства. Размещайте камеры в уязвимых местах (например, в кассах, в местах с дорогими товарами и т. Д.), Чтобы уменьшить количество краж и предоставить веские доказательства в случае кражи.
Также доказано, что поддельные камеры могут снизить уровень краж в офисе. Конечно, это зависит от того, знают ли ваши сотрудники, что камера, которую вы устанавливаете, является поддельной. Однако поддельные камеры рекомендуются только для «усиления» обзора, а не для полной замены оригинальной камеры
Шаг 4. Рассмотрите другие варианты легального мониторинга
Видеозапись - не единственный законный способ для компаний контролировать работу сотрудников. Также доступны различные другие варианты мониторинга, и их использование будет зависеть от того, насколько серьезна проблема кражи в вашем офисе. Однако убедитесь, что используемый вами мониторинг не нарушает никаких законов в вашем регионе или контрактов, заключенных вами и вашими сотрудниками. Кроме того, убедитесь, что ваши сотрудники знают о мониторинге, который вы будете выполнять, до того, как он начнется.
-
Дополнительный мониторинг, который вы можете проводить, может принимать форму:
- Проверка истории посещений Интернета;
- Проверка сообщений на подозрительные ключевые слова;
- Мониторинг сообщений, электронной почты, подключений Wi-Fi на личных устройствах и т. Д.;
- Добавление сил безопасности; а также
- Проведите журнал доступа к карте в чувствительных областях.
- Однако слишком пристальное наблюдение за сотрудниками может быть опасным. Чрезмерный надзор со стороны начальника может напугать сотрудников и подорвать их моральный дух, особенно если ваш надзор намного строже, чем стандарты в вашей бизнес-группе.
Шаг 5. Постарайтесь установить личные отношения с каждым сотрудником
Большинству компаний известны три основные причины воровства сотрудников: у сотрудника имеется большое количество неотложных потребностей, сотрудник чувствует, что компания пренебрегает им, и сотрудник ворует из-за возможности. Хотя вы не можете контролировать первую причину, а с третьей можно справиться при более тщательном учете и контроле, вторая - это вопрос чувств. Короче говоря, сотрудники не станут воровать, если их ценят на работе и любят начальник.
-
Вы можете развивать хорошие отношения с сотрудниками следующими способами:
- Неформально побеседовать с сотрудниками о жизни, надеждах и т. Д.
- Предлагает бонусы и награды за хорошую работу.
- Попробуйте поболтать, пусть даже немного, с каждым из сотрудников.
- Рассмотрите общественные мероприятия вне работы (отпуск, семейные прогулки и т. Д.).
- Сочувствуйте жалобам и разочарованиям сотрудников.
- Подумайте об этом: в опросе 1976 года почти половина респондентов ответили, что они украли из своих офисов, не чувствуя себя виноватыми. Не будьте назойливым начальником, чтобы ваши люди могли воровать без вины, но будьте другом своих сотрудников, чтобы они не воровали.
Шаг 6. После увольнения реорганизуйте охрану в офисе
Хотя это случается редко, уволенные сотрудники могут воровать из своего старого офиса, особенно если у них все еще есть ключи, логины и т. Д. Чтобы этого не случилось, сбросьте систему безопасности в офисе после увольнения определенных сотрудников. Сделайте следующее, в зависимости от вашего типа бизнеса:
- Заменить строительный замок.
- Измените код электронного замка.
- Измените пароль учетной записи электронной почты вашей компании, пароль Wi-Fi и т. Д.
- Получите ключ, код ключа или другие учетные данные уволенного сотрудника.
Шаг 7. Попробуйте другие нестандартные решения
Растущая проблема воровства подтолкнула различные компании к творческим идеям по ее решению. Хотя не все из следующих идей подходят для вашей ситуации, они доказали свою эффективность в предотвращении краж в определенных случаях.
- Используйте чистые пластиковые отходы. Сотрудники могут спрятать украденные предметы в мусорную корзину, а затем закрепить ее при утилизации мусора. С прозрачными пластиковыми отходами сделать это будет сложнее.
- Возьмите за правило выровнять каждую коробку перед утилизацией, чтобы упростить кражу с помощью метода мусорного бака, о котором говорилось ранее.
- Переставьте мебель или перестройте офис, чтобы не было невидимого пространства. Если нет темной комнаты, сотрудникам будет еще сложнее украсть.
- Проведите внезапную проверку или проверку кассового аппарата. Несмотря на то, что сотрудникам это не нравится, этот метод достаточно эффективен, потому что, если они знают, что кассовый аппарат можно проверить в любое время, они с меньшей вероятностью украдут.
- Регулярно дарите подарки. Раздача бесплатно вещей, которые не продаются сотрудникам, - это способ уменьшить количество краж. Например, если сотрудники вашего ресторана часто крадут еду, разрешите им брать любую еду, которая не продается хорошо.
Метод 3 из 3. Помогите остановить кражу в качестве сотрудника
Шаг 1. Если вы заметили что-нибудь подозрительное, обратитесь к своему начальнику
Как сотрудник, вы не можете изменить систему и остановить воровство, но это не значит, что вы не можете помочь. Если вы видите, слышите или знаете что-либо, что может привести к краже, немедленно свяжитесь со своим руководителем. Не молчите, потому что в правилах многих компаний попытки украсть молчание могут затянуть вас.
Во многих компаниях, особенно в компаниях с низким уровнем удовлетворенности сотрудников или в компаниях с большой дистанцией между высшим руководством и сотрудниками, может существовать культура молчания. Сотрудники, которые воруют, ожидают, что об их краже останется незамеченным, и могут запугать сотрудников, которые осмеливаются это сделать. В этом случае не разрушайте свои отношения с другими сотрудниками, сообщая об их поведении своему боссу на работе. Свяжитесь со своим начальником по электронной почте, телефону или анонимно ниже
Шаг 2. Используйте анонимную систему обратной связи
К сожалению, в некоторых компаниях плохо иметь репутацию «дырявого ведра» за сообщение о краже. Если вы попали в такую ситуацию, рекомендуется сообщить о краже анонимно. Сообщая анонимно, руководство может решить проблему кражи, но вор не может обвинить вас в том, что вы разоблачители.
-
Вот что вы можете попытаться сообщить анонимно о краже:
- Суньте анонимную записку под дверь кабинета босса;
- Пишите информацию в системе анонимной обратной связи;
- Напишите электронное письмо начальнику с одноразовым адресом;
- Пообщайтесь с начальником в нерабочее время, чтобы обсудить проблему кражи.
Шаг 3. Тщательно соберите информацию, но не переусердствуйте
Если вы видите возможность зафиксировать кражу с помощью заметок, фотографий или видео, сделайте это, но будьте осторожны при записи. Если вор заметит, что его записывают, он может избегать вас и затруднить вам доказательство того, что это так. В худшем случае вас могут наказать «дырявым ведром», и ваши отношения с другими друзьями на работе испортятся.
Помните, что в большинстве случаев достаточно запомнить место и время происшествия, а также вовлеченных людей. Если начальник вам доверяет и ваше описание совпадает с его записью, у вашего начальника может быть достаточно информации, чтобы действовать, даже без каких-либо дополнительных доказательств
Шаг 4. Избегайте импульсивных обвинений
Сотрудники действительно обязаны сообщать о краже начальнику, однако обвинение других сотрудников без доказательств, безусловно, недопустимо. Кроме того, даже если есть доказательства того, что кража была совершена конкретным сотрудником, этот сотрудник не должен подвергаться унижению перед другими сотрудниками или клиентами.
Обвинения без доказательств не только позорят, но и подрывают моральный дух. Обвинения без доказательств заставляют сотрудников думать, что руководство может обвинить их в любой момент
подсказки
Рассмотрите возможность просмотра академических баз данных, чтобы найти научные исследования и опросы о воровстве на рабочем месте, чтобы найти новые стратегии предотвращения воровства. Например, в Google Scholar есть сотни журнальных статей по этой теме, которые доступны по адресу
Предупреждение
- Не пытайтесь следить за людьми, которых вы подозреваете, вне работы, поскольку вас сочтут преследователем и могут привлечь к ответственности.
- Не пытайтесь судить вора на рабочем месте без разрешения вашего начальника, потому что, если вы потерпите неудачу, вор будет чувствовать, что за ним наблюдают, или вы можете попасть в беду из-за этого. Кроме того, сотрудники, пойманные на краже, могут действовать импульсивно, рассердиться и вызвать конфликт в офисе. Этот конфликт может снизить моральный дух.
