Как следует из названия, ответное письмо - это письмо, составленное для ответа на чей-то вопрос или запрос, которое обычно также доставляется в письменной форме и обычно используется в качестве средства обмена информацией в деловом мире. Чтобы составить идеальное ответное письмо, первое, что нужно сделать, - это просмотреть содержание письма, содержащего полученный вами вопрос или запрос. Затем поищите дополнительную информацию, необходимую для ответа на письмо. Сделав и то, и другое, начните писать ответное письмо с вежливыми, прямыми, ясными предложениями и способными ответить на все вопросы или запросы, перечисленные в исходном письме. Кроме того, убедитесь, что тон вашего предложения также дружественный и информативный, чтобы письмо могло удовлетворить получателя.
Шаг
Метод 1 из 3: просмотр содержания исходного письма
Шаг 1. Определите информацию, запрошенную или поставленную под сомнение отправителем письма
Поскольку в ответных письмах содержится все, что нужно знать отправителю, всегда находите время, чтобы внимательно изучить содержание письма. В частности, поймите, что отправителю письма необходимо знать, какую информацию вы можете ему предоставить.
- Иногда определить значение буквы не так просто, как повернуть ладонь руки, особенно если стиль письма автора письма не ясен. Поэтому всегда находите время, чтобы понять потребности отправителя письма, прежде чем составлять ответное письмо.
- При необходимости запишите некоторые важные моменты, которые вы найдете в письме, чтобы лучше понять намерения отправителя. В частности, кратко опишите, что просил отправитель, и составьте свой ответ на каждый вопрос или запрос.
Шаг 2. Узнайте больше об информации, запрошенной отправителем письма
Если отправитель письма запрашивает информацию о чем-то, скорее всего, вы это уже знаете и можете сразу ответить, или наоборот. Если вы не понимаете запрошенную информацию, потратьте как можно больше времени на ее сбор, прежде чем отвечать на письмо.
Например, отправитель письма может захотеть подтвердить статус своего заявления о приеме на работу в вашей компании. Если прием на работу нового сотрудника не входит в вашу компетенцию, обратитесь к сотруднику отдела кадров, чтобы он помог проверить статус заявки отправителя, прежде чем отправлять ответ
Шаг 3. Перешлите письмо другому человеку, который более способен ответить на заданный вопрос
Особенно в деловом мире клиенты иногда отправляют письмо на адрес компании или контактный номер компании, который они найдут в Интернете. Поэтому, если вы получили письмо, но чувствуете, что не можете ответить на содержащиеся в нем вопросы, отправьте его соответствующему лицу. Сделайте это, чтобы отправитель письма мог получить наиболее точный и полезный ответ.
Если человек долго не отвечает, попробуйте сообщить отправителю, что вы переслали письмо кому-то, у кого больше возможностей ответить на его вопросы. По крайней мере, отправитель письма знает, что отправленное им письмо получено и обработано
Метод 2 из 3: Составление ответов
Шаг 1. Отправьте письмо лицу, запрашивающему информацию или задающему вопросы в исходном письме
Всегда начинайте письмо с вежливого приветствия, например «Уважаемый», за которым следует имя получателя письма, вместо использования слишком общего вступительного предложения, такого как «Получателю этого письма». Предложение не только звучит безлично, но и создает впечатление, что ответное письмо было написано компьютером. Поэтому всегда приветствуйте получателя по имени, чтобы показать, что ваше ответное письмо было написано с большой осторожностью и признательностью.
- Если вы не знаете лично отправителя письма, используйте приветствие господин или госпожа, после которого укажите его фамилию. Однако, если у отправителя письма есть особый заголовок, используйте его вместо Mr или Mrs.
- Если вы действительно не знаете отправителя письма или не знаете пол, просто используйте его имя.
- Как правило, вы можете использовать имя отправителя, указанное в исходном письме. Например, если отправитель письма указывает имя «Dr. Джонсон »в его письме, откройте ответное письмо с приветствия« Уважаемый. Доктор Джонсон ".
Шаг 2. Укажите, что это письмо было написано в ответ на исходное письмо, которое он отправил
В начале письма не забудьте передать читателю цель вашего письма - ответить на письмо. Таким образом, получатель письма будет знать, что письмо было прочитано и обработано, а также о намерениях, стоящих за отправленным вами письмом.
- Простое предложение «Это письмо в ответ на письмо, которое вы отправили 13 июня» идеально подходит для открытия ответного письма.
- Если вы не являетесь получателем первого письма, укажите личность человека, который дал вам письмо. Например, вы можете написать: «Один из наших сотрудников службы поддержки клиентов, Мишель Харрис, переслала письмо, которое вы мне отправили».
Шаг 3. Сразу отвечайте на вопросы отправителя
Написав приветствие, сразу переходите к сердцу письма. В центре письма как можно полнее ответьте на все вопросы и / или жалобы, перечисленные в исходном письме. Убедитесь, что ничего не упущено, чтобы получатель письма чувствовал удовлетворение при его прочтении.
- В своем ответе кратко повторите содержание исходного письма. Например, вы можете сказать: «В ответ на ваш запрос относительно сотрудников нашей компании, которые имеют прямой контакт со СМИ, мы хотели бы сообщить вам, что имя сотрудника - Джанет Уолтерс. Вот его адрес электронной почты и номер телефона ".
- Чтобы ответить на более длинные вопросы, используйте систему нумерации, чтобы ответить на каждый вопрос более конкретно. Помимо того, что этот метод проще для чтения, он сделает читателя более удовлетворенным, потому что он чувствует, что на все вопросы даны подробные ответы.
- Предоставьте как можно более полную информацию в предложениях, которые не должны быть слишком длинными. Как правило, можно сказать, что ответ на один вопрос несколькими короткими предложениями является хорошим ответом.
Шаг 4. Будьте честны с любыми просьбами, которые вы не можете выполнить
Иногда возникают вопросы, на которые вы не можете ответить, или просьбы, которые не можете выполнить. Столкнувшись с такой ситуацией, всегда дайте честный ответ. Другими словами, не используйте запутанные предложения только для подавления негативных взглядов отправителя письма. Поверьте, отправитель письма гораздо больше оценит прямой и четкий ответ. Самое главное, убедитесь, что информация всегда передана вежливо и ей предшествуют извинения, чтобы отправитель письма не чувствовал себя обиженным.
- Всегда используйте твердый, но понимающий тон, когда отказываетесь от просьбы отправителя письма. Например, вы можете сказать: «К сожалению, мы не можем удовлетворить ваш запрос. В настоящее время у нас нет необходимой информации, и мы не можем сказать вам, когда она будет доступна ".
- Если вы чувствуете, что можете предоставить более подробную информацию, попробуйте сказать: «Прежде чем ответить на ваш вопрос, я должен подтвердить несколько вещей. Если позволяет время, укажите дату подачи вашего заявления и имя сотрудника, с которым вы связались. После завершения процесса подтверждения я немедленно свяжусь с вами ».
Шаг 5. Спасибо за отправленное письмо
Независимо от того, можете ли вы удовлетворить просьбу или ответить на вопрос в письме, всегда выражайте свою признательность, поблагодарив его или ее. Создайте впечатление, что вы цените их внимание и хотите поддерживать с ними позитивные отношения.
Некоторые люди предпочитают начинать письмо с благодарности. Размещение речи на самом деле не важно. Самое главное, убедитесь, что вы произносите это в какой-то момент
Шаг 6. В конце письма укажите свое полное имя и титул
Закройте письмо официальным заключительным приветствием, например «С уважением», после которого укажите свое полное имя. Если письмо предназначено для деловых целей, также укажите свою должность под своим полным именем.
В печатном или написанном вручную письме всегда оставляйте место для подписи после того, как укажите свое полное имя. Однако, если письмо отправлено по электронной почте, обычно достаточно указать свое полное имя без подписи
Шаг 7. Перечитайте текст ответного письма еще раз, чтобы убедиться, что на все вопросы даны ответы
Помните, что получатель письма может рассердиться или расстроиться, если он получит ответ, не отвечающий на его вопрос. Кроме того, недовольство рискует отправить ему повторное письмо и в конечном итоге прибавит к вашей работе! Чтобы читатели остались довольны, постарайтесь ответить на все вопросы и запросы как можно более полно. Перед отправкой еще раз прочтите свое письмо, чтобы убедиться, что не пропущены какие-либо просьбы или вопросы.
При необходимости обратитесь за помощью к другу или коллеге, чтобы прочитать письмо. В частности, попросите их поставить себя на место получателя и оценить степень их удовлетворения после прочтения вашего письма
Метод 3 из 3: использование профессионального тона
Шаг 1. Используйте стандартный формат делового письма
Разберитесь в различных типах ответных писем, которые используются в качестве средства делового общения. Затем выберите тот формат, который, по вашему мнению, наиболее подходит для написания профессионального ответного письма.
- В верхнем левом углу письма укажите свое имя, должность, название компании (если применимо) и адрес вашей компании. Ниже укажите дату написания письма, а затем полное имя и адрес получателя письма.
- Если вы хотите ввести ответное письмо, всегда используйте поля 2,5 см с каждой стороны листа. Также убедитесь, что буква написана с 1 пробелом между строками и 2 пробелами между абзацами.
- Если ответное письмо набирается вместо того, чтобы писать вручную, всегда используйте стандартный 12-пт и формат письма. Однако, если письмо написано вручную, убедитесь, что используемый почерк аккуратный и легко читаемый.
Шаг 2. Создайте впечатление, что отправленный запрос или вопрос делает вас счастливыми
Этот метод особенно необходим для деловых людей или поставщиков услуг. Помните, клиент - король. Это означает, что вы должны проявить признательность за то время, которое они вложили в написание письма. Поэтому не забывайте благодарить их за их просьбы или вопросы и всегда используйте теплые и дружеские предложения в ответных письмах.
- Такое простое предложение, как: «Спасибо, что связались с нами. Мы очень ценим ваш отзыв, «он может значительно изменить тон письма в более позитивном направлении! Поэтому постарайтесь сделать привычкой всегда включать такие фразы в свои ответные письма.
- Не создавайте впечатления, что его просьба или вопрос вас раздражает и раздражает. Поверьте, лучше быть излишне дружелюбным, чем заставлять получателя думать, что вы злитесь или обижаетесь на него.
Шаг 3. Нет необходимости писать слишком длинное письмо, чтобы получатель письма мог его быстро прочитать
Цените свободное время! Не отправляйте трехстраничное письмо, если на самом деле на вопрос или запрос можно ответить в одном абзаце. Поэтому дайте адекватные ответы, а затем сразу отправьте письмо. Не добавляйте другую информацию, которую ему на самом деле не нужно знать.
- Этот метод важно реализовать, особенно если ответное письмо предназначено для ответов на вопросы ваших клиентов или деловых партнеров. Конечно, вы же не хотите расстраивать клиента, тратя часы на чтение ответа, который нужно было сократить вдвое, верно?
- С другой стороны, не пишите настолько коротко, что вы не сможете ответить на запрос или вопрос, указанные в исходном письме. Если на вопрос нужно ответить пространным объяснением, не стесняйтесь дать его. Самое главное, убедитесь, что вся представленная информация действительно важна для читателей.
Шаг 4. Напишите как можно яснее, чтобы получатель письма мог понять ваш ответ
Не используйте слишком длинные или сложные предложения! Вместо этого пишите, используя прямую, ясную дикцию, которая не может запутать читателя. Чем короче и плотнее ваш текст, тем лучше результаты.
Представьте, что у получателя письма нет времени, чтобы подробно прочитать содержание вашего письма. Даже если бы он только просмотрел содержание письма, смог бы он понять, что вы имеете в виду? Если нет, исправьте дикцию, которую вы используете, чтобы прояснить свою точку зрения
Шаг 5. Избегайте использования жаргона и технических терминов, которые читателям трудно понять
Этот аспект должен быть соблюден, чтобы максимально повысить уровень читабельности и ясности содержания вашего письма. Поэтому, если получатель письма не является профессионалом, понимающим технические термины, не используйте его. Вместо этого попробуйте заменить жаргон или технические термины другой дикцией, понятной даже непрофессионалам.
Чтобы отредактировать письмо, задайте следующий вопрос: «Может ли тот, кто не понимает моей работы, понять, о чем мое письмо?» Если нет, измените язык письма, чтобы большинство людей могли его понять. Фактически, это мощный способ уменьшить использование технического жаргона в ваших письмах
Шаг 6. Перечитайте текст письма
Чтобы избежать ошибок при написании, которые могут сделать ваше письмо менее профессиональным, не забудьте перечитать письмо и исправить орфографические, грамматические ошибки, ошибки форматирования и потока. Поверьте мне, просто потратить несколько минут на проверку содержания письма может иметь большое значение для того, чтобы письмо выглядело более профессионально.
- Не полагайтесь только на компьютерную программу, которая проверяет вашу почту на наличие ошибок. Как правило, такие программы способны обнаруживать только орфографические и пунктуационные ошибки, но не грамматические. Поэтому перечитайте каждое слово, написанное в вашем письме, чтобы найти ошибки, которые компьютер не может обнаружить.
- Если содержание вашего письма очень важно, например, когда письмо адресовано деловому партнеру, попросите кого-нибудь еще прочитать его. Иногда другие люди могут находить недостатки, о которых вы раньше не подозревали.
