При использовании электронной таблицы Microsoft Excel с большим количеством данных возможно, что вы найдете те же записи. Функция «Условное форматирование» в Microsoft Excel может показать вам, где находятся повторяющиеся записи, а функция «Удалить дубликаты» удалит повторяющиеся записи. Просмотр и удаление дубликатов гарантирует точность ваших данных и представления.
Шаг
Метод 1 из 2: использование условного форматирования
Шаг 1. Откройте файл
Первое, что вам нужно сделать, это выбрать все данные, дубликаты которых вы хотите найти.
Шаг 2. Щелкните ячейку в верхнем левом углу группы данных
Это запускает процесс выбора данных.
Шаг 3. Нажмите и удерживайте клавишу Shift, затем щелкните последнюю ячейку в правом нижнем углу группы данных
Это выберет все указанные вами данные.
Вы можете сделать это в другом порядке (например, сначала щелкните нижний правый угол, а затем выделите следующие данные оттуда)
Шаг 4. Найдите на панели инструментов раздел «Стили»
В этой области есть инструменты для форматирования документов, включая функцию «Условное форматирование».
Шаг 5. Щелкните «Условное форматирование»
Откроется раскрывающееся меню.
Шаг 6. Выберите «Правила выделения ячеек», затем нажмите «Повторяющиеся значения»
При этом убедитесь, что ваши данные по-прежнему выделены. Это откроет окно программы с параметрами настроек в другом раскрывающемся меню.
Шаг 7. В раскрывающемся меню выберите «Повторяющиеся значения»
Если вы хотите отобразить все значения, у которых нет дубликатов, выберите «Уникальный»
Шаг 8. Выберите желаемый цвет выделения
Цвет выделения покажет дубликаты. Исходный цвет - розовый с тёмно-красными буквами.
Шаг 9. Нажмите «ОК», чтобы увидеть результат
Шаг 10. Выберите повторяющееся поле, затем нажмите клавишу «Удалить», чтобы удалить его
Возможно, вы не хотите удалять эти повторяющиеся значения, если каждые данные что-то представляют (например, опрос).
После удаления дубликата пара дубликатов теряет свое внимание
Шаг 11. Снова нажмите «Условное форматирование»
Независимо от того, удалили ли вы дубликаты или нет, перед закрытием документа вам необходимо избавиться от выделения при форматировании.
Шаг 12. Выберите «Очистить правила», затем нажмите «Очистить правила со всего листа», чтобы избавиться от форматирования
Это уберет выделение любых дубликатов, которые вы не удаляли.
Если имеется несколько отформатированных частей электронной таблицы, вы можете выбрать определенные области и щелкнуть «Очистить правила из выбранных ячеек», чтобы удалить выделение
Шаг 13. Сохраните изменения документа
Если вас устраивают изменения, значит вы успешно нашли и удалили дубликаты в Excel!
Метод 2 из 2: использование функции удаления дубликатов в Excel
Шаг 1. Откройте файл
Первое, что вам нужно сделать, это выбрать все данные, дубликаты которых вы хотите найти.
Шаг 2. Щелкните ячейку в верхнем левом углу группы данных
Это запустит процесс выбора данных.
Шаг 3. Нажмите и удерживайте клавишу Shift, затем щелкните последнюю ячейку в правом нижнем углу группы данных
Это выберет все указанные вами данные.
Вы можете сделать это в другом порядке (например, сначала щелкните нижний правый угол, а затем выделите следующие данные оттуда)
Шаг 4. Щелкните вкладку «Данные» вверху экрана
Шаг 5. Найдите на панели инструментов раздел «Инструменты для работы с данными»
В этом разделе есть инструменты для изменения выбранных данных, в том числе функция «Удалить дубликаты».
Шаг 6. Нажмите «Удалить дубликаты»
Откроется окно настроек программы.
Шаг 7. Нажмите «Выбрать все», чтобы убедиться, что выбраны все столбцы
Шаг 8. Отметьте столбец, который вы хотите проверить с помощью этого инструмента
В первоначальной настройке выбраны все столбцы.
Шаг 9. Щелкните опцию «Мои данные имеют заголовки», если вы используете заголовки
Это сообщит программе, что первая запись в каждом столбце является заголовком, поэтому эти записи будут пропущены из процесса удаления.
Шаг 10. Нажмите «ОК», когда будете удовлетворены своим выбором
Это автоматически удалит все указанные вами дубликаты.
Если программа сообщает вам, что дубликаты не найдены, особенно если вы знаете, что они есть, проверьте поля в окне программы «Удалить дубликаты». Последовательная проверка столбцов устранит все ошибки в этом разделе
Шаг 11. Сохраните изменения документа
Если вас устраивают изменения, значит вы успешно удалили дубликаты в Excel!
подсказки
- Вы также можете найти дубликаты, установив дополнительные сторонние инструменты. Некоторые из этих инструментов улучшают функцию «Условное форматирование» Excel, так что вы можете использовать разные цвета для идентификации дубликатов.
- Удаление дубликатов подходит для проверки списков гостей, адресов или других подобных документов.
