Написание дружеских писем с напоминаниями может быть непростой задачей. Вы не хотите казаться назойливым или нетерпеливым, но ваше сообщение должно быть донесено до вас. Используйте дружелюбный тон в электронных письмах с нежными приветствиями и выражениями. Укажите причину, по которой вы отправляете электронное письмо с напоминанием, чтобы получатели знали, чего вы хотите. Убедитесь, что в письме нет ошибок, чтобы вы выглядели не только дружелюбно, но и профессионально.
Шаг
Часть 1 из 3: Использование дружеского тона
Шаг 1. Поприветствуйте получателя
В деловой ситуации вы можете «следует» использовать официальное приветствие, например «Уважаемый». Однако персонализированная электронная почта используется все чаще и чаще. Вот некоторые электронные приветствия, которые могут помочь создать дружеский тон:
- Привет!
- Привет, друг
- Давно не виделись
- Привет!
Шаг 2. Сосредоточьтесь на ваших отношениях с получателем
Если вы сосредоточитесь только на напоминании, ваше сообщение будет казаться холодным. Сделайте ссылку на личные отношения с получателем, включив фразы, отражающие дружбу и общий опыт. Это включает:
- Как школа?
- Привет друг как ты?
- Прошлые выходные были очень веселыми.
- Когда мы в последний раз разговаривали месяц назад?
- Наша последняя поездка была действительно веселой! Мы должны сделать это снова.
Шаг 3. Уточните свое выражение лица
Это особенно важно для раздела напоминаний в электронном письме. Если вы долгое время не общались с получателем, лучше всего извиниться или найти повод только позвонить ему, чтобы напомнить ему. Вот некоторые примеры тонких выражений:
- Я знаю, что мы давно не разговаривали, но я хотел напомнить вам о …
- Появление новорожденного сильно меня заняло, я просто не забыла напомнить вам …
- Я знаю, что вы заняты, поэтому не хочу вас беспокоить, но я хотел отправить напоминание …
Шаг 4. Будьте вежливы
Если напоминание важно, вы можете показаться назойливым. Помните, что получатель занят своей жизнью. Всегда говорите «пожалуйста» и «спасибо» соответствующими выражениями. Вы можете включить вежливые фразы, например:
- Извините, что беспокою вас, но я хотел убедиться …
- Пожалуйста, ответьте на это письмо как можно скорее …
- Спасибо, что нашли время, чтобы прочитать это письмо с напоминанием и ответить на него. Я очень ценю это.
- Я жду вашего ответа.
Часть 2 из 3: Требования к листингу
Шаг 1. Используйте заголовки столбцов
Вам не нужно писать умный столбец заголовка. Четкие и однозначные заголовки столбцов будут более полезными. Таким образом, получатель может сразу узнать цель электронного письма. Вот некоторые распространенные варианты дружественных электронных писем с напоминаниями:
- Проверять
- Напоминание о…
- Предстоящие поездки / мероприятия.
- Подсчет участников путешествия / мероприятия.
Шаг 2. Не забудьте добавить напоминание
Когда вы так стараетесь быть вежливым и дружелюбным, вы можете забыть что-то важное, например, напоминание. Напишите напоминание о посылке в начале письма после приветствия и предложения о личных отношениях. Например:
- "Привет, друг, Мы давно не разговаривали, Бен. Как поживают жена и дети? Моя жена и ребенок не давали мне покоя, но я хотел спросить вас о …"
-
Привет!
Бабушка, я давно хотел отправить это сообщение. Прошу прощения за то, что был слишком занят. Я хочу напомнить бабушке о нашем обеде… »
Шаг 3. Используйте лаконичный язык
Верно, что вежливый язык требует более длинных предложений. Например, фраза «Работай усерднее» была бы более вежливой, если бы вы написали «Было бы лучше, если бы вы работали усерднее». Вежливые, длинные предложения могут сделать неясной цель вашего электронного письма.
Используйте более простую структуру для своих писем. Может быть что-то вроде этого: Приветствие (открытие) → Личные отношения → Напоминание → Заключительное приветствие (закрытие)
Шаг 4. Отредактируйте ненужную информацию
Для каждого предложения и части предложения спросите себя: «Это необходимо?». В некоторых случаях «необходимо» может иметь широкое значение, например «Это необходимо, чтобы моя электронная почта не казалась холодной». Удалите ненужные части из электронного письма.
В общем, наречия (такие как «очень», «очень», «действительно», «однажды» и «конечно») можно удалить, чтобы сделать ваше электронное письмо более лаконичным
Шаг 5. Завершите электронное письмо заключительным приветствием
«Благословения» означает «до свидания». Заключительное приветствие включает такие выражения, как «Приветствую», «С уважением», «С уважением» и «Приветствую». Ваша подпись должна быть написана после заключительного приветствия. Такое общее заключительное приветствие может показаться формальным. Вы можете попробовать что-то вроде:
- ваш друг
- ваш друг
- передать привет за успех
- Хорошего дня
- твоя очередь
- С нетерпением жду Вашего ответа
Часть 3 из 3. Убедитесь, что в электронном письме нет ошибок
Шаг 1. Дважды проверьте свою электронную почту
Даже беглый просмотр электронного письма один или два раза уменьшит количество базовых ошибок, которые могут появиться при их написании. После того, как вы составите электронное письмо, дважды проверьте орфографию и грамматику в своем письме.
- Многие поставщики услуг электронной почты имеют функции проверки орфографии и грамматики. Качество функции зависит от провайдера электронной почты. В некоторых случаях эта функция может быть неточной.
- Не забудьте проверить поля заголовка, приветствия и закрытия (закрытия). Вы, вероятно, забудете об этом и сосредоточитесь на содержании письма.
Шаг 2. Прочтите письмо вслух
Если вы пишете важное электронное письмо или хотите показаться вежливым и дружелюбным по отношению к кому-то, прочитайте его от начала до конца вслух. Это похоже на разговор? Если да, то ваше письмо готово к отправке.
Перепишите предложения или отрывки, которые звучат неловко. Оценивая это, руководствуйтесь здравым смыслом. У каждого человека будет свое мнение в зависимости от того, как вы говорите
Шаг 3. Попросите кого-нибудь прочитать вашу электронную почту
Для важных сообщений, например, в деловых целях, вы можете попросить кого-нибудь проверить электронное письмо с напоминанием перед его отправкой. Если ваше электронное письмо краткое, обычно это занимает мало времени, и в нем легко обнаружить даже самые незначительные ошибки.
- Проверьте службы обмена сообщениями в Интернете. Отправляйте электронные письма друзьям в Интернете и задавайте такие вопросы, как: «Привет, ты можешь прочитать короткое письмо, которое мне нужно отправить? Это не займет много времени ".
- Не забывайте всегда благодарить всех, кто читает вашу электронную почту. В конце концов, они вам помогают.
