Помощник «Нет на рабочем месте» или «На открытом воздухе» в Microsoft Outlook позволяет настроить автоматические ответы, которые будут отправляться людям, которые связываются с вами, когда вы неактивны или находитесь вне офиса. Функция «Нет на работе» доступна только пользователям учетной записи Microsoft Exchange. Однако даже домашние пользователи без учетной записи Exchange могут создавать шаблоны «вне офиса» и правила для программы, чтобы Outlook мог автоматически отправлять ответы.
Шаг
Метод 1 из 4: Outlook 2013 и 2010
Шаг 1. Щелкните меню «Файл», затем выберите «Информация» в меню левой боковой панели
Шаг 2. Выберите «Автоматические ответы (нет на рабочем месте)»
После этого откроется диалоговое окно «Автоматические ответы».
Если этот параметр недоступен, возможно, вы используете учетную запись, отличную от Exchange. Выполните шаги, описанные в четвертом методе этой статьи, чтобы настроить автоматические ответы для учетных записей, не относящихся к Exchange
Шаг 3. Установите флажок «Отправлять автоматические ответы»
Шаг 4. Отметьте опцию «Отправлять только в течение этого временного диапазона», затем выберите желаемое время начала («Время начала») и время окончания («Время окончания»)
Например, если вы планируете двухнедельный отпуск, выберите продолжительность отпуска.
Шаг 5. Щелкните вкладку «Внутри моей организации», затем введите автоматическое сообщение, которое будет отправлено коллегам (в том же офисе или компании), которые захотят связаться с вами
Шаг 6. Щелкните вкладку «За пределами моей организации», затем напишите автоматическое сообщение, которое будет отправлено людям за пределами вашей организации или офиса, которые захотят с вами связаться
Например, напишите сообщение о том, что вы заняты, и попросите отправителя сообщения задавать вопросы и обсуждать проблемы с другими контактами в офисе.
Шаг 7. Нажмите «ОК»
Люди, которые отправят вам электронное письмо, когда вы не в офисе, получат автоматическое сообщение, которое вы создаете.
Метод 2 из 4: Outlook 2007
Шаг 1. Щелкните меню «Инструменты», затем выберите «Помощник при отсутствии на работе»
Откроется диалоговое окно «Помощник при отсутствии на работе».
Если этот параметр недоступен, возможно, вы используете учетную запись, отличную от Exchange. Выполните шаги, описанные в четвертом методе этой статьи, чтобы настроить автоматические ответы для учетных записей, не относящихся к Exchange
Шаг 2. Установите флажок «Отправлять автоответы об отсутствии на работе»
Шаг 3. Установите флажок «Отправлять только в течение этого временного диапазона», затем выберите желаемое время начала («Время начала») и время окончания («Время окончания»)
Например, если вы планируете отсутствовать на работе в течение дня, выберите подходящую дату (например, дату вашего отпуска или дату вашего неявки).
Шаг 4. Щелкните вкладку «Внутри моей организации», затем введите автоматический ответ, который вы хотите отправить коллегам (в том же офисе или компании), которые хотят с вами связаться
Например, объясните, что вы не в офисе один день, и менеджер будет отвечать за вашу работу, пока вас нет.
Шаг 5. Щелкните вкладку «За пределами моей организации», затем введите автоматическое сообщение, которое вы хотите отправить людям за пределами вашей организации или офиса, которые хотят с вами связаться
Шаг 6. Нажмите «ОК»
Люди, которые отправят вам электронное письмо, когда вы не в офисе, получат автоматическое сообщение, которое вы создаете.
Метод 3 из 4: Outlook 2003
Шаг 1. Щелкните меню «Инструменты», затем выберите «Помощник при отсутствии на работе»
Откроется диалоговое окно «Помощник при отсутствии на работе».
Если этот параметр недоступен, возможно, вы используете учетную запись, отличную от Exchange. Выполните шаги, описанные в четвертом методе этой статьи, чтобы настроить автоматические ответы для учетных записей, не относящихся к Exchange
Шаг 2. Отметьте опцию «Меня сейчас нет в офисе»
Шаг 3. Напишите сообщение, которое вы хотите автоматически отправлять людям, которые связываются с вами, в поле «Автоответчик только один раз каждому отправителю со следующим текстом» на экране
Люди, которые отправят вам электронное письмо, получат автоматические ответы, пока вы не вернетесь к работе.
Шаг 4. Нажмите «ОК»
Все стороны, которые связываются с вами по электронной почте, получат автоматическое сообщение «Нет на рабочем месте» на неопределенный период времени или до тех пор, пока вы не повторите первый шаг этого метода и не выберете «Я сейчас в офисе».
Метод 4 из 4: учетная запись без биржи
Шаг 1. Запустите Microsoft Outlook на персональном компьютере
Шаг 2. Щелкните меню «Домой» и выберите «Новый адрес электронной почты»
Шаг 3. Введите ответ, который вы хотите автоматически отправлять людям, которые свяжутся с вами, в теле сообщения
Позже это сообщение будет использоваться как шаблон «Нет на работе».
Шаг 4. Щелкните меню «Файл» и выберите «Сохранить как»
После этого откроется диалоговое окно «Сохранить как».
Шаг 5. Выберите «Шаблон Outlook» из раскрывающегося меню «Тип файла»
Шаг 6. Введите имя шаблона сообщения и нажмите «Сохранить»
Этот шаблон теперь можно использовать всякий раз, когда с вами нельзя связаться по электронной почте в вашей личной учетной записи Outlook.
Шаг 7. Щелкните «Главная», выберите «Правила» и выберите «Управление правилами и предупреждениями»
Чтобы шаблон автоматически отправлялся отправителям сообщений, когда вы находитесь вне контакта, вам необходимо создать правило, которое предписывает Outlook автоматически отвечать на письма, полученные с использованием шаблона.
Шаг 8. Выберите «Новое правило», затем выберите «Применить правила к сообщениям, которые я получаю» в разделе «Начать с пустого правила»
Шаг 9. Нажмите «Далее», затем снова выберите «Далее», чтобы создать правило
Шаг 10. Отметьте опцию «ответить с использованием определенного шаблона» в разделе «Что вы хотите сделать с сообщением? ”.
Шаг 11. Отметьте опцию «конкретный шаблон» в разделе «Редактировать описание правила (щелкните подчеркнутое значение)»
Шаг 12. Выберите «Пользовательские шаблоны в файловой системе» в раскрывающемся меню «Искать»
Шаг 13. Выберите готовый шаблон для использования в качестве автоматического ответа «нет на рабочем месте», затем выберите «Открыть»
Шаг 14. Нажмите «Далее», затем при необходимости добавьте исключения
Например, вы можете пересылать электронную почту от одного конкретного отправителя на другую учетную запись электронной почты.
Шаг 15. Нажмите «Далее», затем введите имя созданного правила автоответчика
Шаг 16. Нажмите «Готово»
Любой, кто отправит вам электронное письмо, получит автоматическое сообщение из созданного вами шаблона.
