Из этой статьи вы узнаете, как создать базу данных, используя данные из электронных таблиц Microsoft Excel, импортируя их непосредственно в Access, программу управления базами данных Microsoft. Вы также можете экспортировать данные Excel в формат, который могут открывать программы баз данных. Microsoft Access - это программа из набора программ Microsoft Office, доступная только для компьютеров Windows.
Шаг
Метод 1 из 2: Использование Microsoft Access
Шаг 1. Откройте Microsoft Access
Эта программа отмечена красным значком с буквой « А После этого откроется страница шаблона Access.
Access предназначен для работы с Excel и входит в состав Excel в тарифных планах Microsoft Office Professional и доступен только для компьютеров с Windows
Шаг 2. Щелкните Пустая база данных
Он находится в верхнем левом углу окна программы.
Если вы хотите использовать другой шаблон для своей базы данных Access, выберите нужный шаблон
Шаг 3. При появлении запроса нажмите «Создать»
Он находится в правом нижнем углу всплывающего окна. После этого откроется база данных Access.
Шаг 4. Щелкните вкладку Внешние данные
Эта вкладка находится в строке меню в верхней части окна Access.
Шаг 5. Щелкните Новый источник данных
Он находится в крайнем левом углу панели инструментов " Внешние данные " После этого появится выпадающее меню.
Шаг 6. Выберите Файлы
Эта опция находится в раскрывающемся меню. После этого появится всплывающее меню.
Шаг 7. Щелкните Excel
Это во всплывающем меню. После этого откроется окно импорта.
Шаг 8. Щелкните Обзор
Он находится в правом верхнем углу окна.
Шаг 9. Выберите электронную таблицу Excel
Перейдите в папку хранения электронных таблиц Excel и щелкните электронную таблицу, которую хотите открыть.
Шаг 10. Щелкните Открыть
Он находится в правом нижнем углу окна.
Шаг 11. Определите способ передачи данных
Щелкните переключатель слева от одного из следующих вариантов:
- “ Импортировать исходные данные в новую таблицу в текущей базе данных ”- выберите этот вариант, если вы создаете новую базу данных без таблиц или если вы хотите добавить новую таблицу в существующую базу данных. Создав новую таблицу, вы можете редактировать информацию через Access.
- “ Добавить копию записей в таблицу ”- выберите этот вариант, если вы используете существующую базу данных и хотите добавить данные в одну из таблиц в базе данных. Добавив существующую таблицу, вы можете редактировать информацию через Access.
- “ Свяжите с источником данных, создав связанную таблицу ”- Выберите этот вариант, чтобы создать ссылку в базе данных, которая откроет базу данных в Excel. С помощью этого параметра вы не можете редактировать информацию через Access.
Шаг 12. Щелкните ОК
Он находится внизу окна.
Шаг 13. Выберите рабочий лист
Вверху окна щелкните имя листа, который вы хотите импортировать из выбранного документа Excel.
- По умолчанию Excel создает рабочий лист с тремя листами с метками «Лист 1», «Лист 2» и «Лист 3». Вы можете отправить только один рабочий лист для одного процесса. Если вы храните информацию на всех трех листах, вам нужно будет завершить процесс передачи первого листа, затем вернуться на вкладку «Внешние данные» и повторить все шаги для других листов.
- Вы можете удалять, добавлять и редактировать имена листов в Excel, и любые внесенные вами изменения отображаются в базе данных Access.
Шаг 14. Щелкните Далее
Он находится в правом нижнем углу окна.
Шаг 15. Включите заголовки столбцов
Установите флажок «Первая строка содержит заголовки столбцов», если на листе Excel есть заголовки столбцов в верхней строке (например, строка « А ”).
Снимите флажок, если хотите, чтобы Access создавал заголовки столбцов
Шаг 16. Щелкните Далее
Шаг 17. При необходимости отредактируйте столбцы и ячейки электронной таблицы
Если вы хотите импортировать все ячейки из электронной таблицы без изменений, пропустите этот шаг:
- Чтобы изменить ячейки, щелкните заголовки столбцов, которые вы хотите изменить, затем измените имя ячейки, тип данных и / или то, является ли ячейка индексированной или нет.
- Если вы не хотите импортировать ячейки, установите флажок «Не импортировать поле (пропустить)».
Шаг 18. Щелкните кнопку Далее
Шаг 19. Установите первичный ключ для базы данных
Для достижения наилучших результатов оставьте настройки по умолчанию без изменений (чтобы Access назначил свои собственные ключи).
Вы можете установить ключ самостоятельно, установив флажок «Выбрать мой собственный первичный ключ» и введя ключ в поле рядом с опцией. Хотя это не рекомендуется, вы также можете выбрать «Без первичного ключа»
Шаг 20. Щелкните Далее
Шаг 21. Добавьте имя
Введите имя электронной таблицы в поле «Импортировать в таблицу».
Пропустите этот шаг, если вы хотите отобразить базу данных с именем по умолчанию
Шаг 22. Нажмите Готово
Он находится в правом нижнем углу окна.
Шаг 23. Щелкните Закрыть
Он находится в правом нижнем углу окна. После этого окно импорта закроется и база данных будет создана.
Вы можете сначала установить флажок «Сохранить шаги импорта», чтобы убедиться, что программа запомнила настройки, установленные для этой базы данных
Метод 2 из 2: Использование сторонней программы базы данных
Шаг 1. Откройте документ Excel
Дважды щелкните документ Excel, который хотите преобразовать в базу данных.
Если вы еще не создали документ, откройте Excel, нажмите " Пустая книга ”И создайте документ, прежде чем переходить к следующему шагу.
Шаг 2. Щелкните Файл
Он находится в строке меню вверху окна Excel (Windows) или вверху экрана (Mac).
Шаг 3. Щелкните Сохранить как
Эта опция находится в меню Файл ”.
Шаг 4. Дважды щелкните «Этот компьютер»
Он посередине страницы.
Пропустите этот шаг для пользователей Mac
Шаг 5. Выберите формат файла
Щелкните раскрывающееся поле «Тип файла» (Windows) или «Формат файла» (Mac), затем выберите один из следующих вариантов:
- Если вы используете приложение для работы с базой данных на компьютере, нажмите «Форматировать». . CSV ”(Значения, разделенные запятыми).
-
Если вы используете веб-приложение для работы с базами данных, нажмите «Форматировать». . XML ”.
Если в документе Excel нет данных XML, вы не можете выбрать формат XML
Шаг 6. Щелкните Сохранить
Он находится внизу окна. После этого документ будет сохранен с установленными вами настройками.
Шаг 7. Создайте новую базу данных в используемой программе базы данных
Процесс будет отличаться в зависимости от используемой программы. Однако обычно вам нужно открыть программу, нажав кнопку « Новый " (или " Файл ” > “ Новый ”) И следуйте подсказкам, отображаемым на экране.
Шаг 8. Найдите кнопку «Импорт…»
Эта кнопка обычно отображается после нажатия на меню « Файл ”, Но используемая программа базы данных может иметь свои отличия.
Шаг 9. Выберите файл Excel
Найдите и дважды щелкните файл, который вы экспортировали из Excel.
Шаг 10. Следуйте инструкциям приложения базы данных, чтобы импортировать данные
Шаг 11. Сохраните базу данных
Обычно вы можете открыть меню «Сохранить», нажав Ctrl + S (Windows) или Command + S (Mac).
