Если ваша работа требует, чтобы вы связались с клиентами по телефону, вы, вероятно, будете часто оставлять голосовые сообщения. Однако что именно нужно сказать после того, как в телефоне раздастся звуковой сигнал? Доставка всей необходимой информации через голосовую почту может быть сложной задачей, поэтому многие детали в конечном итоге упускаются из виду. Замените импровизированную доставку голосовых сообщений правильной системой. С помощью нескольких легко запоминающихся моментов вы можете гарантировать, что вся важная информация будет передана получателю, так что шансы на обратный звонок увеличатся.
Шаг
Метод 1 из 3: Представьтесь
Шаг 1. Используйте соответствующий тон голоса
Как только сообщение начнет записываться, говорите четким и легко слышимым голосом. Не бормочите и не говорите слишком быстро. Постарайтесь, чтобы ваш голос звучал привлекательно и энергично, чтобы привлечь внимание слушателя. Даже если он не видит вас, ваш тон будет четким. Итак, убедитесь, что вы используете правильный тон голоса.
- Произносите каждое слово вслух. Плохой сигнал может омрачить ваш голос и даже привести к выходу слов. Голос обычного разговора при звонке слышен нечетко.
- Качество вашего голоса должно отражать цель звонка. Например, вы можете оставить громкое голосовое сообщение, чтобы поздравить племянницу с окончанием школы. Однако, если вы хотите выразить свои соболезнования, оставьте серьезное и уважительное голосовое сообщение.
Шаг 2. Назовите свое имя
Назовите свое имя в начале сообщения. Таким образом, собеседник узнает, кто вы. Простые слова, такие как «Это (ваш ник)», могут использоваться в самых разных ситуациях. Вы также можете использовать более вежливые предложения, например «Меня зовут (полное имя)», если звонящий никогда вас не встречал. Друзья и семья могут узнать вас без дальнейшей идентификации. Если звонок связан с работой, получателю звонка нужно имя, чтобы знать цель звонка, чтобы он мог общаться более лично.
- Вышеуказанные шаги кажутся банальными, но нервные абоненты часто забывают о них, оставляя голосовые сообщения.
- Если у вас есть профессиональный титул или самоописание, которое может помочь звонящему идентифицировать вас, укажите его после своего имени. Например: «Меня зовут доктор. Ариф, радиолог из больницы общего профиля Тангеранг », или« Это Тася, я мать Селви, которая учится в одном классе с вашим ребенком ».
Шаг 3. Назовите свой номер телефона
Назовите свой номер телефона после упоминания имени. Большинство получателей по телефону ждут окончания голосового сообщения, чтобы получить контактную информацию, но если получатель не удалит его немедленно, ему придется начать сообщение заново. Не забывайте говорить медленно и четко, называя номер телефона, чтобы получатель мог его хорошо слышать.
- Простой способ произнести номер телефона в начале сообщения - это сказать что-то вроде «Это (ваше имя), мой номер (ваш номер телефона)» или «Это (ваше имя) из номера (ваш номер телефона).). »
- Хотя функция идентификации вызывающего абонента позволяет получателю видеть ваш номер, все же рекомендуется указать номер телефона, если ваш номер не сохранен или вы хотите, чтобы получатель позвонил вам на другой номер.
Шаг 4. Выполните подключение
Когда вы слышите деловые голосовые сообщения от неизвестных отправителей, люди начнут подозревать или терять интерес, если они не знают, кто вы и какова цель звонка. Успокойте их, упомянув имя знакомого друга или человека, который дал номер. Опять же, этот метод может сделать звонок более личным. О голосовых сообщениях никто не будет подозревать, и вы, скорее всего, получите ожидаемый ответ.
- Попробуйте сделать краткое введение, чтобы дать слушателям знать, например: «Я получил этот номер от Анди, который сказал, что вы собираетесь продать свою лодку».
- Даже если вы звоните не по делам, установление личной связи может заставить получателя почувствовать себя более комфортно. «Это Боб, ваш сосед по дому» звучит дружелюбнее, чем «Это Бобби Рахмадика Сетиаван».
Метод 2 из 3: объяснение ваших потребностей
Шаг 1. Заранее подумайте, что сказать
Прежде чем оставить голосовое сообщение, вам нужно знать, что вы пытаетесь передать. Это не проблема, если у вас есть конкретная цель, но звуковые сигналы, сигнализирующие о записи голосовой почты, могут заставить кого-нибудь понервничать. Разбейте информацию, которую вы хотите передать, на несколько пунктов, затем объясните все, прежде чем положить трубку.
- Прежде чем записывать сообщение, вы можете написать примерный сценарий, особенно для очень важных голосовых сообщений.
- Если вы внезапно заикаетесь, постарайтесь кратко упомянуть свое имя, контактную информацию и причину звонка.
- Представьте, что вы отправляете голосовое сообщение, чтобы оставить романтическое сообщение о свидании накануне вечером. Представление голосового сообщения, которое вы собираетесь доставить, перед записью сообщения может дать вам ощущение прохлады, спокойствия и комфорта вместо того, чтобы нервничать и стесняться.
Шаг 2. Будьте краткими
Ограничьте голосовую почту 20-30 секундами. В редких случаях вам понадобится голосовое сообщение дольше указанной продолжительности. Вы не хотите, чтобы получатели устали слушать слишком длинные и многословные сообщения. Сосредоточьтесь и дайте сообщение прямо к делу. Короткие сообщения могут вызвать любопытство, так что получатель будет заинтересован перезвонить.
- С другой стороны, если ваша голосовая почта слишком короткая, получатель может подумать, что это неважно, и затем удалить его, не будучи предварительно прослушанным. Это может произойти, если вы звоните с неизвестного номера.
- Цель отправки голосовой почты - заставить кого-то перезвонить, а не поделиться всей информацией, которую вы хотели бы сообщить при прямом звонке.
Шаг 3. Запустите голосовую почту с самой важной информацией
Не теряйте время и не думайте о причинах звонка. Если вы просто хотите спросить, как у вас дела, просто скажите об этом. Если вы хотите предложить конкретный товар или подтвердить встречу, скажите об этом. Слушатели быстро потеряют интерес и удалят сообщение, если вы не укажете цель звонка в начале сообщения.
- У вас очень мало времени, чтобы донести мысль до вас. Если вы говорите слишком много, слушатели могут отключить сообщение до того, как оно получит важную информацию.
- Лучше сразу сообщить плохие новости, такие как «Папа в больнице», а затем использовать оставшееся время для выражения сочувствия и объяснений, чем ходить кругами, пока слушатель не забеспокоится.
Шаг 4. Оставляйте сообщения лично и органично
Не поддавайтесь желанию говорить так же жестко, как при разговоре по телефону. Будьте дружелюбны, будьте самим собой и говорите естественно. Люди могут заметить продавца, пытающегося заставить их что-то купить, и они с большей вероятностью будут слушать вашу голосовую почту, если почувствуют, что к ним обращаются вежливо.
Если говорить так, как будто вы читаете сценарий, создается впечатление, что слушатель - лишь один из многих людей, которым вы звоните, чтобы предложить то же самое
Метод 3 из 3: закрытие голосовой почты
Шаг 1. Добавьте конкретный вопрос или просьбу
В конце сообщения объясните, почему вы хотите, чтобы получатель перезвонил. Задайте конкретный вопрос или сделайте запрос, который будет мотивировать его взять трубку. Если получатель после голосового сообщения не понимает или неуверен в выборе пункта назначения, значит, сообщение было неудачным.
- Попробуйте использовать такие фразы, как «Дайте мне знать, нравится ли вам представленный рецепт» или «Мне было бы интересно услышать ваши идеи по этому предложению».
- Люди будут более мотивированы перезвонить, если вы сделаете конкретный запрос, а не просто скажете: «Перезвоните, хорошо».
Шаг 2. Повторно укажите свое имя и контактную информацию
Завершите сообщение, повторив свое имя и номер телефона. Повторите свой номер телефона дважды, чтобы получатель не ослышался и мог делать заметки. Не забудьте указать все полезные сведения, когда получатель перезвонит, например, когда у вас есть время и когда лучше всего позвонить.
- Называть телефонный номер более двух раз в конце сообщения - это слишком много и может оскорбить получателя сообщения.
- Вам не нужно практиковаться в этом шаге, если сообщение случайно передано друзьям или семье.
Шаг 3. Не заканчивайте сообщение дословно
Когда пришло время положить трубку, не продолжайте болтать и не продлевать сообщения без надобности. Если получатель - не тот, кто вам небезразличен, не нужно оставлять ласковые слова. Чем длиннее ваше сообщение, тем меньше внимания оно получит от получателя. Так что не теряйте фокус в конце. Поблагодарите его за предоставленное время и позвольте ему продолжить общение.
- Заключительные слова вроде «Я с нетерпением жду вашего ответа» намного теплее и эффективнее, чем глупые коммерческие слова, такие как «Хорошего дня».
- Не делайте поспешных выводов и не резюмируйте свое сообщение в конце. Если получателю нужно отрепетировать определенные детали, он или она может воспроизвести ваше сообщение позже.
подсказки
- Помните, когда вам пришло голосовое сообщение, которое заставило вас подумать: «Чего этот человек хочет?» Оставьте голосовое сообщение, которое хотите услышать.
- Укажите адрес электронной почты или контактную информацию в дополнение к номеру телефона, если это все еще актуально для вашего взаимодействия с получателем сообщения.
- Не забудьте указать дату, если вы оставите сообщение с информацией о времени.
- Улыбка! Ваша улыбка передается, даже если ее не видно.
- Если вы звоните, чтобы обсудить деликатную тему, ограничьте информацию, передаваемую в голосовой почте, чтобы никто другой не мог ее услышать.
- В чрезвычайной ситуации или стихийном бедствии используйте голосовую почту, чтобы сообщить, что с вами все в порядке.
Предупреждение
- Если вы пытаетесь убедить кого-то перезвонить, не рассказывайте ему о своих прошлых неудачных звонках. Это будет раздражать слушателя, и ему будет неудобно вести с вами дела.
- В профессиональном плане вы всегда должны оставлять голосовую почту, если человек по телефону не отвечает. Большое количество пропущенных вызовов без голосовой почты указывает на то, что ваш бизнес не важен.
